Lieferscheine mit KI erfassen und zuordnen

Das Problem

Jeden Tag kommen Lieferscheine ins Haus: auf Papier, als PDF per Mail, als Foto vom Handy. Jemand tippt Artikelnummern, Mengen und Datum ab und sucht die passende Bestellung heraus. Das kostet Zeit, und beim Abtippen schleichen sich Fehler ein, die später als Bestandsdifferenz oder Rechnungsstreit auftauchen.

Moderne Werkzeuge können Lieferscheine automatisch auslesen, mit Texterkennung und KI. Sie erkennen Lieferant, Datum, Positionen und Mengen und übertragen sie in eine Tabelle oder ein System. Das klingt nach grosser Entlastung und kann es sein, doch nur, wenn Qualität und Kontrolle stimmen.

Typische Stolpersteine sind schlechte Scans, handschriftliche Vermerke, unterschiedliche Layouts der Lieferanten und Artikelnummern, die zwischen Lieferant und eigenem System nicht übereinstimmen. Mit einem schrittweisen Vorgehen und klaren Regeln lässt sich das gut beherrschen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie das Ziel. Was soll digital entstehen: eine Tabelle mit Positionen, eine Buchung im Warenwirtschaftssystem, eine Zuordnung zur Bestellung, eine Archivablage? Je klarer das Ziel, desto einfacher die Auswahl der Methode.

1. Beschreiben Sie den heutigen Ablauf. Wie kommen Lieferscheine an, wer erfasst sie, welche Angaben werden gebraucht, wo werden sie abgelegt? Zählen Sie Menge pro Tag und typische Fehler.

1. Vereinheitlichen Sie den Eingang. Eine Stelle, ein Weg: zum Beispiel scannen mit klarer Auflösung oder Weiterleiten der PDF an eine Adresse. Schlechte Bilder führen zu schlechten Ergebnissen.

1. Wählen Sie ein geeignetes Werkzeug. Möglich sind Funktionen Ihrer Warenwirtschaft, Scanprogramme mit Texterkennung, KI-Dienste für Dokumente oder Automatisierungen. Prüfen Sie Datenschutz, Vertrag, Speicherort und Kosten, bevor Sie echte Lieferscheine verarbeiten. Siehe Datenschutz bei Buchhaltungsdaten.

1. Testen Sie mit einer kleinen Menge. Nehmen Sie 30 bis 50 Lieferscheine verschiedener Lieferanten und lassen Sie sie auslesen. Vergleichen Sie jedes Ergebnis mit dem Original.

1. Bestimmen Sie die Fehlerquote und -arten. Welche Felder werden häufig falsch gelesen (Mengen, Artikelnummern, Datum)? Bei welchen Lieferanten? Daraus ergeben sich Regeln und Nachbesserungen.

1. Ordnen Sie Artikel zu. Lieferanten verwenden oft eigene Nummern. Führen Sie eine Zuordnungstabelle zwischen Lieferantenartikel und eigener Artikelnummer. Siehe Artikelstammdaten bereinigen.

1. Verbinden Sie mit der Bestellung. Gleichen Sie gelieferte Mengen mit bestellten Mengen ab und markieren Sie Abweichungen. Siehe Rechnung, Bestellung und Lieferschein abgleichen.

1. Legen Sie Kontrollen fest. Zum Beispiel: Stichprobe von jedem zehnten Lieferschein, volle Prüfung bei hohem Wert, Pflichtprüfung, wenn die Erkennung unsicher ist. Eine menschliche Prüfung bleibt Teil des Ablaufs.

1. Führen Sie schrittweise ein und überwachen Sie. Beginnen Sie mit wenigen Lieferanten, erweitern Sie, wenn es stabil läuft, und prüfen Sie regelmässig Qualität und Fehler.

