Rechnung, Bestellung und Lieferschein mit KI abgleichen

Das Problem

Ihr Betrieb bestellt Material bei mehreren Lieferanten. Wenn die Ware ankommt, liegt ein Lieferschein bei, und einige Tage später folgt die Rechnung. In der Buchhaltung soll jemand prüfen: Wurde das Bestellte geliefert? Stimmen die Mengen? Entspricht der Preis der Bestellung? Bei zwanzig Rechnungen im Monat geht das noch von Hand, bei zweihundert nicht mehr.

Passiert die Prüfung nicht oder nur oberflächlich, zahlen Sie für Ware, die nie ankam, oder für einen höheren Preis als vereinbart. Solche Abweichungen sind selten böse Absicht, aber teuer: Eine falsche Menge hier, ein Preisaufschlag dort, und am Jahresende sind es spürbare Beträge.

Der Abgleich von Bestellung, Lieferschein und Rechnung ist deshalb ein Klassiker, den man teilweise automatisieren kann. Die Zahlen lassen sich maschinell vergleichen, und die KI unterstützt bei Regeln, bei der Aufbereitung von Daten und bei der Frage, wie mit Abweichungen umzugehen ist.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ablauf aufnehmen: Zeichnen Sie auf, wie Bestellung, Wareneingang und Rechnung heute zusammenkommen: Wer bestellt, wer nimmt Ware an, wer prüft Rechnungen, wo liegen die Unterlagen. Siehe Prozesse aufnehmen.
2. Gemeinsames Merkmal festlegen: Verbinden Sie die drei Dokumente über eine Bestellnummer. Ohne gemeinsame Nummer wird der Abgleich mühsam. Verlangen Sie sie von Lieferanten auf Lieferschein und Rechnung.
3. Daten in drei Tabellen führen: Bestellungen, Wareneingänge (aus dem Lieferschein) und Rechnungen, jeweils mit Bestellnummer, Artikel, Menge, Preis, Datum. Wie Daten aus PDFs in Tabellen kommen, steht unter Lieferscheine erfassen und Rechnungsdaten aus PDF in Excel.
4. Toleranzen festlegen: Legen Sie fest, welche Abweichungen akzeptiert werden: zum Beispiel Rundungsdifferenzen bis 1 Franken oder Mengenabweichungen bis 2 Prozent. Die Werte bestimmen Sie, nicht die KI.
5. Regeln mit KI entwerfen: Lassen Sie sich Excel-Formeln oder Abfrageregeln erklären, die pro Bestellnummer Menge und Preis der drei Dokumente vergleichen und Abweichungen anzeigen. Testen Sie sie an erfundenen Beispielen.
6. Abweichungsarten unterscheiden: Mengenabweichung (zu wenig oder zu viel geliefert), Preisabweichung, fehlender Lieferschein, nicht bestellte Position, Teillieferung, bereits gelieferte Menge. Für jede Art legen Sie die Folge fest.
7. Abweichungen klären: Rückfragen an Einkauf, Wareneingang oder Lieferanten. Eine Liste der offenen Fälle hilft. Die KI kann Entwürfe für Rückfragen erstellen, die Sie kontrollieren.
8. Freigabe regeln: Rechnungen ohne Abweichung gehen in die Freigabe, abweichende bleiben gesperrt. Siehe Rechnungsfreigabe automatisieren.
9. Automatisierung prüfen: Wenn die Regeln funktionieren und das Volumen gross ist, lässt sich der Abgleich in der Buchhaltungssoftware oder mit einem Workflow automatisieren. Beginnen Sie mit einem Lieferanten und weiten Sie aus.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag bereiten Sie die Regeln für den Abgleich vor. Verwenden Sie nur erfundene Beispiele:

