Fristen aus Lieferantenverträgen mit KI erfassen

Das Problem

Lieferantenverträge verlängern sich oft stillschweigend: Wer nicht rechtzeitig kündigt, ist für ein weiteres Jahr gebunden. Die Fristen stehen irgendwo im Kleingedruckten, in Verträgen, die vor Jahren abgeschlossen wurden und in verschiedenen Ordnern liegen. Eine Übersicht fehlt, und die Termine merken Sie sich meist erst, wenn es zu spät ist.

Das kann teuer werden: ein Wartungsvertrag, der sich um ein Jahr verlängert, obwohl das Gerät längst ersetzt ist, oder ein Abo, dessen Preis ohne Ankündigung angehoben wird. Auch Preisanpassungsklauseln, Mindestmengen und Indexierungen werden leicht übersehen.

KI kann beim Durchsuchen langer Vertragstexte helfen: Sie sucht Laufzeit, Verlängerung, Kündigungsfrist und andere wichtige Stellen und stellt sie übersichtlich dar. Das ist eine strukturierende Hilfe, keine rechtliche Beurteilung.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Sammeln Sie die Verträge. Stellen Sie alle Lieferantenverträge und Zusatzvereinbarungen zusammen, auch Rahmenverträge, Wartungsverträge, Lizenzen und Abos. Beginnen Sie mit den wichtigsten oder teuersten.
2. Prüfen Sie, ob die Verträge in ein KI-Werkzeug dürfen. Verträge können vertraulich sein und Personendaten enthalten. Verwenden Sie nur freigegebene Dienste oder schwärzen Sie sensible Stellen. Siehe Vertragsfristen mit KI erfassen.
3. Legen Sie die gesuchten Angaben fest. Typisch: Vertragsparteien, Beginn, Laufzeit, automatische Verlängerung, Kündigungsfrist und -form, Preisanpassung, Mindestabnahme, Kontakt.
4. Lassen Sie die Angaben herausziehen. Verwenden Sie die Vorlage unten. Bitten Sie die KI, bei jeder Angabe die Fundstelle (Abschnitt oder Artikel) zu nennen, damit Sie sie prüfen können.
5. Kontrollieren Sie jede Angabe im Original. Schlagen Sie die genannten Stellen nach und vergleichen Sie wörtlich. Kündigungsfristen, Verlängerungsregeln und Formvorschriften sind heikel.
6. Tragen Sie die Termine in eine Fristenliste ein. Rechnen Sie den spätesten Kündigungstermin aus und setzen Sie Erinnerungen mit Vorlauf, etwa drei Monate vorher. Geben Sie den Termin und die Fundstelle an.
7. Legen Sie Zuständigkeiten fest. Wer prüft die Liste, wer entscheidet über Kündigung oder Neuverhandlung? Hilfreich vor Gesprächen: Preisverhandlung vorbereiten.
8. Pflegen Sie die Liste. Neue Verträge und Änderungen tragen Sie sofort ein. Prüfen Sie die Liste einmal im Quartal.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt ziehen Sie Angaben aus einem Vertragstext. Fügen Sie nur Texte ein, die Sie in ein freigegebenes Werkzeug eingeben dürfen.

Du hilfst mir bei der Strukturierung eines Lieferantenvertrags. Das ist keine Rechtsberatung.

Ziehe aus dem folgenden Vertragstext diese Angaben heraus und nenne zu jeder die Fundstelle (Artikel/Abschnitt) und den wörtlichen Auszug:
1. Vertragsparteien
2. Vertragsbeginn und Laufzeit
3. Automatische Verlängerung (ja/nein, um welche Dauer)
4. Kündigungsfrist und Form der Kündigung (schriftlich, per Mail, eingeschrieben)
5. Preisanpassung oder Indexierung
6. Mindestabnahme oder Mindestumsatz
7. Zahlungsbedingungen
8. Besondere Pflichten oder Strafen bei Verzug
9. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Regeln: Verwende nur Angaben aus dem Text. Wenn etwas nicht geregelt oder unklar ist, schreibe «nicht gefunden» oder «unklar» und erkläre warum. Berechne keinen Kündigungstermin, sondern nenne nur die Regel. Interpretiere nicht juristisch.

