Lieferantenfragebogen mit KI erstellen

Das Problem

Ein neuer Lieferant soll aufgenommen werden. Sie wissen wenig über ihn: Wie zuverlässig liefert er, wie sichert er Qualität, wie geht er mit Daten um, hat er Referenzen? Jeder Einkäufer fragt anders, mal per Telefon, mal per Mail, mal gar nicht. Am Ende liegen Antworten vor, die sich nicht vergleichen lassen.

Ein einheitlicher Fragebogen löst das. Er stellt jedem neuen Lieferanten dieselben Fragen und hält die Antworten fest. So entscheiden Sie nicht nach Bauchgefühl, sondern auf einer vergleichbaren Grundlage.

Einen solchen Fragebogen von Grund auf zu schreiben, kostet Zeit. KI kann einen Entwurf liefern, den Sie auf Ihre Anforderungen zuschneiden. Wichtig ist, dass er nicht zu lang wird und dass Sie die Antworten selbst bewerten.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie, wofür der Fragebogen dient. Aufnahme neuer Lieferanten, jährliche Überprüfung, Prüfung kritischer Lieferanten? Der Zweck bestimmt die Tiefe.

1. Legen Sie Ihre Anforderungen fest. Was ist Ihnen wichtig: Qualität, Termintreue, Preisstabilität, Zertifikate, Datenschutz, Nachhaltigkeit, Notfallplanung, Haftpflichtversicherung? Schreiben Sie fünf bis acht Kriterien auf; siehe Kriterien für die Lieferantenauswahl.

1. Bestimmen Sie die Gruppen. Nicht jeder Lieferant braucht denselben Fragebogen. Ein Büromateriallieferant braucht weniger als ein Zulieferer sicherheitsrelevanter Teile. Eine kurze und eine ausführliche Version genügen.

1. Lassen Sie die KI einen Entwurf erstellen. Geben Sie Branche, Kriterien und Gruppe an (siehe Vorlage). Fordern Sie klare, kurze Fragen mit Ja/Nein, Auswahl oder kurzer Antwort.

1. Kürzen Sie auf das Nötige. Streichen Sie jede Frage, deren Antwort Sie nicht auswerten würden. Ein Fragebogen mit über 30 Fragen wird oft nicht oder oberflächlich beantwortet.

1. Ergänzen Sie Belege. Wo sinnvoll: «Bitte beilegen: Zertifikat, Versicherungsbestätigung, Referenzliste.» Fragen ohne Beleg sind Selbstauskunft, nicht mehr.

1. Lassen Sie fachkundige Personen prüfen. Qualitätsverantwortliche, Datenschutzstelle, Treuhand oder Recht prüfen die Fragen in ihrem Bereich. KI-Entwürfe können Pflichten falsch darstellen.

1. Verschicken Sie ihn mit einem kurzen Begleittext. Zweck, Frist, Ansprechperson, Vertraulichkeit der Angaben. Kunden von heute sind Lieferanten von morgen: Ton freundlich und respektvoll.

1. Werten Sie die Antworten aus. Bewerten Sie nach Ihren Kriterien (zum Beispiel Ampel oder Punkte). Die KI kann Antworten zusammenfassen und Lücken markieren; die Bewertung machen Sie. Siehe Lieferantenangebote vergleichen.

1. Aktualisieren Sie den Fragebogen. Nach den ersten Rückläufen, bei neuen Anforderungen und mindestens jährlich.

Beispielgliederung:

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt entwerfen Sie den Fragebogen. Verwenden Sie keine vertraulichen Angaben zu bestehenden Lieferanten.

