Lieferantenangebote mit KI vergleichbar machen

Das Problem

Frau Müller hat drei Offerten für neue Büromöbel auf dem Tisch. Der eine Lieferant listet jedes Tischbein einzeln auf, der zweite bietet ein Paket an, der dritte rechnet Lieferung und Montage separat und gewährt Skonto. Welches Angebot ist am günstigsten? Ehrlich gesagt: Sie weiss es nicht.

Angebote sind selten direkt vergleichbar. Positionen heissen anders, Mengen sind verschieden gebündelt, und wichtige Punkte wie Lieferfrist, Garantie oder Zahlungsbedingungen stecken im Kleingedruckten. Wer nur die Endsumme vergleicht, übersieht leicht Zusatzkosten.

Einen sauberen Vergleich von Hand zu erstellen, dauert lange. Genau hier kann KI helfen: Sie liest Angebote, ordnet Positionen und erstellt eine Tabelle. Sie macht dabei aber auch Fehler, etwa beim Abschreiben von Zahlen. Deshalb gehört eine Kontrolle zwingend dazu.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Legen Sie Ihre Vergleichskriterien fest. Schreiben Sie vorher auf, was für Sie zählt: Preis pro Einheit, Gesamtpreis, Lieferfrist, Garantie, Zahlungsbedingungen, Montage, Service. Die Seite Kriterien für die Lieferantenauswahl hilft dabei.

1. Prüfen Sie, ob die Angebote vertraulich sind. Offerten enthalten Preise und Konditionen, die Lieferanten oft nicht öffentlich machen. Nutzen Sie einen KI-Dienst, den Ihr Betrieb für Geschäftsunterlagen freigegeben hat. Andernfalls ersetzen Sie Lieferantennamen durch «Anbieter A, B, C».

1. Laden Sie die Angebote hoch oder kopieren Sie den Text. Viele KI-Dienste können PDF-Dateien lesen. Bei eingescannten Dokumenten klappt das nicht immer zuverlässig. Prüfen Sie zuerst, ob die KI alle Seiten vollständig erfasst hat.

1. Lassen Sie eine Vergleichstabelle erstellen. Nutzen Sie die Vorlage unten. Die KI soll gleiche Leistungen in einer Zeile zusammenführen und Positionen, die nur ein Anbieter hat, separat aufführen.

1. Kontrollieren Sie jede Zahl. Vergleichen Sie Einzelpreise, Mengen und Summen mit den Original-Offerten. Rechnen Sie Summen in Excel nach, statt der KI zu vertrauen. Sprachmodelle können sich verrechnen.

1. Ergänzen Sie fehlende Angaben. Wo die Tabelle «nicht angegeben» zeigt, fragen Sie beim Lieferanten nach. Fehlt etwa die Lieferfrist, ist das ein wichtiger Punkt für die Rückfrage.

1. Bewerten Sie selbst. Gewichten Sie Ihre Kriterien und treffen Sie die Entscheidung. Denken Sie an die Gesamtkosten über die Nutzungsdauer; mehr dazu unter Gesamtkosten im Einkauf.

Vorlage zum Kopieren

Ich vergleiche [Anzahl] Angebote für [Produkt/Dienstleistung]. Die Angebote folgen unten, bezeichnet als Anbieter A, B, C.
Erstelle eine Vergleichstabelle mit diesen Spalten: Leistung/Position | Anbieter A | Anbieter B | Anbieter C | Bemerkung.
Regeln:
- Fasse gleichwertige Leistungen in einer Zeile zusammen, auch wenn sie anders heissen. Erkläre in «Bemerkung», warum du sie gleichsetzt.
- Positionen, die nur ein Anbieter nennt, kommen in eine eigene Zeile.
- Ergänze Zeilen für: Lieferfrist, Lieferkosten, Montage, Garantie, Zahlungsfrist, Skonto, Rabatt, Gültigkeit des Angebots, MWST enthalten ja/nein.
- Schreibe «nicht angegeben», wenn eine Information fehlt. Erfinde nichts.
- Übernimm Zahlen exakt und gib keine Empfehlung ab.
Angebote: [Text oder Dateien]

Passen Sie die Zusatzzeilen an Ihre Kriterien an; übertragen Sie die Tabelle danach in Excel und rechnen Sie die Summen selbst nach.

