KI-Anforderungskatalog: Vorlage für die Beschaffung

Das Problem

Ein Anbieter führt Ihnen sein KI-Produkt vor: schöne Oberfläche, beeindruckende Beispiele, überzeugende Argumente. Danach sieht der nächste Anbieter etwas ganz anderes, mit anderen Stärken. Am Ende wissen Sie nicht mehr, was Sie eigentlich brauchen, und entscheiden nach Eindruck, Preis oder Sympathie.

Das ist ein häufiger Fehler bei der Beschaffung. Vorführungen sind darauf angelegt, Stärken zu zeigen. Ob das Produkt Ihre Aufgaben löst, Ihre Daten schützt, in Ihre Abläufe passt und langfristig bezahlbar bleibt, zeigen sie nicht. Wer ohne eigene Kriterien sucht, lässt die Anbieter den Massstab setzen.

Ein Anforderungskatalog dreht das um. Sie legen vorher fest, was zählt. Dann können Sie Anbieter an Ihren Kriterien messen, nicht an deren Präsentation. Dieser Beitrag bietet eine Vorlage.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Beschreiben Sie das Problem, nicht die Lösung. Welche Aufgabe soll besser, schneller oder sicherer werden? Wer arbeitet damit, wie oft, in welchen Abläufen? «Wir brauchen KI» ist keine Anforderung; «Kundenanfragen sollen innerhalb eines Arbeitstags beantwortet werden» ist eine.

1. Sammeln Sie die Anforderungen. Befragen Sie die Menschen, die täglich damit arbeiten werden, die IT, den Datenschutz und die Geschäftsleitung. Notieren Sie alles, zunächst ungeordnet: Funktionen, Daten, Sprache, Integration, Sicherheit, Kosten, Support.

1. Trennen Sie Muss von Wunsch. Muss-Kriterien sind Bedingungen: Fehlt eines, kommt das Produkt nicht in Frage. Wunschkriterien sind Pluspunkte. Prüfen Sie jedes Muss-Kriterium kritisch: Wäre das Projekt wirklich unmöglich ohne? Zu viele Muss-Kriterien schliessen alle Anbieter aus.

1. Ergänzen Sie Ausschlusskriterien. Was darf nicht passieren: Speicherung der Daten ausserhalb bestimmter Länder, Training mit Ihren Eingaben, fehlender Vertrag zur Auftragsbearbeitung, keine Exportmöglichkeit? Ausschlusskriterien erleichtern die Vorauswahl.

1. Machen Sie die Kriterien messbar. Statt «gute Qualität»: «Antworten auf 20 vorbereitete Testfragen werden von zwei Personen als brauchbar bewertet». Statt «schnell»: «Antwortzeit unter [x] Sekunden bei [y] gleichzeitigen Nutzern». Messbare Kriterien lassen sich im Test prüfen.

1. Gewichten Sie die Wunschkriterien. Vergeben Sie Gewichte (zum Beispiel 1 bis 3), damit Sie später rechnen können. Diskutieren Sie die Gewichte im Team, bevor Sie Angebote kennen. Siehe Anbieter-Bewertungsmatrix.

1. Nutzen Sie den Katalog im ganzen Prozess. Als Grundlage für Anfragen und Offerten, für die Prüfung von Vorführungen und für den Vertrag. Siehe Lastenheft-Vorlage, Demo prüfen und Offerten vergleichen. Aktualisieren Sie ihn, wenn sich Erkenntnisse ändern.

Vorlage: Anforderungskatalog

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist der Arbeitsauftrag an die KI. Mit dieser Vorlage entwerfen Sie die Gliederung und Fragen für Ihren Katalog; geben Sie keine vertraulichen Daten oder Angebote ein.

Wir sind ein Schweizer Betrieb mit [Anzahl] Mitarbeitenden in der Branche [Branche]. Wir wollen ein KI-Werkzeug beschaffen für folgende Aufgabe: [Beschreibung des Problems]. Wichtige Datenarten: [öffentlich/intern/Kundendaten/Personaldaten]. Nutzer: [Anzahl, Rollen].
Erstelle: 1. eine Gliederung für einen Anforderungskatalog mit den Bereichen Aufgabe und Nutzen, Funktionen, Qualität und Tests, Daten und Datenschutz, Sicherheit, Integration, Betrieb und Support, Kosten, Vertrag und Ausstieg,
2. pro Bereich fünf Beispielanforderungen, jeweils als Muss, Wunsch oder Ausschluss gekennzeichnet und mit einer messbaren Prüfmethode,
3. eine Liste von zehn Fragen, die wir intern beantworten müssen, bevor wir mit Anbietern sprechen.
Keine Rechtsaussagen. Unsicheres mit [klären] markieren. Schweizer Rechtschreibung, Sie-Form.

