KI-Projekt ausschreiben: Was gehört ins Lastenheft?

Das Problem

Sie möchten eine KI-Lösung für Ihren Betrieb einführen, etwa einen Assistenten für Kundenanfragen oder eine automatische Belegerfassung. Sie fragen bei drei Anbietern an und erhalten drei völlig verschiedene Offerten: eine mit Pauschalpreis, eine nach Aufwand, eine mit Abo. Was genau enthalten ist, bleibt unklar.

Der Grund liegt häufig nicht bei den Anbietern, sondern bei der Anfrage. Wenn der Auftrag nur lautet «Wir möchten etwas mit KI machen», antwortet jeder mit seiner eigenen Lösung. Ein Vergleich ist dann kaum möglich.

Ein Lastenheft behebt das. Es ist ein Dokument, in dem Sie als Auftraggeberin beschreiben, was Sie erreichen wollen und unter welchen Bedingungen. Es muss nicht lang sein. Fünf bis acht Seiten reichen für die meisten Vorhaben in kleinen Betrieben.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Die Ausgangslage beschreiben. Schildern Sie in einigen Sätzen, wie die Arbeit heute abläuft und wo das Problem liegt. Beispiel: «Pro Woche gehen etwa 60 Kundenanfragen per Mail ein, die von Hand sortiert werden.» Nennen Sie nur Zahlen, die Sie wirklich kennen.

1. Das Ziel festlegen. Was soll nach der Einführung anders sein? Formulieren Sie überprüfbar: «Anfragen werden innerhalb eines Arbeitstags sortiert und mit einem Vorschlag versehen.» Siehe Anwendungsfall-Steckbrief.

1. Die Aufgaben der Lösung beschreiben. Was soll sie können, was ausdrücklich nicht? Trennen Sie Muss-Anforderungen von Wunsch-Anforderungen. Weniger ist oft mehr: Beginnen Sie mit dem Kern.

1. Daten und Systeme angeben. Mit welchen Daten wird gearbeitet? Welche Programme sind bereits im Einsatz? Gibt es besonders schützenswerte Angaben? Beschreiben Sie diese allgemein, ohne echte Kundendaten.

1. Rahmenbedingungen nennen. Dazu gehören Datenschutz, Speicherort, Sprache, Zeitplan, Betrieb und Support. Fragen Sie bewusst, was Anbieter dazu zusagen können. Eine Hilfe bietet Anforderungskatalog für KI-Lösungen.

1. Abnahme und Testfälle festlegen. Woran erkennen Sie, dass die Lösung funktioniert? Legen Sie Testfälle und Abnahmekriterien fest, etwa «mindestens 8 von 10 Testanfragen korrekt zugeordnet». Zahlen wählen Sie nach Ihrem Bedarf, nicht nach Branchenmythen.

1. Mit KI die Gliederung entwerfen. Öffnen Sie einen erlaubten KI-Assistenten, also ein Programm, dem Sie schriftlich Aufgaben geben. Mit der Vorlage unten lassen Sie sich aus Ihren Stichworten ein Lastenheft entwerfen. Verwenden Sie keine vertraulichen Daten. Prüfen Sie jeden Punkt, denn die KI kennt Ihren Betrieb nicht.

1. Offertvorgaben ergänzen und versenden. Bitten Sie alle Anbieter um dieselbe Struktur: Leistungsumfang, Preis, Laufzeit, Support, Datenschutz, Referenzen, Annahmen. Setzen Sie eine Frist. Danach vergleichen Sie mit einer Bewertungsmatrix.