Erstelle auf Deutsch (Schweiz) einen Lieferantenfragebogen zur Selbstauskunft für neue Lieferanten unseres Betriebs ([Branche, Grösse]). Gruppe: [z. B. Lieferanten von Verbrauchsmaterial / sicherheitsrelevanten Teilen / Dienstleister mit Zugriff auf Daten].
Unsere Anforderungen: [fünf bis acht Kriterien, z. B. Termintreue, Qualitätsnachweis, Datenschutz, Nachhaltigkeit, Versicherung].
Gestalte: 1. höchstens 25 klare Fragen in Abschnitten, mit Antwortformat (Ja/Nein, Auswahl, kurze Antwort, Beleg beilegen),
2. einen kurzen Begleittext an den Lieferanten (höchstens 100 Wörter, höflich, mit Platzhaltern für Frist und Ansprechperson),
3. ein Bewertungsschema (Ampel) für den Einkauf, mit Kriterien je Abschnitt,
4. eine Liste von drei Punkten, die rechtlich oder fachlich von Spezialisten geprüft werden sollten.
Behaupte keine gesetzlichen Pflichten, die du nicht sicher kennst.

Streichen Sie, was Sie nicht auswerten; behalten Sie den Fragebogen auf wenigen Seiten.

Worauf Sie achten müssen

• Entwürfe können Pflichten falsch darstellen. Fragen zu Datenschutz, Zertifikaten oder Nachhaltigkeit sollten Fachleute prüfen. Die KI kennt Ihre Branche nur allgemein.
• Selbstauskunft ist nicht Prüfung. Antworten sind Angaben des Lieferanten. Wichtige Aussagen lassen Sie sich belegen.
• Verhältnismässigkeit. Kleine Lieferanten dürfen nicht mit unverhältnismässig langen Fragebogen überfordert werden. Passen Sie den Umfang an die Bedeutung an.
• Datenschutz. Fragen Sie nur nach Angaben, die Sie brauchen. Daten von Ansprechpersonen sind Personendaten; behandeln Sie sie vertraulich. Wenn der Lieferant Zugriff auf Ihre Daten bekommt, brauchen Sie vertragliche Regeln; im Einzelfall klärt das eine Fachperson.
• Gleichbehandlung. Wenden Sie denselben Fragebogen bei vergleichbaren Lieferanten an, damit der Vergleich fair ist.
• Antworten nicht blind in die KI. Wenn Sie Antworten zusammenfassen lassen, anonymisieren Sie vertrauliche Angaben und prüfen Sie das Ergebnis.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Cateringbetrieb in Thun will einen neuen Lieferanten für Bio-Gemüse aufnehmen. Bisher wurden Zusagen mündlich eingeholt.

Vorher: Kein Überblick, wer Zertifikate vorweisen kann. Nachher: Der Betrieb lässt mit KI einen Fragebogen mit 18 Fragen entwerfen: Herkunft, Zertifikat (Beleg), Lieferfrist, Kühlkette, Ersatz bei Ausfall, Referenzen. Die Qualitätsverantwortliche kürzt und ergänzt. Zwei Lieferanten füllen ihn aus, die Antworten lassen sich nebeneinanderlegen. Die Entscheidung fällt auf den Anbieter mit nachweislicher Kühlkette und Ersatzplan.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihr Einkaufsteam lernen soll, KI für Fragebogen, Vergleiche und Auswertungen verantwortungsvoll einzusetzen, bietet absofort Praxiskurse zu konkreten Arbeitsaufgaben. Laut Beschreibung gehören Einkauf, Excel und Datenverständnis sowie Qualitätsprüfung und Einsatzregeln dazu. Mehr unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben.

Die Inhalte Ihres Fragebogens bestimmen Sie selbst; der Kurs unterstützt bei der sauberen Arbeit mit KI-Entwürfen.

Häufige Fragen

Wie lang darf der Fragebogen sein?

So kurz wie möglich, meist 15 bis 25 Fragen. Für kritische Lieferanten darf eine ausführlichere Version eingesetzt werden.

Muss jeder Lieferant ihn ausfüllen?

Nicht zwingend. Legen Sie Kriterien fest, ab wann er verlangt wird (zum Beispiel neue Lieferanten oder ab einem Auftragsvolumen).

Was tun, wenn ein Lieferant nicht antwortet?

Fragen Sie freundlich nach und klären Sie, ob er den Aufwand scheut oder etwas verbirgt. Bei kritischen Anforderungen kann das ein Ausschlusskriterium sein.

Kann die KI die Antworten bewerten?

Sie kann zusammenfassen und Lücken markieren. Die Bewertung nach Ihren Kriterien und die Entscheidung bleiben bei Ihnen.