Ich arbeite in der Buchhaltung eines Schweizer KMU und möchte Bestellung, Lieferschein und Rechnung abgleichen. Meine Tabellen: Bestellungen (Bestellnummer, Artikel, Menge, Preis), Wareneingänge (Bestellnummer, Artikel, gelieferte Menge), Rechnungen (Bestellnummer, Artikel, Menge, Preis).
Toleranzen: [z. B. Preisdifferenz bis 1 CHF, Mengenabweichung bis 2 %].
Erkläre mir in einfachen Schritten, wie ich in Excel [Version] die drei Tabellen pro Bestellnummer zusammenführe und Abweichungen erkenne. Gib eine Liste aller Abweichungsarten (z. B. Teillieferung, Mehrmenge, Preisabweichung, fehlender Lieferschein) mit je einem Beispiel aus erfundenen Daten und einem Vorschlag, wie ich damit umgehe.
Ergänze ein Muster für eine kurze Rückfrage an den Lieferanten bei Preisabweichung. Erfinde keine konkreten Gesetze oder Preise.

Passen Sie Spalten und Toleranzen an. Testen Sie alle Formeln an Beispielzeilen, bevor Sie echte Daten verwenden.

Worauf Sie achten müssen

• Datenqualität zuerst: Wenn Artikelbezeichnungen unterschiedlich sind, scheitert jeder Abgleich. Arbeiten Sie mit Artikelnummern. Siehe Artikelstammdaten bereinigen.
• Teil- und Sammelrechnungen: Sie machen den Abgleich komplex. Legen Sie Regeln dafür fest.
• Vertrauliche Daten: Preise und Lieferantendaten gehören nicht in öffentliche KI-Dienste. Siehe Buchhaltungsdaten in KI eingeben.
• Kein blindes Vertrauen: Prüfen Sie Ergebnisse automatischer Abgleiche stichprobenartig. Fehler in der Formel bleiben sonst lange unbemerkt.
• Zuständigkeiten: Wer bestellt, wer die Ware annimmt und wer die Rechnung freigibt, sollten möglichst verschiedene Personen sein (Funktionstrennung). Das schützt vor Fehlern und Missbrauch.
• Nachvollziehbarkeit: Dokumentieren Sie, wie Abweichungen entschieden wurden. Das hilft bei Revision und Streitfällen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Gastrobetrieb in Solothurn bezieht Getränke und Lebensmittel von zehn Lieferanten.

Vorher: Rechnungen werden ohne Vergleich mit den Lieferscheinen bezahlt. Bei einer Stichprobe fällt auf, dass bei einem Lieferanten über mehrere Monate zu viele Kartons verrechnet wurden.

Nachher: Der Betrieb erfasst Lieferscheine in einer Tabelle, bestellt mit Bestellnummer und lässt vor der Zahlung Excel Menge und Preis pro Bestellnummer vergleichen. Abweichungen über der Toleranz werden gelb markiert und vor der Freigabe geklärt. Im ersten Quartal findet der Betrieb mehrere kleine Fehler und holt eine Gutschrift ein.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Beschaffungs- und Buchhaltungsabläufe mit KI und Automatisierung verbessern will, findet bei Alpasana Unterstützung durch KI-Beratung und digitale Transformation. Laut Beschreibung gehören dazu Prozessaufnahme, die Verbesserung von Geschäftsprozessen, digitale Workflows und Automatisierungen, Schnittstellen und Systemanbindungen sowie die Dokumentation der Umsetzung. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Muss ich dafür eine neue Software kaufen?

Nicht unbedingt. Für kleine Mengen genügt Excel. Viele Buchhaltungsprogramme haben Abgleichfunktionen. Lohnen kann sich eine Automatisierung erst bei grösseren Volumen.

Kann die KI die Rechnungen direkt lesen und vergleichen?

Sie kann Daten aus Dokumenten auslesen, macht dabei aber Fehler und verarbeitet vertrauliche Unterlagen. Prüfen Sie die ausgelesenen Daten und nutzen Sie geeignete, freigegebene Werkzeuge.

Was ist, wenn Lieferanten keine Bestellnummer angeben?

Verlangen Sie sie schriftlich als Pflicht auf Lieferschein und Rechnung. Ohne Bestellnummer ist der Abgleich aufwendig und fehleranfällig.

Wie streng sollen die Toleranzen sein?

So streng, dass relevante Fehler auffallen, und so locker, dass Sie nicht ständig Kleinigkeiten klären. Beginnen Sie vorsichtig und passen Sie nach einigen Wochen an.