Wissensinterview Leitfaden für den Wissenstransfer

Das Problem

Frau Müller arbeitet in der Personalabteilung einer Möbelschreinerei in Langenthal. Der langjährige Werkstattleiter geht in einem Jahr in Pension. Er weiss, welche Hölzer bei welcher Feuchtigkeit arbeiten, welche Kunden besondere Wünsche haben und wie man Maschinen einstellt, damit sie nicht klemmen. Nichts davon steht irgendwo geschrieben.

Wenn er geht, geht das Wissen mit. Der Nachfolger muss vieles neu lernen, und Fehler, die früher nie vorkamen, treten wieder auf. Dasselbe gilt in Büros, Praxen und Verwaltungen: Erfahrungswissen steckt in Köpfen, nicht in Dokumenten.

Ein Wissensinterview ist eine einfache und wirksame Methode, dieses Wissen zu sichern: ein strukturiertes Gespräch, das festgehalten und später aufbereitet wird. KI kann beim Vorbereiten der Fragen und beim Ordnen der Notizen helfen. Das Gespräch selbst führen Menschen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Wählen Sie das Thema. Nicht «alles, was Sie wissen», sondern ein überschaubarer Bereich: zum Beispiel «Maschineneinstellung in der Werkstatt» oder «Umgang mit Stammkunden».

1. Sprechen Sie mit der Person vorab. Erklären Sie Zweck und Ablauf. Das Interview ist Wertschätzung, nicht Kontrolle. Klären Sie, ob Aufnahme oder Notizen gewünscht sind, und holen Sie die Einwilligung ein. Siehe auch Meeting-Aufnahmen und Datenschutz.

1. Bereiten Sie den Leitfaden vor. Lassen Sie sich von KI eine Fragenliste entwerfen und passen Sie sie an. Gute Fragen sind offen: «Erzählen Sie mir von einem Fall, in dem etwas schiefging.»

1. Planen Sie Zeit und Ort. Eine bis eineinhalb Stunden ohne Störung. Besser mehrere kurze Gespräche als ein sehr langes.

1. Führen Sie das Gespräch. Hören Sie zu, fragen Sie nach Beispielen, lassen Sie Pausen. Fragen Sie nach Ausnahmen, Warnzeichen und «Was würden Sie einem Neuen sagen?». Halten Sie wörtlich fest, was wichtig ist.

1. Ordnen Sie die Notizen mit KI. Lassen Sie die Notizen in Abschnitte, Checklisten und offene Fragen gliedern. Verwenden Sie dabei nur nicht vertrauliche Inhalte oder eine freigegebene Lösung.

1. Lassen Sie die befragte Person prüfen. Sie liest den Text, korrigiert Fehler und ergänzt. Erst dann gilt er als gesichert.

1. Veröffentlichen Sie das Ergebnis. Legen Sie es in der Wissensdatenbank ab, kategorisiert und mit Namen der Person und Datum, siehe Wissensdatenbank aufbauen.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt erstellen Sie einen Leitfaden für ein Wissensinterview.

Ich bereite ein Wissensinterview in einem Schweizer Betrieb ([Branche]) vor. Die befragte Person ist [Funktion, z. B. langjähriger Werkstattleiter], das Thema ist [Thema]. Das Interview dauert [Minuten].
Erstelle einen Leitfaden mit:
1. Einer kurzen Einleitung, die ich der Person vorlesen kann (Zweck, Ablauf, Vertraulichkeit, Einwilligung)
2. 15 offenen Fragen in sinnvoller Reihenfolge (Einstieg, Alltag, Ausnahmen, Fehler und Beinahe-Fehler, Warnzeichen, Tipps für Neue, offene Fragen)
3. Drei Nachfragen, mit denen ich Beispiele und Begründungen erhalte
4. Einer Vorlage zum Ordnen der Notizen (Abschnitte: Ablauf, Regeln, Ausnahmen, Warnzeichen, Checkliste, offene Fragen)
Regeln: Keine Suggestivfragen, einfache Sprache, Deutsch (Schweiz), keine erfundenen Fakten über unseren Betrieb.

Ersetzen Sie die Platzhalter. Streichen Sie Fragen, die nicht zum Thema passen.

Worauf Sie achten müssen

• Freiwilligkeit und Wertschätzung. Das Interview soll die Person würdigen. Wer sich ersetzt fühlt, gibt wenig preis.
• Einwilligung zur Aufnahme. Nehmen Sie nur auf, wenn die Person ausdrücklich zustimmt, und klären Sie, wo die Aufnahme liegt und wann sie gelöscht wird.
• KI-Zusammenfassungen können verzerren. Sprachmodelle glätten und ergänzen. Die befragte Person muss den Text bestätigen.
• Vertrauliche Angaben schützen. Kundeninformationen und Geschäftsgeheimnisse gehören nicht in freie KI-Dienste.
• Implizites Wissen ist schwer zu sagen. Manches zeigt sich erst bei der Arbeit. Ergänzen Sie das Gespräch durch Zuschauen und Fotos.
• Zeit einplanen. Die Aufbereitung dauert oft länger als das Interview.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Möbelschreinerei aus Langenthal führt drei Gespräche à 60 Minuten mit dem Werkstattleiter.

Vorher: Sein Wissen existiert nur in seinem Kopf. Nachher: Die Personalfachfrau bereitet einen Leitfaden mit KI vor und kürzt ihn auf zwölf Fragen. Im Gespräch ergeben sich Geschichten, die niemand erwartet hatte, zum Beispiel, wie er an einem bestimmten Geräusch erkennt, dass eine Maschine nachgestellt werden muss. Die Notizen werden geordnet, der Werkstattleiter korrigiert sie, und die Firma legt eine Checkliste für die Maschineneinstellung in der Wissensdatenbank ab. Der Nachfolger nutzt sie schon in der Einarbeitung.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie KI für Fragenlisten, Mitschriften und Checklisten gezielt einsetzen möchten, hilft der Kurs Prompt Engineering. Er zeigt, wie Sie Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festlegen, Beispiele einsetzen, Ergebnisse prüfen und Prompts überarbeiten. Er enthält ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess, einen Online-Kurs mit Zertifikat und braucht keine Programmierkenntnisse.

Ein Interviewleitfaden mit überarbeitbarem Prompt ist dafür ein gutes Übungsfeld.

Häufige Fragen

Wie viele Interviews sind nötig?

Für ein Thema genügen oft zwei bis drei Gespräche. Fangen Sie mit dem wichtigsten Bereich an und ergänzen Sie nach Bedarf.

Darf ich das Gespräch aufnehmen und von KI abschreiben lassen?

Nur mit ausdrücklicher Einwilligung der befragten Person und mit einem Werkzeug, das Ihre Datenschutzanforderungen erfüllt. Fragen Sie im Zweifel Ihre Datenschutzstelle.

Was, wenn die Person nicht reden will?

Respektieren Sie das. Oft hilft ein anderer Zugang: gemeinsam arbeiten und dabei erklären lassen, siehe Erfahrungswissen sichern.

Wie bleibt das Wissen später aktuell?

Legen Sie Verantwortliche und Prüftermine fest. Mehr dazu steht unter Wissenspflege organisieren.