Lieferantenanfrage mit KI schreiben: Vorlage

Das Problem

Sie brauchen Material, eine Dienstleistung oder Ausrüstung und möchten bei mehreren Lieferanten Offerten einholen. Doch jede Anfrage formulieren Sie anders, und die Antworten kommen in unterschiedlicher Form zurück: der eine nennt den Preis pro Stück, die andere pro Paket, ein Dritter lässt Lieferkosten offen. Vergleichen lässt sich das kaum.

Dazu kommt, dass Anfragen oft eilig geschrieben werden. Fehlende Angaben, etwa zur Menge, zum Liefertermin oder zu den Zahlungsbedingungen, führen zu Rückfragen und Verzögerungen. Im schlimmsten Fall vergleichen Sie Angebote, die gar nicht dasselbe beinhalten.

Ein klarer, einheitlicher Anfragetext löst das. Er stellt dieselben Fragen in derselben Reihenfolge, sodass die Antworten vergleichbar werden. KI kann Ihnen den Text entwerfen und in die richtige Form bringen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie den Bedarf. Was genau brauchen Sie, wie viel, bis wann, wohin? Notieren Sie Menge, Qualität, Masse, Liefertermin und Lieferort. Unklarer Bedarf führt zu unklaren Angeboten. Hilfe: Anforderungen für eine Beschaffung formulieren.
2. Legen Sie fest, was das Angebot enthalten soll. Preis pro Einheit und Gesamtpreis, Lieferkosten, Lieferzeit, Zahlungsbedingungen, Gültigkeit, Garantie, Ansprechperson. Diese Liste schreiben Sie in die Anfrage.
3. Wählen Sie die Lieferanten aus. Zwei bis fünf genügen meist. Beachten Sie Ihre Auswahlkriterien, siehe Lieferanten auswählen.
4. Lassen Sie den Text entwerfen. Verwenden Sie die Vorlage unten und geben Sie Bedarf und Angebotsliste ein. Vertrauliche Informationen und Preise, die Sie nicht preisgeben wollen, bleiben draussen.
5. Prüfen Sie den Entwurf. Stimmen Menge, Masse und Termin? Wurde etwas hinzugefügt, das Sie nicht wollten, etwa eine Zusage? Streichen Sie Überflüssiges.
6. Setzen Sie eine Antwortfrist. Nennen Sie ein Datum, bis zu dem Offerten eingehen sollen, und eine Ansprechperson für Rückfragen.
7. Senden Sie allen denselben Text. Nur die Anrede wird angepasst. So bleiben die Angebote vergleichbar.
8. Dokumentieren Sie. Legen Sie Anfrage, Versanddatum und Antworten gemeinsam ab. Das erleichtert den Vergleich und spätere Nachfragen.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt erstellen Sie den Anfragetext. Setzen Sie Ihre Angaben ein und prüfen Sie jedes Detail.

Du hilfst mir, eine Angebotsanfrage an Lieferanten zu schreiben. Ich arbeite in einem Schweizer Betrieb ([Branche]).

Bedarf:
- Produkt/Dienstleistung: [Beschreibung]
- Menge: [Zahl, Einheit]
- Spezifikation/Qualität: [Angaben, z. B. Masse, Norm, Material]
- Liefertermin: [Datum oder Zeitraum]
- Lieferort: [Ort, ohne genaue Adresse, falls vertraulich]

Das Angebot soll enthalten:
1. Preis pro Einheit und Gesamtpreis (in CHF, exkl./inkl. MWST),
2. Lieferkosten,
3. Lieferzeit ab Bestellung,
4. Zahlungsbedingungen,
5. Gültigkeit des Angebots,
6. Garantie/Gewährleistung,
7. Ansprechperson.

Antwortfrist: bis [Datum]. Rückfragen an: [Name, Kontakt].

Ton: sachlich, höflich, Anrede «Sie». Länge: höchstens 150 Wörter plus nummerierte Liste.
Regeln: Mache keine Zusagen zu Bestellung oder Preisen. Erfinde keine Angaben. Verwende [Lieferant] als Platzhalter für den Namen.

Passen Sie Angaben an Ihren Fall an und senden Sie die Anfrage erst nach eigener Prüfung.

Warum eine einheitliche Anfrage hilft

Worauf Sie achten müssen

• Vertrauliche Angaben schützen. Geben Sie Lieferanten und KI nur das Nötige. Interne Budgets oder Preise anderer Anbieter gehören nicht in die Anfrage.
• Eine Anfrage ist keine Bestellung. Formulieren Sie so, dass keine verbindliche Zusage entsteht. Rechtliche Wirkungen von Anfragen und Offerten lassen Sie im Zweifel prüfen.
• Gleichbehandlung. Wenn Sie Lieferanten vergleichen, behandeln Sie alle gleich. Das schafft Fairness und bessere Vergleichbarkeit.
• KI kennt Ihre Normen nicht. Technische Spezifikationen und Normen müssen Sie selbst prüfen. Die KI kann hier Fehler machen oder Angaben erfinden.
• Datenschutz. Falls Personendaten enthalten sind, etwa Ansprechpersonen, gelten die üblichen Pflichten. Hinweise bietet der EDÖB.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Schreinerei in Burgdorf braucht Beschläge für eine Serie von Küchen. Frau Müller aus dem Einkauf will bei vier Lieferanten anfragen.

Vorher schrieb sie jeweils einzelne Mails, und die Antworten waren schwer vergleichbar: Zwei nannten Preise ohne Lieferkosten, einer rechnete pro Paket. Nachher legt sie die Angebotsliste fest, lässt sich den Anfragetext mit KI entwerfen und prüft Mengen und Termine.

Alle vier Lieferanten erhalten denselben Text. Die Offerten kommen in vergleichbarer Form zurück, mit Lieferkosten und Gültigkeit. Der Vergleich dauert halb so lang, und Rückfragen sind selten.

So hilft Ihnen Alpasana

Der Kurs Prompt Engineering vermittelt laut Beschreibung, wie Sie Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festlegen, Beispiele zur Steuerung einsetzen und Prompts überarbeiten. Datenschutz wird berücksichtigt, Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich.

Damit entwerfen Sie Texte wie Lieferantenanfragen verlässlicher. Im Kurs entsteht ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess, der Online-Kurs bietet ein Zertifikat.

Häufige Fragen

Wie viele Lieferanten soll ich anfragen?

Zwei bis fünf sind für die meisten Fälle sinnvoll. Mehr Antworten erhöhen den Vergleichsaufwand, weniger bieten kaum Vergleichsmöglichkeit.

Darf ich Preise anderer Lieferanten nennen?

Besser nicht. Das gilt als unfein und kann vertragliche Vereinbarungen berühren. Verhandeln Sie auf Basis Ihrer Anforderungen.

Kann die KI die Offerten gleich vergleichen?

Sie kann Angebote in eine Tabelle bringen. Prüfen Sie Zahlen und Bedingungen selbst, siehe Lieferantenangebote mit KI vergleichen.