KI-Ergebnisse im Betrieb prüfen: Checkliste fürs Team

Das Problem

Im Betrieb nutzen inzwischen mehrere Personen KI: für Offerten, Kundenmails, Social-Media-Beiträge und Zusammenfassungen. Letzte Woche ging eine Offerte mit einem falschen Mengenrabatt hinaus, den die KI «vorgeschlagen» hatte. Niemand hatte ihn bemerkt. Der Kunde bestand darauf.

KI-Ergebnisse sehen oft fertig und professionell aus. Genau das macht sie gefährlich. Sie können falsche Fakten enthalten, Zahlen verwechseln, Zusagen machen, die niemand geben wollte, oder einen unpassenden Ton anschlagen. Diese Fehler nennt man Halluzinationen, wenn die KI etwas erfindet.

Die Lösung ist keine komplizierte Qualitätssicherung, sondern einfache, klare Regeln: Was muss geprüft werden, von wem und worauf achtet man? Das Vier-Augen-Prinzip bedeutet dabei, dass eine zweite Person ein Ergebnis kontrolliert, bevor es verwendet wird. Es ist nicht für alles nötig, aber für Wichtiges unverzichtbar.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Teilen Sie KI-Ergebnisse nach Risiko ein. Unterscheiden Sie zum Beispiel drei Stufen: intern und unkritisch, nach aussen gerichtet, mit rechtlicher oder finanzieller Wirkung. Ein interner Entwurf braucht weniger Kontrolle als eine Offerte oder ein Vertrag.

1. Legen Sie für jede Stufe die Prüfung fest. Stufe 1: Selbstkontrolle genügt. Stufe 2: Selbstkontrolle mit Checkliste. Stufe 3: Vier-Augen-Prinzip, also Freigabe durch eine zweite Person. Halten Sie das schriftlich fest.

1. Erstellen Sie eine kurze Checkliste. Nutzen Sie die Tabelle unten als Ausgangspunkt. Fünf bis acht Punkte reichen. Eine zu lange Checkliste wird nicht genutzt.

1. Lassen Sie die KI sich selbst prüfen, aber verlassen Sie sich nicht darauf. Eine KI kann auf Unstimmigkeiten in einem Text hinweisen. Nutzen Sie die Vorlage unten als zusätzliche Hilfe. Die Verantwortung bleibt aber beim Menschen, denn die KI übersieht eigene Fehler oft.

1. Prüfen Sie Fakten an der Quelle. Zahlen, Preise, Termine, Namen und rechtliche Aussagen werden mit Ihren eigenen Unterlagen verglichen, nicht mit der KI. Allgemeine Tipps dazu finden Sie unter KI-Antworten prüfen.

1. Regeln Sie die Freigabe vor dem Versand. Bestimmen Sie, wer welche Dokumente freigibt. Die Seite Freigabe vor dem Versand zeigt, wie das im Alltag funktioniert.

1. Lernen Sie aus Fehlern. Sammeln Sie gefundene Fehler ohne Schuldzuweisung. Passen Sie Checkliste und Prompts an. Eine offene Fehlerkultur im Team macht die Prüfung mit der Zeit wirksamer.

Vorlage zum Kopieren

Diese Vorlage nutzt die KI als zusätzliche Prüfhilfe, nicht als Ersatz für Ihre Kontrolle:

Prüfe den folgenden Text kritisch, bevor er verwendet wird. Verwendungszweck: [z. B. Offerte an Kunden].
Gehe diese Punkte einzeln durch und antworte jeweils mit Fundstelle im Text:
1. Welche Zahlen, Preise, Daten und Namen kommen vor? Liste sie auf, damit ich sie prüfen kann.
2. Welche Zusagen, Versprechen oder Garantien enthält der Text?
3. Welche Aussagen sind Behauptungen, die eine Quelle bräuchten?
4. Gibt es Widersprüche im Text?
5. Passt der Ton zum Zweck und zur Zielgruppe [Zielgruppe]?
6. Enthält der Text Personendaten oder vertrauliche Angaben, die nicht hineingehören?
Ändere den Text nicht. Gib nur die Prüfliste aus.
Text: [Text einfügen]

Nutzen Sie die Liste der KI, um gezielt nachzuprüfen; die Freigabe gibt immer ein Mensch.

Worauf Sie achten müssen

• Scheinbare Perfektion: Gut formulierte Texte verleiten dazu, Inhalte weniger genau zu prüfen. Bleiben Sie gerade bei glatten Texten aufmerksam.
• Selbstprüfung der KI: Eine KI findet manche, aber nicht alle eigenen Fehler. Sie kann auch Fehler «bestätigen».
• Zeitdruck: Prüfungen werden unter Zeitdruck übersprungen. Planen Sie die Zeit dafür von Anfang an ein.
• Unklare Verantwortung: Wenn nicht festgelegt ist, wer freigibt, fühlt sich niemand verantwortlich.
• Datenschutz bei der Prüfung: Auch beim Prüfen gilt: Vertrauliches nur in freigegebene Dienste.
• Zu viel Kontrolle: Wenn alles doppelt geprüft wird, leidet die Effizienz. Konzentrieren Sie das Vier-Augen-Prinzip auf wichtige Dokumente.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Malerbetrieb in Aarau mit zwölf Mitarbeitenden nutzte KI für Offerten und Kundenmails, ohne feste Regeln. Nach dem Fehler mit dem falschen Rabatt führte der Inhaber drei Stufen ein. Offerten über CHF [Betrag] gehen nun nur noch nach Freigabe durch ihn hinaus.

Die Büromitarbeiterin nutzt die Prüfvorlage als Hilfe. In den ersten Wochen fand sie damit mehrere Unstimmigkeiten, darunter ein falsches Ausführungsdatum. Die Prüfung dauert pro Offerte wenige Minuten. Der Inhaber empfindet das als gut investierte Zeit.

So hilft Ihnen Alpasana

Damit das ganze Team KI-Ergebnisse sicher prüft, bietet absofort die KI-Weiterbildung für Unternehmen an. Die Kurse vermitteln, KI in Verwaltung, Kommunikation, Analyse und Texten einzusetzen und dabei Ergebnisse und Daten sorgfältig zu behandeln, mit Schweizer Praxisbezug.

Mitarbeitende lernen online im eigenen Tempo und erhalten verifizierbare Abschlüsse. Für Teambuchungen und Firmenlösungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Häufige Fragen

Müssen alle KI-Ergebnisse von zwei Personen geprüft werden?

Nein. Das Vier-Augen-Prinzip lohnt sich für Ergebnisse mit grosser Wirkung, etwa Offerten, Verträge oder Veröffentlichungen. Für interne Entwürfe genügt meist die eigene Kontrolle.

Wer sollte die zweite Prüfung übernehmen?

Eine Person mit Fachkenntnis zum Inhalt, die den Text nicht selbst erstellt hat. In kleinen Betrieben ist das oft die Geschäftsleitung oder eine erfahrene Kollegin.

Wie dokumentiere ich die Freigabe?

Ein Kürzel und Datum auf dem Dokument oder eine kurze Bestätigung per E-Mail reicht in vielen Betrieben. Wichtig ist, dass später nachvollziehbar ist, wer freigegeben hat.

Was tun, wenn trotz Prüfung ein Fehler passiert?

Korrigieren Sie den Fehler rasch und offen gegenüber dem Empfänger. Analysieren Sie danach, warum er nicht gefunden wurde, und passen Sie Ihre Checkliste an.