KI-Texte versenden: Vorlage für eine Freigaberegel

Das Problem

Die KI schreibt schnell, und das Ergebnis liest sich gut. Genau darin liegt die Gefahr: Wer in Eile ist, kopiert den Text in die Mail und schickt ihn ab. Ein falscher Preis, ein erfundener Liefertermin oder eine unpassende Anrede erreicht den Kunden, bevor jemand es merkt.

Viele Betriebe haben dafür keine Regel. Manche prüfen alles doppelt und bremsen sich damit aus. Andere prüfen nichts und hoffen, dass nichts passiert. Beides ist unbefriedigend. Gefragt ist ein einfaches Mass: Wichtiges wird genauer geprüft, Unwichtiges schneller.

Eine Freigaberegel schafft dieses Mass. Sie legt fest, welche Texte wer prüft und worauf. Sie ist eine halbe Seite lang, schützt vor teuren Fehlern und entlastet die Mitarbeitenden, weil sie wissen, was von ihnen erwartet wird.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Sortieren Sie Ihre Texte nach Risiko. Intern und unverbindlich (Notizen, Entwürfe) ist anders als extern und verbindlich (Offerten, Verträge, Beschwerdeantworten).
2. Bilden Sie drei Stufen. Stufe 1: Verfassende prüfen selbst. Stufe 2: eine zweite Person prüft vor dem Versand (Vier-Augen-Prinzip). Stufe 3: Fachperson oder Leitung gibt frei.
3. Ordnen Sie Textarten zu. Zum Beispiel: interne Notiz = Stufe 1; Kundenmail mit Standardinhalt = Stufe 1 oder 2; Offerte, Preisangabe, Vertragsnahes = Stufe 3.
4. Legen Sie Prüfpunkte fest. Fakten, Zahlen und Namen stimmen? Ton passt? Zusagen sind erlaubt? Keine vertraulichen Daten? Die Liste ist kurz.
5. Bestimmen Sie die Verantwortlichen. Pro Stufe eine Person und eine Vertretung. Ohne Namen bleibt die Regel auf dem Papier.
6. Legen Sie Fristen fest. Wie schnell wird geprüft? Bei dringenden Fällen gibt es eine einfache Ausnahme-Regel.
7. Lassen Sie die KI die Regel entwerfen. Mit dem Auftrag unten erhalten Sie einen ersten Text, den Sie anpassen.
8. Testen Sie die Regel zwei Wochen. Dauert die Prüfung zu lang? Werden Fehler gefunden? Passen Sie die Stufen an.

Vorlage zum Kopieren

Erstelle eine einseitige Freigaberegel für KI-Texte in einem Schweizer Betrieb ([Branche], [Anzahl] Mitarbeitende).
Wir erstellen mit KI: [z. B. Kundenmails, Offerten, Newsletter, interne Protokolle]. Verantwortliche Personen: Stufe 2: [Funktion, z. B. Teamleitung], Stufe 3: [Funktion, z. B. Geschäftsleitung].
Erstelle: 1. eine Tabelle mit drei Freigabestufen (Textart, Beispiel, wer prüft), 2. eine Prüfliste mit sieben Punkten (Fakten, Zahlen, Namen, Ton, Zusagen, Vertraulichkeit, Kennzeichnung), 3. eine Regel für dringende Fälle, 4. einen Satz zur Verantwortung (wer ist verantwortlich, wenn trotzdem ein Fehler passiert).
Verwende einfache Sprache und die Anrede «Sie». Gib keine rechtlichen Zusicherungen.

Vergleichen Sie den Entwurf mit Ihrer Praxis, und streichen Sie Textarten, die bei Ihnen nicht vorkommen.

Die drei Freigabestufen im Überblick

Worauf Sie achten müssen

• Verantwortung bleibt beim Betrieb: Wer einen Text versendet, steht dafür ein, auch wenn die KI ihn geschrieben hat. Siehe Menschliche Kontrolle planen.
• Prüfen heisst lesen, nicht überfliegen: Zahlen und Namen vergleichen Sie mit der Quelle, nicht mit dem Bauchgefühl.
• Vertrauliche Daten: Die Regel muss auch festhalten, welche Daten nicht in die KI gehören. Siehe Entscheidungsgrenzen.
• Kennzeichnung: Prüfen Sie, ob und wie KI-Anteile gekennzeichnet werden müssen. Das hängt von Zweck und Rechtslage ab, siehe Inhalte kennzeichnen.
• Fristen nicht zum Hindernis machen: Wenn die Freigabe tagelang dauert, umgehen Mitarbeitende sie. Planen Sie Vertretungen.
• Dokumentieren Sie bei Stufe 3: Eine kurze Notiz, wer wann freigegeben hat, hilft bei Rückfragen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Eventagentur in Zürich nutzt KI für Offerten und Kundenmails.

Vorher: Eine Mitarbeiterin lässt die KI eine Offerte für ein Firmenfest formulieren. Der Text nennt einen Catering-Preis, den die KI frei erfunden hat. Er geht ohne Kontrolle raus. Der Kunde nimmt die Offerte beim Wort, und die Agentur muss die Differenz tragen oder Streit riskieren.

Nachher: Die Agentur führt die drei Stufen ein. Standardmails prüft die Verfassende, Newsletter eine zweite Person, Offerten die Leiterin. Die Prüfliste hängt am Bildschirm: «Preise aus Preisliste? Daten aus Kalender? Zusagen erlaubt?» Die Prüfzeit beträgt wenige Minuten, und ähnliche Fehler fallen nun auf.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana hilft, Einsatzregeln für KI aufzubauen. Beschrieben sind Anwendungsfall, Pilot, Einsatzregeln und Skalierung der Integration von KI-Agenten sowie Workflows und Automatisierungen.

Wenn Sie Freigaben in bestehende Abläufe einbauen möchten, kann das Teil eines Umsetzungsplans werden. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Müssen wirklich alle KI-Texte geprüft werden?

Ja, aber unterschiedlich gründlich. Jede Person liest ihren Text, bevor sie ihn verwendet. Eine zweite Person ist nur bei verbindlichen oder externen Texten nötig.

Was tun, wenn niemand für die zweite Prüfung Zeit hat?

Reduzieren Sie die Zahl der Texte der Stufe 2 oder bestimmen Sie feste Prüfzeiten. Eine Regel, die nicht eingehalten werden kann, wird umgangen.

Kann die KI den Text selbst prüfen?

Sie kann auf Tippfehler und Widersprüche hinweisen und eine Prüfliste durchgehen. Fakten, Preise und rechtliche Aussagen muss ein Mensch gegen die Quelle prüfen. Die KI kann sich auch bei der Kontrolle irren.

Gilt die Regel auch für Social Media?

Ja. Beiträge sind öffentlich und lassen sich kaum zurückholen. Planen Sie dort mindestens Stufe 2 ein.