Worauf Sie achten müssen

• Abschreibfehler: KI kann Zahlen vertauschen, Kommastellen verschieben oder Positionen übersehen. Prüfen Sie alle Beträge.
• Falsche Gleichsetzung: Zwei ähnlich klingende Positionen sind nicht immer gleichwertig. Ein «Bürostuhl ergonomisch» kann sehr Unterschiedliches bedeuten.
• Mehrwertsteuer: Manche Angebote sind netto, andere brutto. Achten Sie darauf, dass alle Beträge auf derselben Basis verglichen werden.
• Vertraulichkeit: Offerten sind Geschäftsunterlagen. Nutzen Sie nur freigegebene Dienste.
• Keine Empfehlung blind übernehmen: Wenn die KI dennoch eine Empfehlung gibt, ist diese nur ein Vorschlag ohne Kenntnis Ihrer Prioritäten.
• Gescannte PDFs: Bei schlechter Scanqualität erkennt die KI Text womöglich falsch.

Diese leere Tabelle können Sie als Kontrollblatt verwenden, um die KI-Ergebnisse von Hand abzugleichen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Zahnarztpraxis in Burgdorf holte drei Angebote für einen neuen Sterilisator ein. Auf den ersten Blick war Anbieter B am günstigsten. Die KI-Tabelle zeigte jedoch, dass bei B die Installation, die Schulung und die erste Wartung nicht enthalten waren, während A diese im Preis hatte.

Die Praxisassistentin rechnete die fehlenden Positionen nach und fragte bei B nach den Zusatzkosten. Am Ende lag Anbieter A insgesamt leicht günstiger und bot die längere Garantie. Die Entscheidung traf die Praxisinhaberin auf Grund der geprüften Tabelle.

So hilft Ihnen Alpasana

Im Angebot KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort gibt es Kurse zum Einkauf und zu Excel, Datenverständnis und Dashboards. Sie üben dort, Angebote und Zahlen mit KI vorzubereiten, Tabellen sauber aufzubauen und Ergebnisse zu prüfen.

Die Kurse sind online, ein KI-Lerncoach unterstützt Sie, und Praxisaufgaben schliessen mit einem verifizierbaren Abschluss ab. So setzen Sie KI im Einkauf gezielt ein, ohne die Kontrolle abzugeben.

Häufige Fragen

Kann die KI auch Angebote in verschiedenen Währungen vergleichen?

Sie kann Beträge umrechnen, kennt aber nicht unbedingt den aktuellen Kurs. Geben Sie den Umrechnungskurs selbst vor und prüfen Sie die Berechnung. Achten Sie auch auf Zoll und Transportkosten.

Was mache ich mit sehr langen Angeboten?

Teilen Sie lange Offerten in Abschnitte auf und lassen Sie zuerst jede einzeln zusammenfassen. Danach erstellen Sie die Vergleichstabelle. So geht weniger verloren.

Darf ich die Vergleichstabelle dem Lieferanten zeigen?

Die Preise anderer Lieferanten sind vertraulich. Nutzen Sie die Tabelle intern. Für Verhandlungen können Sie allgemeine Hinweise geben; die Seite Preisverhandlung im Einkauf zeigt, wie.

Lohnt sich das auch bei kleinen Bestellungen?

Bei kleinen, einfachen Bestellungen ist ein Vergleich von Hand oft schneller. Die KI lohnt sich vor allem, wenn Angebote viele Positionen oder unterschiedliche Bedingungen haben.