Lieferanten auswählen: Kriterien mit KI strukturieren

Das Problem

Sie möchten Lieferanten nach mehr als nur dem Preis beurteilen. Der günstigste Anbieter liefert vielleicht oft zu spät, hat schwankende Qualität oder ist schwer erreichbar. Nach einiger Zeit kosten Nacharbeit, Ausfälle und Ärger mehr, als der tiefere Preis eingespart hat.

Doch ohne Struktur entscheiden Gewohnheit, Sympathie oder die zuletzt gelesene Offerte. Verschiedene Personen im Betrieb haben unterschiedliche Prioritäten: Der Einkauf achtet auf den Preis, die Produktion auf Qualität, der Verkauf auf Liefertermine. Eine gemeinsame Grundlage fehlt.

Eine einfache Bewertungsmatrix schafft Klarheit. Sie hält fest, was Ihnen wichtig ist, und macht die Entscheidung nachvollziehbar. KI kann beim Strukturieren und Formulieren helfen. Die Bewertung der Lieferanten bleibt Ihre Sache.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Sammeln Sie die Anforderungen. Fragen Sie die betroffenen Personen: Was ist uns bei diesem Lieferanten wichtig? Notieren Sie Stichworte wie Preis, Qualität, Liefertreue, Erreichbarkeit, Nachhaltigkeit, Zahlungsbedingungen, Nähe.
2. Wählen Sie fünf bis acht Kriterien. Mehr überfrachtet die Bewertung. Fassen Sie Ähnliches zusammen und formulieren Sie jedes Kriterium so, dass man es beurteilen kann («Liefertermine werden eingehalten», nicht «Zuverlässigkeit»).
3. Gewichten Sie die Kriterien. Verteilen Sie Gewichte, zum Beispiel 1 bis 3 oder Prozentpunkte. Was für Ihren Betrieb entscheidend ist, zählt mehr. Legen Sie die Gewichte vor der Bewertung fest.
4. Definieren Sie die Skala. Eine Skala von 1 bis 5 mit kurzen Beschreibungen (1 = ungenügend, 3 = zufriedenstellend, 5 = sehr gut) hilft, einheitlich zu bewerten.
5. Sammeln Sie Belege. Nutzen Sie Erfahrungen, Offerten, Referenzen und Antworten auf Fragebogen, siehe Lieferantenfragebogen mit KI. Notieren Sie je Bewertung kurz den Grund.
6. Bewerten Sie jeden Lieferanten. Mehrere Personen bewerten unabhängig, dann vergleichen Sie. Grosse Unterschiede klären Sie im Gespräch.
7. Rechnen Sie und besprechen Sie. Multiplizieren Sie Bewertung und Gewicht und addieren Sie. Das Ergebnis ist eine Diskussionsgrundlage. Berücksichtigen Sie zudem die Gesamtkosten, siehe Gesamtkosten im Einkauf.
8. Entscheiden und überprüfen Sie. Halten Sie die Entscheidung mit Begründung fest und prüfen Sie Lieferanten regelmässig neu, zum Beispiel jährlich.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt lassen Sie die Matrix aufbauen. Bewerten Sie die Lieferanten selbst.

Du hilfst mir, eine Bewertungsmatrix für die Lieferantenauswahl in einem Schweizer Betrieb ([Branche]) zu erstellen.

Beschaffungsgegenstand: [Produkt/Dienstleistung]
Was uns wichtig ist (Stichworte): [z. B. Qualität, Liefertreue, Preis, Service, Nähe, Nachhaltigkeit]
Lieferanten im Vergleich: [Lieferant A], [Lieferant B], [Lieferant C]

Erstelle:
1. 6 bis 8 beurteilbare Kriterien mit je einer Beschreibung und einer Frage, wie man sie prüft,
2. einen Vorschlag zur Gewichtung (Summe 100), den ich anpasse,
3. eine Skala von 1 bis 5 mit kurzen Beschreibungen,
4. eine Tabelle mit leeren Feldern für die Bewertungen, Gewichtung, gewichtete Summe und Bemerkung,
5. drei Fragen, die ich Lieferanten stellen sollte, um Kriterien zu belegen.
Regeln: Bewerte die Lieferanten nicht selbst. Erfinde keine Angaben über Lieferanten.

Besprechen Sie Kriterien und Gewichte im Team, bevor Sie bewerten. Gewichte nachträglich zu ändern, verfälscht das Ergebnis.

Beispiel einer Matrix (erfundene Werte)

Worauf Sie achten müssen

• Zahlen täuschen Genauigkeit vor. Eine Matrix ist eine Strukturhilfe, kein objektives Urteil. Prüfen Sie das Ergebnis mit gesundem Menschenverstand.
• Belege statt Bauchgefühl. Bewertungen sollten auf Erfahrungen und Unterlagen beruhen. Notieren Sie Gründe, sonst wird es später beliebig.
• Fairness gegenüber Lieferanten. Behandeln Sie alle gleich und informieren Sie über die Kriterien, wenn Sie ein formelles Verfahren führen.
• Risiken nicht vergessen. Abhängigkeiten, finanzielle Stabilität und Standort können wichtig sein. Siehe Lieferantenrisiken.
• Keine vertraulichen Angaben in KI-Chats. Preise und Konditionen von Lieferanten sind Geschäftsgeheimnisse. Verwenden Sie Platzhalter oder anonymisierte Beispiele. Hinweise bietet der EDÖB für Personendaten.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Metzgerei in Sursee sucht einen neuen Verpackungslieferanten. Frau Müller aus dem Einkauf möchte nicht nur den günstigsten wählen.

Vorher lagen drei Offerten vor, und der Chef neigte zum tiefsten Preis. Nachher legt sie mit Chef und Produktionsleiter sechs Kriterien fest: Qualität, Liefertreue, Preis, Mindestbestellmenge, Erreichbarkeit, Nachhaltigkeit. Der Chef setzt Liefertreue höher als Preis, weil Verpackungsmangel den Betrieb lahmlegt.

Die Bewertung zeigt, dass der Anbieter mit dem mittleren Preis insgesamt am besten abschneidet. Die Entscheidung ist begründet, und die Kriterien lassen sich für künftige Auswahlen wiederverwenden.

So hilft Ihnen Alpasana

Unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben finden Sie Kurse zur Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen, Projektmanagement, Einkauf und weiteren Büroaufgaben, mit Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarem Abschluss. Dort üben Sie, Auswahlprozesse mit KI zu strukturieren und Ergebnisse zu prüfen.

Die Bewertung Ihrer Lieferanten stützt sich auf Ihre Erfahrungen und bleibt Ihre Aufgabe.

Häufige Fragen

Wie wichtig ist der Preis in der Matrix?

Das hängt von Ihrem Betrieb ab. Meist zählt der Preis wichtig, aber nicht allein. Legen Sie das Gewicht gemeinsam fest und prüfen Sie zusätzlich die Gesamtkosten.

Sollen Lieferanten die Kriterien kennen?

Bei formellen Verfahren oder Ausschreibungen ja, das schafft Transparenz. Bei einfachen Einkäufen genügt eine interne Bewertung.

Wie oft sollen wir Lieferanten neu bewerten?

Mindestens einmal pro Jahr und nach besonderen Vorfällen. So erkennen Sie Veränderungen früh und haben eine Grundlage für Gespräche.