Rechnungsfreigabe automatisieren: Wo hilft KI?

Das Problem

Eine Lieferantenrechnung trifft per E-Mail ein. Die Sachbearbeiterin leitet sie weiter an den Abteilungsleiter, der sie nach drei Tagen weiterleitet, weil er unterwegs war. Der Geschäftsführer gibt sie zuletzt frei, und kurz vor der Fälligkeit ist die Rechnung noch nicht bezahlt. Der Lieferant mahnt, die Mitarbeiterin sucht die Mail, und niemand weiss, bei wem sie liegt.

Solche Wege sind häufig, weil Freigaben oft improvisiert funktionieren. Es fehlen klare Regeln, wer was freigeben darf, und es fehlt ein Überblick, wo welche Rechnung steht. Das führt zu verspäteten Zahlungen, zu Mahngebühren, im schlimmsten Fall zu Zahlungen ohne Freigabe.

Ein geregelter Freigabeprozess schafft Ordnung. Er lässt sich teilweise automatisieren: Rechnungen werden automatisch an die zuständige Person geleitet, Erinnerungen laufen von selbst, und alles ist protokolliert. KI kann dabei an der Eingangsseite helfen. Die Verantwortung für die Zahlung bleibt aber bei Menschen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Heutigen Weg aufzeichnen: Notieren Sie, wie eine Rechnung heute läuft: Eingang, Erfassung, Prüfung, Freigabe, Zahlung. Wo bleibt sie liegen, wo gibt es Rückfragen? Siehe Prozesse aufnehmen.
2. Zuständigkeiten festlegen: Bestimmen Sie, wer sachlich prüft (wurde geliefert), wer rechnerisch prüft (stimmt der Betrag) und wer freigibt. Legen Sie Betragsstufen fest, zum Beispiel bis 1000 Franken Abteilungsleitung, darüber Geschäftsleitung. Die Beträge bestimmen Sie. Eine Rollenübersicht hilft, siehe Verantwortlichkeiten-Matrix.
3. Funktionstrennung beachten: Wer bestellt, sollte nicht allein zahlen. Die Person, die Rechnungen erfasst, sollte sie nicht selbst freigeben. Das schützt vor Fehlern und Betrug.
4. Vertretungen regeln: Wer gibt frei, wenn die zuständige Person abwesend ist? Ohne Vertretung stauen sich Rechnungen.
5. Eingang vereinheitlichen: Alle Rechnungen kommen an eine zentrale Adresse oder ein zentrales Postfach. Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen und Eingangsprüfung unterstützt.
6. Vorprüfung mit KI unterstützen: KI kann Rechnungsdaten aus PDFs auslesen, Dubletten markieren und mit Bestellungen vergleichen. Siehe Doppelte Rechnungen erkennen, Rechnung, Bestellung und Lieferschein abgleichen und Kontierungsvorschläge prüfen. Die Ergebnisse sind Vorschläge.
7. Workflow einrichten: Nutzen Sie die Freigabefunktion Ihrer Buchhaltungssoftware oder ein Automatisierungswerkzeug, das Rechnungen per E-Mail oder Aufgabe an die zuständige Person sendet, erinnert und das Ergebnis speichert. Starten Sie mit einem einfachen Ablauf.
8. Besondere Fälle regeln: Rechnungen mit neuer Bankverbindung, Rechnungen ohne Bestellung oder aussergewöhnlich hohe Beträge gehen an eine zusätzliche Prüfung. Siehe Rechnung mit neuer Bankverbindung.
9. Testen und Anpassen: Lassen Sie den Ablauf zwei Wochen mit Testrechnungen laufen. Passen Sie Regeln an und schulen Sie die Beteiligten.
10. Überwachen: Eine Liste offener Freigaben und eine Auswertung der Durchlaufzeit zeigen Engpässe.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag entwerfen Sie die Regeln und den Ablauf. Geben Sie keine Namen oder echten Rechnungen ein:

