Probezeitgespräch mit KI vorbereiten

Das Problem

Ihre neue Mitarbeiterin im Sekretariat ist seit zwei Monaten im Betrieb. Die Probezeit läuft in vier Wochen aus, und Sie sollten ein Gespräch führen, in dem Sie Bilanz ziehen und klären, ob das Arbeitsverhältnis fortgesetzt wird. Sie spüren: Vieles läuft gut, aber einzelne Dinge störten Sie. Konkret zu sagen, was und warum, fällt Ihnen schwer.

Solche Gespräche werden oft zu spät, zu vage oder zu kurz geführt. Aus Angst vor Konflikten bleibt Kritik unausgesprochen, und das Lob geht in allgemeinen Floskeln unter. Die Person weiss am Ende nicht, woran sie ist, und Sie wissen nicht, ob Ihre Einschätzung fair ist.

Eine gute Vorbereitung verbessert das Gespräch deutlich. Sie sammeln Beobachtungen, ordnen sie nach Themen, formulieren Fragen und überlegen, was Sie anbieten können. KI kann beim Ordnen und Formulieren helfen. Die Einschätzung der Person aber bleibt Ihre Aufgabe.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zeitpunkt und Rahmen klären: In der Schweiz gilt die Probezeit gesetzlich als erster Monat des Arbeitsverhältnisses, sofern nichts anderes vereinbart ist, und kann auf höchstens drei Monate verlängert werden (Art. 335b OR). Während der Probezeit gilt eine kurze Kündigungsfrist. Prüfen Sie Ihren Arbeitsvertrag und führen Sie das Gespräch so früh, dass noch Spielraum bleibt.
2. Beobachtungen sammeln: Notieren Sie konkrete Situationen aus der Einarbeitung: Was hat die Person gut gemacht, wo gab es Schwierigkeiten, wie wurde sie unterstützt? Nennen Sie Beispiele mit Datum, nicht Eindrücke.
3. Ziele der Einarbeitung vergleichen: Was war vereinbart? Welche Aufgaben sollte sie selbstständig übernehmen? Siehe Onboarding-Plan mit KI.
4. Stimmen einholen: Fragen Sie Kolleginnen, mit denen die Person zusammenarbeitet, nach ihren Beobachtungen. Notieren Sie, nicht werten.
5. Daten für die KI aufbereiten: Verwenden Sie keine Namen und keine heiklen Angaben (Gesundheit, Familie, Privates). Fassen Sie in Stichworten zusammen: «Aufgabe A selbstständig», «Fehler bei B, zweimal», «Kundenkontakt freundlich».
6. Leitfaden erstellen lassen: Nutzen Sie die Vorlage unten. Die KI ordnet die Stichworte in Gesprächsabschnitte und schlägt offene Fragen vor.
7. Leitfaden prüfen und anpassen: Streichen Sie Wertungen, die Sie nicht mit Beispielen belegen können. Formulieren Sie Rückmeldungen als Beobachtung und Wirkung («Mir ist aufgefallen, dass …, das führte zu …») und nicht als Charakterurteil.
8. Entscheidung vorbereiten: Überlegen Sie vor dem Gespräch, was Sie wollen: Fortsetzung, Fortsetzung mit Zielen, Verlängerung der Probezeit, Beendigung. Dokumentieren Sie Ihre Gründe. Bei einer Beendigung beachten Sie Form und Fristen, und holen Sie Rat, falls nötig.
9. Gespräch führen: Beginnen Sie mit einer Frage an die Person: Wie erlebt sie die ersten Wochen? Hören Sie zu, bevor Sie Ihre Sicht schildern. Vereinbaren Sie am Schluss konkrete nächste Schritte.
10. Nachbereiten: Halten Sie Ergebnisse und Vereinbarungen kurz schriftlich fest, die Person erhält eine Kopie. Siehe Mitarbeitergespräch-Leitfaden.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag bereiten Sie den Leitfaden vor. Verwenden Sie keine Namen und keine heiklen Angaben:

Du hilfst einer Vorgesetzten in einem Schweizer KMU, ein Probezeitgespräch vorzubereiten. Funktion der Person: [z. B. Sachbearbeitung Sekretariat], Dauer im Betrieb: [z. B. 2 Monate], Probezeit endet in [Zeit].
Meine Beobachtungen in Stichworten (ohne Namen): Was gut läuft: [Stichworte mit Beispielen]. Wo es hakt: [Stichworte mit Beispielen]. Vereinbarte Ziele der Einarbeitung: [Ziele]. Rückmeldungen aus dem Team: [Stichworte].
Erstelle einen Gesprächsleitfaden mit: 1. Einstieg und offene Eröffnungsfrage, 2. Rückblick der Person auf die Einarbeitung (drei Fragen), 3. meine Rückmeldung als Beobachtung und Wirkung (formuliere meine Stichworte um, ohne neue Vorwürfe hinzuzufügen), 4. Fragen zur Zusammenarbeit und zu Unterstützungsbedarf, 5. Ziele für die nächsten drei Monate, 6. Abschluss mit Vereinbarungen.
Erfinde keine Beobachtungen. Weise auf Punkte hin, bei denen ich vor dem Gespräch Beispiele ergänzen sollte.

Setzen Sie Ihre Beobachtungen ein. Prüfen Sie den Leitfaden: Jede Rückmeldung muss durch ein Beispiel gedeckt sein.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Beurteilungen sind Personendaten. Geben Sie in KI-Werkzeuge keine Namen, keine Gesundheits- oder Privatangaben ein. Siehe Personalakten und KI. Bearbeiten Sie nur Daten, die für das Arbeitsverhältnis nötig sind (Art. 328b OR).
• Fairness: Beurteilen Sie nur Arbeitsleistung und Verhalten, nicht Persönliches. Prüfen Sie, ob die Massstäbe für alle Mitarbeitenden gleich sind.
• Beendigung in der Probezeit: Auch dann sind Form, Fristen und besondere Situationen wie Krankheit oder Schwangerschaft zu beachten. Holen Sie bei Zweifeln rechtlichen Rat. Eine KI entscheidet nicht über eine Kündigung. Siehe KI und Kündigungen.
• Einseitige Notizen: Mitarbeitende können Auskunft über ihre Personendaten verlangen. Schreiben Sie so, dass Sie dazu stehen können.
• KI-Texte nicht übernehmen: Eine KI formuliert glatt, aber nicht immer treffend. Sprechen Sie in Ihren eigenen Worten.
• Zeitnah: Rückmeldungen gehören in die Woche des Ereignisses, nicht erst in das Abschlussgespräch.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Leiterin eines Fitnessstudios in Aarburg hat vor zwei Monaten eine Rezeptionistin eingestellt.

Vorher: Die Leiterin ist unsicher und denkt, dass sie die Person nach dem Bauchgefühl bewerten muss. Sie schiebt das Gespräch auf, und die Rezeptionistin fragt nach, ob sie bleiben darf.

Nachher: Die Leiterin notiert zwölf Beobachtungen, lässt sich daraus einen Leitfaden erstellen und ergänzt zu jeder Rückmeldung ein Beispiel. Im Gespräch fragt sie zuerst, wie die Rezeptionistin die Zeit erlebt hat, und gibt dann konkrete Rückmeldungen. Sie vereinbart zwei Ziele für das nächste Quartal und setzt die Probezeit unverändert fort. Das Ergebnis hält sie schriftlich fest.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Mitarbeitergespräche und HR-Aufgaben mit KI sinnvoll vorbereiten möchte, findet bei absofort Kurse zu KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Laut Beschreibung gehören dazu Bürokommunikation, Bewerbung, Recruiting und faire Auswahlvorbereitung, betriebliche KI-Richtlinien sowie Praxisaufgaben mit KI-Lerncoach. Arbeitsrechtliche Beratung zu Probezeit und Kündigung leistet das Angebot nicht.

Häufige Fragen

Wann sollte das Probezeitgespräch stattfinden?

Rechtzeitig vor Ablauf, etwa zwei bis drei Wochen vorher, damit noch Zeit für Anpassungen bleibt. Besser sind zusätzlich kurze Zwischengespräche nach den ersten Wochen.

Muss ich ein Gespräch führen?

Das Gesetz verlangt kein Gespräch. Es ist aber fair und sinnvoll, weil es Klarheit schafft und Streit vorbeugt.

Kann die KI die Beurteilung schreiben?

Sie kann Ihre Stichworte ordnen, aber keine Leistung beurteilen, die sie nicht kennt. Nutzen Sie sie als Schreibhilfe, nicht als Gutachterin.

Was, wenn die Person Mängel nicht einsieht?

Bleiben Sie bei Beobachtungen, hören Sie zu, und vereinbaren Sie, wie Sie in den nächsten Wochen zusammen schauen, ob sich etwas verbessert. Dokumentieren Sie das Gespräch.