KI-Offerten vergleichen: Was steckt wirklich im Preis?

Das Problem

Sie haben drei Offerten für ein KI-Vorhaben erhalten. Die eine nennt einen Pauschalpreis, die zweite einen Stundenansatz, die dritte ein Monatsabo mit Einrichtungsgebühr. Die Leistungen sind unterschiedlich beschrieben, einige Begriffe verstehen Sie nicht, und die Preise liegen weit auseinander.

Ein direkter Vergleich ist so kaum möglich. Der günstigste Preis kann der teuerste werden, wenn wichtige Leistungen fehlen: Schulung, Anbindung an Ihre Systeme, Dokumentation, Support oder Datenschutzprüfung. Umgekehrt kann eine teure Offerte mehr enthalten, als Sie brauchen.

Eine Offerte ist ein schriftliches Angebot mit Leistungen und Preis. Gute Vergleiche entstehen, wenn Sie alle Angebote auf dieselbe Grundlage bringen, also dieselben Leistungen und Annahmen betrachten und Lücken schliessen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Schreiben Sie Ihre Anforderungen auf. Was soll am Ende funktionieren, für wen, mit welchen Daten, bis wann? Alle Anbieter sollten dasselbe Briefing bekommen. Wie Sie das tun, zeigt KI-Projekt-Offerte anfragen.
2. Erstellen Sie eine gemeinsame Vergleichstabelle. Zeilen: Leistungen und Kosten. Spalten: Anbieter. Typische Zeilen: Analyse, Einrichtung, Anbindung, Schulung, Dokumentation, Tests, Datenschutzunterstützung, Betrieb, Support, Lizenzen, Reisekosten, Änderungen.
3. Übertragen Sie jede Offerte in die Tabelle. Tragen Sie ein, was drinsteht, und markieren Sie Lücken mit «nicht erwähnt». Das ist der wichtigste Schritt, denn er zeigt, was jede Offerte verschweigt.
4. Klären Sie Annahmen. Auf welcher Grundlage wird gerechnet: Anzahl Personen, Menge der Daten, Dauer, Mitwirkung Ihres Teams? Unterschiedliche Annahmen erklären oft Preisunterschiede.
5. Fragen Sie schriftlich nach Lücken. Formulieren Sie dieselben Fragen an alle Anbieter. Antworten gehören ebenfalls in die Tabelle.
6. Vergleichen Sie die Gesamtkosten über die Laufzeit. Einmalkosten, laufende Kosten, mögliche Preisänderungen und Kosten für Wechsel oder Ausstieg. Rechnen Sie mindestens drei Jahre. Eine Hilfe bietet Kostenplan für KI.
7. Bewerten Sie auch Nichtfinanzielles. Vertrauen, Verständlichkeit, Referenzen, Zusammenarbeit. Nutzen Sie die Bewertungsmatrix für KI-Anbieter, um Preis und Qualität gemeinsam zu betrachten.

Vorlage zum Kopieren

Mit einer KI können Sie Offerten in eine Tabelle übertragen und Lücken erkennen. Entfernen Sie vorher Namen und vertrauliche Angaben:

Ich habe [Anzahl] Offerten für ein KI-Vorhaben erhalten. Hier der Text der Offerte von Anbieter [A]:
[Text ohne Namen und vertrauliche Angaben]
Übertrage sie in diese Tabellenzeilen: Analyse, Einrichtung, Anbindung an Systeme, Schulung,
Dokumentation, Tests, Datenschutzunterstützung, Betrieb und Support, Lizenzen,
Nebenkosten, Preisänderungsregeln, Vertragslaufzeit, Kündigung.
Schreibe «nicht erwähnt», wo die Offerte nichts sagt. Nenne Annahmen, auf denen der Preis beruht.
Formuliere fünf Rückfragen zu Lücken oder unklaren Punkten.
Bewerte die Offerte nicht und erfinde keine Preise.

Wiederholen Sie das für jede Offerte mit demselben Auftrag. Prüfen Sie jede Zeile am Originaltext.

Was oft nicht im Preis steckt

Worauf Sie achten müssen

• Pauschal- und Stundenpreise sind verschieden zu lesen. Ein Pauschalpreis hat meist einen festgelegten Umfang, ein Stundenpreis ein Risiko offener Kosten. Fragen Sie bei Stundenpreisen nach Schätzung, Obergrenze und Berichten.
• Nebenkosten und Änderungen klären. Was kostet es, wenn sich Anforderungen ändern? Wie werden Zusatzaufwände abgerechnet?
• Mündliche Zusagen schriftlich festhalten. Was nicht in der Offerte oder im Vertrag steht, gilt oft nicht. Bitten Sie um eine Ergänzung.
• Kein Entscheid nach Preis allein. Der günstigste Anbieter kann bei Qualität, Datenschutz oder Support weit zurückliegen. Der teuerste ist nicht automatisch der beste.
• KI-Tabellen prüfen. Eine KI kann Offerten falsch zusammenfassen. Vergleichen Sie Beträge und Leistungen mit dem Original. Vertragsrechtliche Fragen klären Sie bei Bedarf fachlich, die Hintergründe zu Kosten bietet Versteckte Kosten bei KI.

Wie gehen Sie mit grossen Preisunterschieden um?

Fragen Sie nach, woher der Unterschied kommt. Oft stecken andere Annahmen oder Leistungen dahinter. Ein sehr niedriger Preis kann auf fehlenden Leistungen oder späteren Nachforderungen beruhen, ein sehr hoher auf Reserven oder Zusatzleistungen. Bitten Sie beide Seiten, Ihre Annahmen offenzulegen, und entscheiden Sie erst danach.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Frau Müller leitet in einem Handelsunternehmen in Winterthur die Administration. Für eine KI-Lösung zum Sortieren von Kundenanfragen liegen drei Offerten vor. Die günstigste nennt 6000 Franken, die teuerste 14 000 Franken.

Vorher hätte der Chef die günstigste genommen. Nachher überträgt Frau Müller alle drei in eine Tabelle: Die günstigste enthält weder Schulung noch Anbindung an das Mailsystem noch Support. Nach den Rückfragen liegt sie mit allen Zusatzleistungen über der mittleren Offerte. Der Betrieb wählt die mittlere und hält Umfang und Ergebnisse schriftlich fest.

So hilft Ihnen Alpasana

Bei Alpasana können Sie Ihr Vorhaben als individuelle Leistungs- und Projektanfrage beschreiben: Idee, Funktionen, bestehende Systeme sowie Zeit- und Budgetrahmen. Vorgehen, Ziele und Leistungsumfang werden geklärt, und Sie erhalten eine auf den geklärten Umfang abgestimmte Offerte.

Auch diese Offerte vergleichen Sie wie jede andere. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen.

Häufige Fragen

Wie viele Offerten sollte ich einholen?

Zwei bis drei genügen meist. Mehr Angebote bedeuten mehr Aufwand, ohne dass die Entscheidung besser wird. Wichtig ist, dass alle auf demselben Briefing beruhen.

Darf ich die Offerten untereinander ausspielen?

Sie dürfen Fragen stellen und nach Gründen für Preisunterschiede fragen. Vertrauliche Details anderer Anbieter geben Sie nicht weiter. Fair und sachlich bleibt am Ende am besten.

Was, wenn ein Anbieter keine Rückfragen beantwortet?

Das ist ein Warnzeichen. Wer vor dem Auftrag nicht antwortet, wird es danach kaum besser tun. Weitere Hinweise: Woran erkennen wir eine passende KI-Beratung?