Vertragstext:
[Text oder Auszug]

Berechnen Sie den Kündigungstermin selbst und lassen Sie ihn bei wichtigen Verträgen von einer Fachperson bestätigen.

Fristenliste (Beispiel mit erfundenen Daten)

Worauf Sie achten müssen

• Die KI kann sich irren. Sie kann Fristen verwechseln, Regeln übersehen oder Ausnahmen falsch deuten. Entscheidend ist der Originaltext, nicht die Zusammenfassung.
• Keine Rechtsberatung. Wie Fristen zu berechnen sind und ob eine Klausel gültig ist, beurteilt eine Fachperson. Bei grösseren Beträgen oder Streit holen Sie rechtlichen Rat.
• Vertraulichkeit. Verträge enthalten Geschäftsgeheimnisse und oft Personendaten. Prüfen Sie, welche Werkzeuge erlaubt sind, und schwärzen Sie bei Bedarf. Hinweise bietet der EDÖB.
• Form beachten. Viele Verträge verlangen eine bestimmte Form der Kündigung, etwa eingeschrieben. Eine verpasste Form kann die Kündigung unwirksam machen.
• Nachträge nicht vergessen. Änderungen und Zusatzvereinbarungen gehen dem Grundvertrag oft vor. Prüfen Sie alle zusammengehörenden Dokumente.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Malerbetrieb in Zofingen hat über die Jahre zwölf Verträge mit Lieferanten und Serviceanbietern angesammelt. Frau Müller aus der Administration möchte wissen, wann welche Fristen ablaufen.

Vorher wusste niemand genau, welche Verträge sich automatisch verlängern. Nachher sammelt sie die Verträge, schwärzt Personendaten und lässt die wichtigsten Angaben mit Fundstellen herausziehen. Sie prüft jede Stelle im Original und erkennt, dass der Wartungsvertrag einer Spritzanlage drei Monate vor Ablauf gekündigt werden muss.

Nachher steht eine Fristenliste mit Erinnerungen. Der Wartungsvertrag wird rechtzeitig überprüft, und die Geschäftsleitung bespricht die Konditionen neu, statt sich stillschweigend ein weiteres Jahr zu binden.

So hilft Ihnen Alpasana

Unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben behandelt ein Kursbereich die nicht-juristische Strukturierung von Vertragsdokumenten sowie Einkauf und Projektmanagement. Mit Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarem Abschluss üben Sie, Vertragsangaben übersichtlich aufzubereiten und die Ergebnisse zu prüfen.

Das ersetzt keine rechtliche Beratung. Die Beurteilung von Klauseln und Fristen im Einzelfall gehört zu einer Fachperson.

Häufige Fragen

Darf ich Verträge in ein KI-Werkzeug eingeben?

Das hängt von Vertraulichkeitsklauseln, Inhalt und Dienst ab. Prüfen Sie Ihre Regeln, schwärzen Sie sensible Stellen und verwenden Sie nur freigegebene Werkzeuge. Im Zweifel fragen Sie Ihre Datenschutz- oder Rechtsverantwortliche.

Wie weit im Voraus sollte ich erinnert werden?

Länger als die Kündigungsfrist, am besten mit mindestens einem Monat Puffer, damit Sie verhandeln oder Alternativen prüfen können. Für wichtige Verträge ist ein Vorlauf von drei Monaten üblich.

Was, wenn ich eine Frist verpasst habe?

Prüfen Sie den Vertrag und fragen Sie bei grösseren Beträgen eine Fachperson. Manchmal lässt sich mit dem Lieferanten eine Lösung finden. Ziehen Sie Lehren und pflegen Sie die Fristenliste.