Vorlage zum Kopieren

Ich möchte ein Lastenheft für ein KI-Vorhaben in meinem Betrieb erstellen.
Betrieb: [Branche, Grösse].
Ausgangslage: [wie die Arbeit heute abläuft, mit Zahlen, die ich kenne].
Ziel: [was nach der Einführung anders sein soll].
Muss-Anforderungen: [Stichworte].
Wunsch-Anforderungen: [Stichworte].
Daten und bestehende Systeme: [allgemeine Beschreibung, keine echten Daten].
Rahmen: [Zeitplan, Budgetrahmen, Datenschutzanforderungen].
Erstelle daraus ein Lastenheft mit den Kapiteln Ausgangslage, Ziel, Aufgaben (Muss/Wunsch), Daten und Systeme, Rahmenbedingungen, Abnahme, Form der Offerte.
Frage bei fehlenden Angaben nach, statt etwas zu erfinden. Beschreibe keine technische Lösung, sondern nur, was ich brauche.

Ersetzen Sie die Platzhalter und prüfen Sie jedes Kapitel mit Ihrem Team, bevor Sie es versenden.

Worauf Sie achten müssen

• Keine technischen Vorgaben ohne Grund. Wenn Sie zu früh eine Technik festlegen, schliessen Sie womöglich bessere Lösungen aus. Beschreiben Sie das Ziel, nicht den Weg.
• Vertrauliches nicht preisgeben. Ein Lastenheft geht an mehrere Firmen. Lassen Sie interne Zahlen, Kundennamen und Vertragsdetails weg oder schützen Sie das Dokument mit einer Vertraulichkeitsvereinbarung.
• Realistische Erwartungen. KI liefert keine Garantien. Verlangen Sie, dass Anbieter Grenzen und Fehlerquoten offen benennen.
• Rechtliche Besonderheiten. Für öffentliche Auftraggeber gelten Beschaffungsregeln, die hier nicht abgedeckt sind. Klären Sie das im Einzelfall mit Ihrer Rechts- oder Beschaffungsstelle.
• Das Dokument lebt. Halten Sie Änderungen schriftlich fest, damit alle Anbieter den gleichen Stand haben.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Ein Elektroinstallationsbetrieb in Olten möchte Offertanfragen vorsortieren lassen. Frau Müller aus dem Sekretariat soll Angebote einholen. Ihre erste Anfrage per Mail führt zu drei Offerten, die sich nicht vergleichen lassen.

Sie erstellt mit der Vorlage ein sechsseitiges Lastenheft. Darin stehen Ausgangslage, Ziel, Muss- und Wunschfunktionen, Datenschutzvorgaben, fünf Testfälle und die gewünschte Offertform. Alle Anbieter erhalten dasselbe Dokument. Die Antworten sind diesmal gleich aufgebaut, und die Geschäftsleitung kann sie in einer Tabelle nebeneinanderlegen.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana umfasst laut Leistungsbeschreibung das Aufnehmen von Prozessen, die Analyse von KI-Potenzialen, das Priorisieren von Vorhaben und einen Umsetzungsplan. Projekte werden individuell offeriert.

Wenn Sie sich bei der Beschreibung Ihres Vorhabens Unterstützung wünschen, kann Alpasana bei der Klärung helfen. Auch für Ihre Offertanfrage gibt es eine individuelle Projektanfrage, in der Sie Idee, Funktionen, bestehende Systeme sowie Zeit- und Budgetrahmen angeben.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft?

Im Lastenheft beschreibt der Auftraggeber, was er braucht. Im Pflichtenheft beschreibt der Anbieter, wie er das umsetzt. Beide ergänzen sich, und Sie beginnen mit dem Lastenheft.

Wie lang soll das Lastenheft sein?

Für kleine Vorhaben genügen fünf bis acht Seiten. Wichtiger als die Länge ist, dass die Muss-Anforderungen klar und überprüfbar sind.

Muss ich schon wissen, welche KI ich brauche?

Nein. Sie beschreiben Aufgabe und Ziel. Wie die Lösung technisch aussieht, schlagen die Anbieter vor. Dann vergleichen Sie mit Offerten vergleichen.

Kann KI das Lastenheft vollständig schreiben?

Sie kann einen Entwurf liefern. Die inhaltliche Richtigkeit, die Muss-Anforderungen und die Rahmenbedingungen müssen Sie selbst festlegen und prüfen.