Vertragsfristen mit KI finden: Wie vermeide ich Fehler?

Das Problem

In jedem Betrieb liegen Verträge, die man nur selten anschaut: Software-Abos, Wartungsverträge, Mietverträge für Kopierer, Versicherungen, Reinigungsdienste. Viele verlängern sich automatisch, wenn man nicht rechtzeitig kündigt. Eine verpasste Frist bedeutet dann ein weiteres Jahr Kosten für etwas, das man nicht mehr braucht.

Frau Müller hat in ihrem Sekretariat rund 40 solcher Verträge in einem Ordner. Alle von Hand durchzulesen würde Tage dauern. Eine KI kann die Texte durchsuchen und Fristen in einer Liste zusammenfassen.

Aber hier liegt die Gefahr: Eine Frist kann an unerwarteter Stelle stehen, in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen, in einem Anhang oder in einer Änderungsvereinbarung. Wenn die KI eine Klausel übersieht oder falsch liest, entsteht eine trügerische Sicherheit. Darum gilt: KI sucht vor, Menschen bestätigen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Sammeln Sie die Verträge vollständig. Legen Sie zu jedem Vertrag den Hauptvertrag, Anhänge, Änderungen und die verwiesenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen zusammen. Fristen stehen oft nicht im Hauptdokument.

1. Prüfen Sie, ob die Dokumente in die KI dürfen. Verträge können Vertraulichkeitsklauseln enthalten. Lesen Sie dazu Dürfen Unterlagen mit Geheimhaltungsvereinbarung in KI?.

1. Wählen Sie ein festes Format. Legen Sie fest, welche Angaben Sie je Vertrag brauchen: Vertragspartner, Beginn, Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist, Kündigungstermin, Form der Kündigung, automatische Verlängerung, Fundstelle.

1. Lassen Sie die KI Vertrag für Vertrag auswerten. Verarbeiten Sie nicht alle Dokumente auf einmal. Pro Dokument eine Auswertung, jeweils mit wörtlichem Zitat der Klausel.

1. Kontrollieren Sie jede Angabe am Original. Öffnen Sie die genannte Stelle und lesen Sie den ganzen Absatz. Achten Sie auf Ausnahmen, etwa «ausser bei …» oder «nur schriftlich per Einschreiben».

1. Markieren Sie unklare Fälle. Wo die KI «nicht gefunden» oder [UNSICHER] schreibt, schauen Sie von Hand nach. Prüfen Sie auch, ob Fristen nach Tagen, Wochen oder Monaten berechnet sind.

1. Berechnen Sie den letzten Kündigungstermin sorgfältig. Die Berechnung (Zustellung, Wochenende, Fristende) gehört in Ihre Verantwortung; Hinweise bietet Rechtliche Fristen von KI berechnen lassen?.

1. Tragen Sie die Termine ein. Setzen Sie im Kalender einen Termin mit Vorlauf (zum Beispiel drei Monate vor dem spätesten Kündigungstermin) und notieren Sie die Fundstelle.

Ein weiterer Stolperstein sind Verträge, die sich über mehrere Dokumente erstrecken. Ein Wartungsvertrag verweist vielleicht auf «die jeweils gültigen Allgemeinen Geschäftsbedingungen» auf der Website des Anbieters. Dort steht die Kündigungsfrist, im Vertrag selbst jedoch nicht. Speichern Sie solche Texte mit Datum ab und halten Sie fest, welche Fassung bei Vertragsschluss galt.

Auch Änderungen während der Laufzeit zählen. Wenn der Anbieter die Bedingungen anpasst und Sie schweigen, kann das je nach Vertrag als Zustimmung gelten. Eine Liste, die einmal erstellt und nie wieder angeschaut wird, veraltet deshalb schnell. Planen Sie darum eine jährliche Durchsicht ein.