Vorlage zum Kopieren

Lies aus dem folgenden Text eines Lieferscheins die Angaben heraus.
Preise und Kontaktpersonen wurden entfernt.
Gib das Ergebnis als Tabelle aus:
Lieferant | Lieferscheinnummer | Datum | Bestellnummer (falls vorhanden) |
Position | Artikelnummer Lieferant | Bezeichnung | Menge | Einheit |
Hinweise (z. B. Teillieferung, Rückstand, handschriftlicher Vermerk).
Regeln: Verwende nur Angaben aus dem Text. Wenn etwas unleserlich
oder unklar ist, schreibe «unklar». Rate keine Zahlen.
Weise am Ende auf Auffälligkeiten hin (z. B. widersprüchliche
Mengen, fehlende Angaben).
Text:
«««
[Bereinigten Text des Lieferscheins einfügen]
»»»

Prüfen Sie jede erzeugte Tabelle gegen das Original, bevor Sie Daten in Ihr System übernehmen.

Welche Fehler kommen oft vor?

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz und Geschäftsgeheimnisse: Lieferscheine enthalten Preise, Kundendaten und Mengen. Verarbeiten Sie sie nur in Diensten, die dafür freigegeben sind, und entfernen Sie unnötige Angaben für Tests.
• Fehler bleiben unbemerkt: Automatische Erfassung wirkt zuverlässig. Gerade deshalb sind Stichproben wichtig.
• Belege aufbewahren: Lieferscheine können zu den aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen gehören. Wie sie zu archivieren sind, klären Sie mit der Buchhaltung. Hinweise bietet die elektronische Aufbewahrung von Geschäftsbüchern.
• Abhängigkeit vom Werkzeug: Prüfen Sie Exportmöglichkeiten und Vertragsbedingungen, falls Sie den Anbieter wechseln wollen.
• Handschriftliche Vermerke: Sie werden oft schlecht erkannt und enthalten wichtige Hinweise, zum Beispiel zu Schäden. Prüfen Sie solche Belege von Hand.
• Kosten und Aufwand: Rechnen Sie Einrichtung, Test, Prüfung und Pflege ein, siehe Versteckte Kosten beim KI-Einsatz.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Ein Installationsbetrieb in Wohlen erhält täglich rund dreissig Lieferscheine von Grosshändlern, teils per Mail, teils auf Papier. Eine Mitarbeiterin tippt sie ab, und bei der Rechnungsprüfung zeigen sich regelmässig Differenzen.

Der Büroleiter testet die automatische Erfassung zuerst mit 40 bereinigten Lieferscheinen. Mit der Vorlage lässt er die Angaben auslesen und vergleicht sie mit den Originalen. Die Erkennung klappt bei sauberen PDFs gut, bei Fotos mit Schatten und handschriftlichen Notizen weniger. Er führt eine Zuordnungstabelle für Artikelnummern ein.

Nachher laufen PDFs der drei grössten Lieferanten automatisch durch die Erfassung, jeder zehnte wird geprüft, Fotos und Handschriftliches weiterhin von Hand. Die Erfassungszeit sinkt, und Abweichungen zur Bestellung fallen früher auf. Die Kontrollen bleiben fester Bestandteil des Ablaufs.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Erfassung, Zuordnung und Bestellabläufe automatisieren möchten, unterstützt Sie KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana: Geschäftsprozesse verbessern, digitale Workflows und Automatisierungen entwickeln, Schnittstellen konzipieren, Systeme verbinden und die Umsetzung dokumentieren. Projekte werden individuell offeriert.

Zur Vertiefung: Belege mit KI erfassen und Wareneingang: Checkliste.

Häufige Fragen

Wie gut funktioniert die Erkennung bei Fotos vom Handy?

Das hängt von Bildqualität, Licht und Layout ab. Gute, gerade, scharfe Aufnahmen werden meist besser gelesen. Legen Sie Hinweise zur Aufnahme fest und prüfen Sie Stichproben.

Brauche ich dafür eine Spezialsoftware?

Nicht unbedingt. Manche Warenwirtschaften haben Funktionen dafür, und für kleine Mengen genügen Scan-Programme mit Texterkennung. Für grössere Mengen lohnt sich eine eigene Lösung, die Sie nach Pilot und Kosten beurteilen.

Was passiert bei einem Erkennungsfehler?

Er muss auffallen und korrigiert werden. Planen Sie Plausibilitätsprüfungen (Mengen im Vergleich zur Bestellung) und Stichproben, und legen Sie fest, wer Fehler behebt.