Anforderungen für eine Beschaffung mit KI formulieren

Das Problem

Sie müssen etwas beschaffen: ein neues Gerät, eine Software, Material für ein Projekt oder eine Dienstleistung. Bevor Sie Angebote anfordern können, müssen Sie beschreiben, was Sie eigentlich brauchen. Das klingt einfach, ist aber oft der schwierigste Teil.

Typisch ist, dass jede Person im Betrieb etwas anderes erwartet. Die Produktion will Leistung, die Buchhaltung einen tiefen Preis, die Geschäftsleitung Zukunftssicherheit. Wenn niemand die Anforderungen aufschreibt, erhalten Sie Angebote, die nicht vergleichbar sind, oder Sie kaufen etwas, das später nicht passt. Nachträgliche Änderungen sind teuer.

Ein Anforderungskatalog (manchmal Lastenheft oder Pflichtenheft genannt) hält fest, was gefordert ist. Er muss kein Fachdokument sein: Eine gut strukturierte Seite genügt oft. KI kann beim Ordnen und Formulieren helfen, damit nichts Wichtiges fehlt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Beschreiben Sie das Ziel. Schreiben Sie in zwei bis drei Sätzen, wofür Sie die Beschaffung brauchen und welches Problem sie löst. Zum Beispiel: «Wir brauchen ein Gerät, das Etiketten für 500 Packstücke pro Tag druckt.»
2. Sammeln Sie Wünsche der Beteiligten. Fragen Sie die Anwender, was sie brauchen, und die Verantwortlichen für Betrieb, Sicherheit, Finanzen. Notieren Sie Stichworte ohne Bewertung.
3. Trennen Sie Muss und Kann. Muss-Kriterien sind zwingend, ohne sie wäre das Angebot unbrauchbar. Kann-Kriterien sind wünschenswert. Diese Trennung ist der wichtigste Schritt, weil sie Angebote vergleichbar macht.
4. Formulieren Sie messbar. Statt «schnell» schreiben Sie «druckt mindestens X Etiketten pro Minute», statt «günstig» nennen Sie einen Budgetrahmen. Zahlen nennen Sie nur, wenn Sie sie wirklich kennen oder festlegen.
5. Ergänzen Sie Rahmenbedingungen. Termine, Lieferort, Schulung, Wartung, Garantie, Schnittstellen zu bestehenden Systemen, Datenschutz, Platzbedarf.
6. Lassen Sie die KI strukturieren. Geben Sie Ihre Stichworte in die Vorlage unten und lassen Sie sich einen Katalog entwerfen. Geben Sie keine vertraulichen Informationen ein.
7. Prüfen Sie fachlich. Lassen Sie die Anwender und Fachverantwortlichen den Entwurf lesen. Die KI kann Anforderungen erfinden oder Technisches falsch einordnen.
8. Verwenden Sie den Katalog für Anfrage und Bewertung. Er wird Grundlage der Lieferantenanfrage und der Lieferantenauswahl.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt bringen Sie Ihre Stichworte in einen Anforderungskatalog. Passen Sie die Angaben an.

Du hilfst mir, einen Anforderungskatalog für eine Beschaffung in einem Schweizer Betrieb ([Branche], [Anzahl] Mitarbeitende) zu schreiben.

Beschaffungsgegenstand: [Produkt/Dienstleistung]
Ziel / Problem, das gelöst werden soll: [2–3 Sätze]
Stichworte der Beteiligten:
- [Anwender: ...]
- [Betrieb/IT: ...]
- [Finanzen: ...]
Rahmen: Budget [Rahmen oder «offen»], Termin [Datum], Lieferort [Ort], bestehende Systeme [z. B. Software, Maschinen]

Erstelle einen Katalog mit:
1. Zielbeschreibung (3 Sätze),
2. Muss-Kriterien (nummeriert, jeweils messbar formuliert),
3. Kann-Kriterien (nummeriert, mit Priorität hoch/mittel/niedrig),
4. Rahmenbedingungen (Termin, Lieferung, Schulung, Wartung, Garantie, Datenschutz),
5. Offene Punkte und Fragen an die Beteiligten.
Regeln: Erfinde keine technischen Werte, Normen oder Preise. Wo Angaben fehlen, schreibe [KLÄREN]. Einfache Sprache.

Lassen Sie jede Zahl und jedes Muss-Kriterium von der zuständigen Fachperson bestätigen.

Muss und Kann im Vergleich

Worauf Sie achten müssen

• Nicht zu viele Muss-Kriterien. Wer alles zur Pflicht erklärt, schliesst gute Angebote aus. Beschränken Sie Muss-Kriterien auf das wirklich Unverzichtbare.
• Keine Anbieterlösung vorwegnehmen. Beschreiben Sie, was Sie erreichen wollen, nicht schon die Lösung eines bestimmten Herstellers. Sonst bleibt der Vergleich eng.
• KI erfindet gern Details. Technische Werte, Normen oder Funktionen, die nicht von Ihnen stammen, müssen Sie prüfen und streichen.
• Vertrauliche Informationen schützen. Budgetgrenzen, interne Pläne oder Kundendaten gehören nicht in öffentliche KI-Werkzeuge. Hinweise zum Datenschutz bietet der EDÖB.
• Gesetzliche Vorgaben beachten. Für öffentliche Auftraggeber gelten Beschaffungsregeln, die über diese Anleitung hinausgehen. Klären Sie das bei Bedarf mit einer Fachperson.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Bäckerei in Brugg möchte eine neue Teigknetmaschine anschaffen. Frau Müller aus der Administration sammelt die Anforderungen.

Vorher wollte der Chef «etwas Grösseres», der Produktionsleiter «etwas Zuverlässiges», und beide meinten Verschiedenes. Nachher hält sie das Ziel fest (mehr Teig pro Charge, einfache Reinigung), trennt Muss und Kann (Muss: Fassungsvermögen, Anschlussleistung, Lieferung vor Weihnachtsgeschäft; Kann: Programme speicherbar) und lässt die KI den Katalog ordnen.

Der Produktionsleiter korrigiert zwei Werte. Die Angebote kommen anschliessend vergleichbar zurück, und die Entscheidung stützt sich auf geklärte Kriterien.

So hilft Ihnen Alpasana

Bei KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben finden Sie unter anderem Kurse zu Einkauf, Projektmanagement und der Vorbereitung von Unterlagen, mit Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarem Abschluss. Dort üben Sie, Bedarf strukturiert zu beschreiben und KI-Entwürfe kritisch zu prüfen.

Die fachlichen Anforderungen Ihres Betriebs kennen nur Sie und Ihre Fachleute.

Häufige Fragen

Wie lang soll ein Anforderungskatalog sein?

Für kleine Beschaffungen reicht eine Seite, für grössere Vorhaben mehr. Je klarer und kürzer, desto besser verstehen ihn Lieferanten und Beteiligte.

Dürfen Anforderungen später geändert werden?

Ja, aber Änderungen nach Angebotsstart können Vergleichbarkeit und Fairness beeinträchtigen. Klären Sie Anforderungen vorab so gut wie möglich, und informieren Sie alle Anbieter bei Änderungen gleichzeitig.

Brauche ich ein Pflichtenheft oder reicht eine Liste?

Für einfache Beschaffungen reicht eine strukturierte Liste. Bei komplexen Systemen oder Software lohnt sich ein ausführlicheres Dokument, eventuell mit externer Unterstützung.