Passen Sie Bereiche und Beispiele an; für Betriebe mit besonderen Pflichten (Berufsgeheimnis, EU-Bezug) ergänzen Sie diese als Muss- oder Ausschlusskriterien.

Worauf Sie achten müssen

• Nicht zu viele Muss-Kriterien: Wer alles zum Muss erklärt, findet nichts. Beschränken Sie Muss-Kriterien auf das, was wirklich unverzichtbar ist.
• Anforderungen nicht an ein Produkt anpassen: Wenn der Katalog nach einer Vorführung geschrieben wird, bildet er das Produkt ab, nicht Ihren Bedarf. Schreiben Sie ihn vorher.
• Datenschutz und Sicherheit von Anfang an: Fragen zu Speicherort, Training, Verträgen und Zertifikaten gehören in den Katalog, nicht erst in die Vertragsverhandlung. Siehe Fragen an Anbieter zum Datenschutz.
• Testbar formulieren: Anforderungen, die sich nicht prüfen lassen, bleiben Behauptungen. Planen Sie einen Test mit eigenen Beispielen ein.
• Ausstieg mitdenken: Datenexport, Kündigung und Anbieterwechsel gehören in den Katalog, sonst sitzen Sie später fest; siehe Abhängigkeit vom Anbieter vermeiden.
• Pflichten nach EU-Recht: Bei EU-Bezug können Anforderungen aus dem AI Act relevant sein; fragen Sie Anbieter nach Angaben zu Zweck, Grenzen und Risikoklasse.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Handelsbetrieb in Sursee will ein KI-Werkzeug für den Kundendienst beschaffen. Frau Müller leitet die Auswahl. Zwei Anbieter haben bereits Vorführungen angeboten, und der Inhaber ist vom zweiten begeistert.

Sie bittet um eine Pause und erarbeitet mit dem Team einen Katalog: Muss sind Datenspeicherung in der Schweiz oder der EU, Antworten in Deutsch, Übergabe an eine Person und ein Vertrag zur Auftragsbearbeitung. Wünsche sind die Anbindung an die Kundenverwaltung und Mehrsprachigkeit. Ausgeschlossen ist das Training mit Eingaben. Gegen diese Liste fällt der zweite Anbieter durch, weil er den Speicherort nicht garantiert. Der erste erfüllt alles und kommt in die Testphase.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Beratung von Alpasana unterstützt Sie dabei, Prozesse aufzunehmen, KI-Potenziale zu analysieren, Vorhaben zu priorisieren und einen Umsetzungsplan zu erstellen. Zum Integrieren von KI gehören Anwendungsfall, Pilot, Einsatzregeln und Skalierung. Projekte werden individuell offeriert.

Für Anforderungen, die sich aus Ihren Prozessen ergeben, kann diese Begleitung Abläufe und Einsatzregeln mit Ihnen aufnehmen und einen Umsetzungsplan erstellen. Den Umfang klären Sie im Gespräch.

Häufige Fragen

Wie lang soll ein Anforderungskatalog sein?

So lang wie nötig, so kurz wie möglich. Für ein überschaubares Werkzeug genügen eine bis zwei Seiten mit 15 bis 30 Anforderungen. Bei grossen Vorhaben wächst er.

Sollen wir den Katalog den Anbietern zeigen?

Ja, in der Regel als Grundlage für Offerten. So beantworten sie dieselben Fragen und die Angebote werden vergleichbar. Interne Gewichte und Budgets behalten Sie für sich.

Was, wenn kein Anbieter alle Muss-Kriterien erfüllt?

Prüfen Sie, ob ein Kriterium zu streng ist, ob eine Lösung mit Zusatzaufwand möglich ist oder ob ein Eigenbau nötig wird. Entscheiden Sie bewusst und dokumentieren Sie es.