Vorlage zum Kopieren

Du liest einen Vertrag und extrahierst Fristen. Rechtsordnung: Schweiz.
Gib für den folgenden Vertrag eine Tabelle aus mit diesen Spalten:
Vertragsart | Parteien (als Platzhalter) | Beginn | Mindestlaufzeit | Kündigungsfrist | Kündigungstermin | Form der Kündigung | automatische Verlängerung (ja/nein, um wie lange) | Wörtliches Zitat der Klausel | Fundstelle (Überschrift/Abschnitt)
Regeln:
- Zitiere den Wortlaut der Klausel wörtlich. Wenn keine Klausel vorhanden ist, schreibe «nicht gefunden».
- Rechne keine Kalenderdaten aus, sondern übernimm nur, was im Vertrag steht.
- Markiere widersprüchliche oder unklare Stellen mit [UNSICHER].
- Verweist der Vertrag auf Allgemeine Geschäftsbedingungen oder Anhänge, die nicht im Text enthalten sind, nenne sie unter «Fehlende Unterlagen».
Vertragstext:
[Text einfügen]

Ersetzen Sie den Vertragstext Dokument für Dokument; die Spalten können Sie nach Bedarf kürzen.

Worauf Sie achten müssen

• Übersehene Klauseln: Fristen verstecken sich in Anhängen, Fussnoten oder Änderungsblättern. Geben Sie der KI möglichst alle Teile.
• Falsche Lesart: «Kündigung jeweils auf Jahresende mit drei Monaten Frist» ist etwas anderes als «drei Monate nach Erhalt». Lassen Sie sich bei solchen Formulierungen den genauen Wortlaut zeigen.
• Form der Kündigung: Viele Verträge verlangen Schriftlichkeit oder Einschreiben. Eine formlose E-Mail kann je nach Vertrag nicht genügen.
• Gesetzliche Regeln: Das Obligationenrecht kennt für einzelne Vertragsarten Kündigungsfristen und -termine; was gilt, hängt vom Vertrag ab. Bei Zweifeln hilft eine Fachperson.
• Vertraulichkeit: Laden Sie Verträge nur in freigegebene Dienste.
• Verantwortung: Eine verpasste Frist bleibt Ihre Sache, auch wenn die KI sie falsch gemeldet hat.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Malergeschäft in Aarau hat 23 laufende Verträge für Software, Fahrzeugleasing und Wartung. Die Büroleiterin lässt die Verträge einzeln auswerten und prüft jede Angabe am Original.

Vorher: Fristen kannte nur, wer den Vertrag zufällig in der Hand hatte. Nachher: eine geprüfte Liste mit 23 Zeilen, drei auffällige Verträge mit automatischer Verlängerung und sieben Kalendertermine. Bei zwei Verträgen musste sie Fristen korrigieren, weil die KI die Kündigung «auf Ende eines Quartals» mit «innert drei Monaten» verwechselt hatte. Die Kontrolle am Original hat sich gelohnt.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie lernen möchten, Verträge und Dokumente strukturiert mit KI auszuwerten, bietet absofort den Bereich KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Belegt sind unter anderem die nicht-juristische Strukturierung von Vertragsdokumenten, Praxisaufgaben und ein KI-Lerncoach.

Sie üben, saubere Aufträge zu formulieren und Ergebnisse zu prüfen. Rechtliche Auskünfte zu einzelnen Verträgen gehören nicht zum Angebot.

Häufige Fragen

Darf ich mich auf die Fristliste der KI verlassen?

Nein, nur nach Ihrer Kontrolle am Originaltext. Die Liste ist ein Arbeitsmittel. Verbindlich ist immer der Vertrag selbst.

Wie viele Verträge soll ich auf einmal auswerten?

Arbeiten Sie vertragsweise. Je länger der Text, desto eher übersieht die KI etwas. Prüfen Sie lange Verträge abschnittsweise.

Was ist, wenn ich eine Frist schon verpasst habe?

Prüfen Sie, ob der Vertrag eine ausserordentliche Kündigung oder Verhandlung zulässt, und sprechen Sie mit dem Vertragspartner. Bei grösseren Summen hilft eine Fachperson. Siehe auch Abo und Testphase bei KI-Diensten.

Kann ich die KI auch nach Fristen im Gesetz fragen?

Als erste Orientierung ja, doch Gesetzesfristen und ihre Berechnung sollten Sie in der amtlichen Fassung nachlesen, etwa auf Fedlex.