Wir sind ein Schweizer KMU ([Branche], [Anzahl] Mitarbeitende). Rechnungen gehen bei [Eingang, z. B. zentrale E-Mail-Adresse] ein und werden in [Software/Excel] erfasst.
Rollen: [z. B. Sachbearbeitung Buchhaltung, Abteilungsleitungen, Geschäftsleitung]. Betragsstufen: [z. B. bis 1000 CHF, bis 5000 CHF, darüber].
Erstelle (1) eine Freigabe-Matrix mit den Spalten Rechnungsart | Sachliche Prüfung | Rechnerische Prüfung | Freigabe bis Betrag | Vertretung, (2) einen Ablauf in nummerierten Schritten vom Eingang bis zur Zahlung mit Fristen, (3) eine Liste von Sonderfällen (neue Bankverbindung, Rechnung ohne Bestellung, Mahnung, Gutschrift) mit Behandlung, (4) fünf Kontrollfragen, mit denen wir prüfen, ob der Ablauf funktioniert.
Beachte die Funktionstrennung (Vier-Augen-Prinzip). Erfinde keine gesetzlichen Pflichten.

Ersetzen Sie Rollen und Beträge. Lassen Sie die Matrix von der Geschäftsleitung genehmigen.

Worauf Sie achten müssen

• Betrugsrisiko: Gefälschte Rechnungen und geänderte Bankverbindungen sind verbreitet. Rückfrage über einen bekannten Kontaktweg bei jeder Änderung.
• KI-Fehler: Beim Auslesen von Rechnungen können Beträge, Daten oder Nummern falsch erkannt werden. Stichproben bleiben nötig.
• Datenschutz: Rechnungen enthalten Lieferanten- und teils Personendaten. Nutzen Sie freigegebene Werkzeuge. Siehe Buchhaltungsdaten in KI eingeben.
• Nachvollziehbarkeit: Wer hat wann freigegeben? Das Protokoll gehört zur Buchführung und muss aufbewahrt werden.
• Skonto und Fristen: Der Prozess darf nicht so langsam sein, dass Skonti verfallen oder Mahngebühren entstehen. Setzen Sie Erinnerungen.
• Kleine Betriebe: Eine einfache Lösung genügt oft: ein gemeinsamer Ordner mit Statusfeldern und Regeln. Beginnen Sie klein.
• Fachliche Prüfung: Fragen Sie Ihre Treuhänderin nach Anforderungen an die Belegführung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Bauunternehmen in Wohlen mit 45 Mitarbeitenden erhält etwa 250 Rechnungen pro Monat.

Vorher: Rechnungen wandern per E-Mail von Postfach zu Postfach. Im Schnitt vergehen 17 Tage bis zur Freigabe, und manche Skonti verfallen.

Nachher: Alle Rechnungen kommen an eine zentrale Adresse. Die Software liest die Daten aus und prüft auf Dubletten. Die Rechnung geht automatisch an die Bauleitung zur sachlichen Prüfung, dann nach Betragsstufe an die Geschäftsleitung. Erinnerungen laufen nach drei Tagen. Rechnungen mit geänderter Bankverbindung gehen immer zusätzlich an die Finanzleiterin. Die Durchlaufzeit sinkt auf etwa sechs Tage, und die Skonti werden genutzt.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Freigabeprozesse im Betrieb klären und mit Workflows verbessern möchte, findet bei Alpasana Unterstützung durch KI-Beratung und digitale Transformation. Laut Beschreibung gehören dazu die Aufnahme von Prozessen, die Verbesserung von Geschäftsprozessen, digitale Workflows und Automatisierungen, Systemanbindungen und die Dokumentation der Umsetzung. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Darf eine KI Rechnungen freigeben?

Sie kann Vorschläge machen, aber die Freigabe einer Zahlung sollte ein Mensch mit Verantwortung treffen. Das gilt besonders bei höheren Beträgen.

Brauchen wir dafür eine teure Software?

Nicht unbedingt. Viele Buchhaltungsprogramme haben Freigabefunktionen. Für kleine Betriebe genügt oft ein geregelter Ablauf mit einfachen Hilfsmitteln.

Wie hoch sollen die Betragsstufen sein?

Das hängt von Ihrem Betrieb und Ihrem Risiko ab. Legen Sie sie gemeinsam mit der Geschäftsleitung fest und überprüfen Sie sie nach einigen Monaten.

Was tun bei Streit über eine Rechnung?

Setzen Sie sie auf «in Klärung», informieren Sie den Lieferanten und geben Sie nur den unbestrittenen Teil frei, sofern das vertraglich möglich ist.