KI-Vertrag kündigen: Wie sichern wir Daten und Arbeitsabläufe?

Das Problem

Der KI-Dienst, den Ihr Büro seit einem Jahr nutzt, wird teurer, oder ein anderer Anbieter überzeugt mehr. Sie möchten wechseln. Doch in dem alten System stecken Gesprächsverläufe, gespeicherte Anweisungen, hochgeladene Dokumente und kleine Abläufe, die sich das Team mühsam eingerichtet hat. Verschwindet das alles mit der Kündigung?

Das passiert häufiger, als man denkt. Manche Anbieter erlauben einen Export, andere nur eingeschränkt, und nach Vertragsende werden Daten nach einer bestimmten Frist gelöscht, manchmal schon nach Wochen. Wer zu spät handelt, steht mit leeren Händen da.

Hinzu kommt der Datenschutz: Was bei Ihrem früheren Anbieter liegt, soll nach dem Ende nicht ewig dort bleiben. Beides, Sichern und Löschen, lässt sich planen. Hier lesen Sie, wie.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Vertrag und Fristen prüfen: Suchen Sie Kündigungsfrist, Mindestlaufzeit, automatische Verlängerung und Kündigungsform (schriftlich, per Formular, per E-Mail). Tragen Sie den spätesten Kündigungstermin im Kalender ein.
2. Bestandsaufnahme machen: Listen Sie auf, was im Dienst liegt: Chatverläufe, hochgeladene Dateien, gespeicherte Anweisungen oder Assistenten, Vorlagen, Schnittstellen zu anderen Programmen, Konten der Mitarbeitenden.
3. Exportmöglichkeiten klären: Was lässt sich in welchem Format herunterladen? Fragen Sie den Anbieter schriftlich, bis wann der Export nach Vertragsende möglich ist.
4. Wichtiges selbst sichern: Kopieren Sie bewährte Anweisungen (Prompts), Vorlagen und Arbeitsregeln in Ihr eigenes Dokumentenarchiv. Sie sind Ihr geistiges Kapital und lassen sich in jedem Dienst weiterverwenden.
5. Parallelbetrieb planen: Starten Sie den neuen Dienst, bevor Sie den alten kündigen. Testen Sie die wichtigsten Abläufe an harmlosen Beispielen. Siehe Modellwechsel und Anbieterverträge.
6. Personendaten beachten: Enthalten Exporte Personendaten, gehen Sie sorgfältig damit um und speichern Sie sie nur dort, wo sie hingehören. Bei Bedarf können Betroffene ihre Daten herausverlangen, siehe Datenportabilität.
7. Kündigen und Löschung verlangen: Kündigen Sie fristgerecht, verlangen Sie die Löschung Ihrer Daten, auch in Sicherungskopien, und bitten Sie um eine schriftliche Bestätigung samt Datum.
8. Konten und Zugänge schliessen: Entziehen Sie Mitarbeitenden den Zugang, löschen Sie API-Schlüssel und trennen Sie Verbindungen zu anderen Programmen.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Entwurf fragen Sie beim Anbieter nach, bevor Sie kündigen:

Betreff: Fragen zu Datenexport und Löschung bei Vertragsende

Guten Tag
Wir nutzen Ihren Dienst im Tarif [Tarif] (Kundennummer: [Nummer]) und erwägen, den Vertrag zum [Datum] zu kündigen. Bitte beantworten Sie uns schriftlich:
1. Welche Daten (Gesprächsverläufe, Dateien, Einstellungen) können wir in welchem Format exportieren?
2. Bis wann ist der Export nach Vertragsende möglich?
3. Wann werden unsere Daten gelöscht, auch aus Sicherungen, und erhalten wir eine Löschbestätigung?
4. Gelten Kündigungsfristen oder Mindestlaufzeiten, die wir beachten müssen?
5. Was geschieht mit offenen Rechnungen und Guthaben?
Vielen Dank für Ihre Antwort bis [Datum].
Freundliche Grüsse
[Name, Funktion, Betrieb]

Ergänzen Sie weitere Punkte, zum Beispiel Schnittstellen. Senden Sie die Anfrage selbst und bewahren Sie die Antwort auf.

Worauf Sie achten müssen

• Recht auf Datenherausgabe: Das Datenschutzgesetz kennt ein Recht, Personendaten in einem gängigen elektronischen Format herauszuverlangen (Art. 28 DSG). Es gilt für Personen, deren Daten bearbeitet werden, und hat Voraussetzungen. Es ersetzt keine vertragliche Exportregel für Ihre Geschäftsdaten.
• Löschpflichten: Personendaten, die nicht mehr gebraucht werden, sind zu löschen. Der Anbieter sollte zusagen, wann das geschieht.
• Aufbewahrungspflichten: Geschäftsunterlagen müssen Sie je nach Art aufbewahren. Löschen Sie nicht blind, bevor Sie geprüft haben, was gesetzlich archiviert werden muss.
• Geschäftsgeheimnisse: Auch exportierte Dateien enthalten vertrauliche Informationen. Speichern Sie sie nur an geschützten Orten.
• Testphase und Abo-Fallen: Beachten Sie bei Gratis- und Testzugängen, wann daraus ein bezahltes Abo wird. Siehe Testphase und Abo.
• Rechtsprüfung: Bei hohen Beträgen oder Streit über die Laufzeit holen Sie rechtlichen Rat ein.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Architekturbüro in Chur wechselt den KI-Assistenten.

Vorher: Die Inhaberin kündigt im Ärger über eine Preiserhöhung, ohne vorher zu prüfen, was gesichert werden muss. Zwei Wochen später sind die Textvorlagen für Baugesuche und alle Chatverläufe der Mitarbeitenden nicht mehr erreichbar.

Nachher: Beim nächsten Wechsel geht sie anders vor: Sie listet alle Inhalte, sichert die Vorlagen als Dokumente und exportiert Verläufe. Das Team testet den neuen Dienst vier Wochen parallel. Erst danach kündigt sie fristgerecht und lässt sich die Löschung schriftlich bestätigen.

So hilft Ihnen Alpasana

Beim Verbinden von Systemen, beim Aufbau von Abläufen und bei der Dokumentation der Umsetzung unterstützt Alpasana mit KI-Beratung und digitaler Transformation. Laut Beschreibung gehören dazu Schnittstellen und Systemanbindungen, Automatisierungen und die Dokumentation. So wird eine KI-Lösung weniger abhängig von einem einzelnen Anbieter. Konkrete Vertragsfragen klärt eine Fachperson.

Häufige Fragen

Kann ich Chatverläufe immer exportieren?

Nein. Das hängt vom Dienst ab. Manche bieten einen Datenexport im Konto, andere nur eingeschränkte Funktionen. Fragen Sie vor dem Wechsel und testen Sie den Export.

Was ist mit hochgeladenen Dokumenten?

Das sind meistens Ihre eigenen Dateien, von denen Sie ohnehin Kopien haben sollten. Prüfen Sie, ob der Dienst Zusammenfassungen oder Indizes daraus gespeichert hat und ob diese gelöscht werden.

Reicht es, mein Konto zu löschen?

Nicht unbedingt. Fragen Sie, ob Inhalte auch aus Sicherungen entfernt werden und wann. Eine schriftliche Bestätigung schafft Klarheit.

Wie vermeide ich, vom Anbieter abhängig zu werden?

Halten Sie Prompts und Vorlagen unabhängig vom Dienst in eigenen Dokumenten und dokumentieren Sie Abläufe. So lassen sich diese auf einen anderen Dienst übertragen.