KI-Projekt anfragen: Welche Angaben braucht eine Offerte?

Das Problem

Sie möchten ein KI-Vorhaben extern umsetzen lassen und schreiben mehrere Anbieter an: «Wir möchten gerne KI einsetzen. Können Sie uns eine Offerte machen?» Zurück kommen Angebote, die nicht vergleichbar sind: eines nennt eine Pauschale, ein anderes einen Stundensatz, ein drittes will zuerst einen Workshop.

Das liegt nicht an den Anbietern, sondern an der Anfrage. Ohne klare Angaben müssen sie raten, und jede Annahme führt zu einem anderen Preis. Später kommen Nachträge und Missverständnisse. Zeit und Geld gehen verloren.

Eine gute Anfrage muss weder lang noch technisch sein. Sie beschreibt, was Sie erreichen wollen, was schon da ist und welche Grenzen gelten. Mit der Checkliste unten bereiten Sie in kurzer Zeit eine Anfrage vor, die Anbieter ernst nehmen können.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Beschreiben Sie das Ziel in einem Satz. Was soll nach dem Projekt besser sein? Zum Beispiel: «Wir möchten Kundenanfragen schneller und einheitlicher beantworten.» Ein Ziel hilft mehr als eine Technologiewunsch wie «Wir brauchen einen Chatbot».

1. Schildern Sie die heutige Situation. Wie läuft die Aufgabe heute ab, wer ist beteiligt, wie oft fällt sie an, was ist das Problem? Messwerte sind hilfreich, auch grobe.

1. Beschreiben Sie die Idee und die gewünschten Funktionen. Was soll die Lösung können, was nicht? Trennen Sie Muss-Anforderungen von Wunschfunktionen. Siehe Anforderungskatalog-Vorlage.

1. Nennen Sie Nutzende und Umfang. Wer arbeitet damit, wie viele Personen, in welchen Abteilungen, an welchen Standorten, in welchen Sprachen?

1. Beschreiben Sie vorhandene Systeme und Daten. Welche Programme nutzen Sie (E-Mail, Warenwirtschaft, CRM, Dokumentenablage)? Welche Daten stehen zur Verfügung, in welcher Form und Qualität? Müssen Systeme angebunden werden?

1. Nennen Sie Datenschutz- und Sicherheitsvorgaben. Arbeiten Sie mit Personendaten oder Geschäftsgeheimnissen? Gibt es Vorgaben zu Speicherort, Anbietern, Verträgen? Fragen Sie nach Auftragsbearbeitung und Referenzen. Siehe Datenschutzfragen an KI-Anbieter.

1. Legen Sie Zeit- und Budgetrahmen offen. Bis wann soll was fertig sein? Welcher Budgetrahmen ist realistisch? Auch wenn es unangenehm ist: Ein Rahmen verhindert unpassende Vorschläge.

1. Sagen Sie, wie Sie entscheiden und wie die Offerte aussehen soll. Welche Kriterien zählen? Wünschen Sie Festpreis oder Aufwand, Phasen mit Zwischenentscheiden, eine Pilotphase? Siehe Offerten vergleichen.

1. Nennen Sie Ansprechperson und Termine. Wer beantwortet Rückfragen, bis wann soll die Offerte vorliegen, wann sind Gespräche möglich?

1. Prüfen Sie die Anfrage vor dem Versand. Lassen Sie eine Kollegin gegenlesen und löschen Sie vertrauliche Angaben, die Anbieter für die Offerte nicht brauchen.

Vorlage zum Kopieren

Erstelle mir eine Anfrage-Vorlage (maximal 2 Seiten) für eine
Offerte zu einem KI-Projekt.
Firma: [Name, Branche, Grösse, Ort]. Ansprechperson: [Name, Kontakt].
Ziel: [ein Satz].
Heutige Situation: [kurze Beschreibung, Mengen, Probleme].
Gewünschte Funktionen (Muss/Wunsch): [Liste].
Nutzende: [Anzahl, Abteilungen, Sprachen].
Vorhandene Systeme: [Liste]. Vorhandene Daten: [Art, Menge, Qualität].
Datenschutz/Sicherheit: [Vorgaben, z. B. Personendaten ja/nein,
Speicherort Schweiz/EU gewünscht].
Zeitrahmen: [Datum]. Budgetrahmen: CHF [Spanne].
Gewünschte Offertform: [Festpreis/Aufwand/Phasen mit Pilot].
Entscheidungskriterien: [z. B. Nutzen, Datenschutz, Referenzen].
Formuliere freundlich und sachlich in der Sie-Form. Erfinde keine
Angaben, markiere fehlende Informationen mit [offen].

Ergänzen Sie Ihre Angaben und lassen Sie die Anfrage intern prüfen, bevor Sie sie versenden.

Welche Angaben braucht der Anbieter wofür?

Worauf Sie achten müssen

• Keine vertraulichen Daten in der Anfrage: Anbieter brauchen Beschreibungen, keine echten Kundendaten. Nutzen Sie Beispiele ohne Personenbezug, und schliessen Sie bei Bedarf eine Geheimhaltungsvereinbarung.
• Nicht zu früh auf Technik festlegen: Beschreiben Sie das Problem, nicht die Lösung. So können Anbieter bessere Wege vorschlagen.
• Budget nicht verschweigen: Wer keinen Rahmen nennt, bekommt unpassende Vorschläge. Eine Spanne genügt.
• Offerten genau lesen: Achten Sie auf Annahmen, Ausschlüsse, laufende Kosten, Verträge und Datenschutz. Siehe Offerten vergleichen.
• Gleiche Anfrage an alle: Nur dann sind Angebote vergleichbar. Stellen Sie Rückfragen und Antworten allen zur Verfügung.
• Rechtliches klären: Vertragliche Fragen zu Haftung, Rechten und Datenschutz lassen Sie bei Bedarf rechtlich prüfen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Eine Spedition in Pratteln möchte Lieferscheine automatisch erfassen lassen. Die Disponentin schreibt drei Anbietern: «Wir suchen eine KI-Lösung für Lieferscheine. Bitte um Offerte.» Zurück kommen drei sehr verschiedene Vorschläge, einer mit Pauschale, einer mit Stundenansatz, einer mit Workshop.

Beim zweiten Anlauf nutzt sie die Vorlage. Sie beschreibt Ziel und heutige Menge, nennt das Warenwirtschaftssystem, die Art der Lieferscheine, die Anforderungen an Datenschutz und Speicherort, einen Zeitrahmen und eine Budgetspanne. Die Anbieter stellen gezielte Rückfragen und erstellen vergleichbare Offerten mit Pilotphase.

Nachher kann die Spedition die drei Vorschläge nach ihren Kriterien nebeneinanderlegen und entscheidet sich für den mit der klarsten Pilotphase. Es gibt keine bösen Überraschungen bei Nachträgen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie ein KI- oder Digitalisierungsprojekt umsetzen möchten, können Sie Ihr Vorhaben bei Alpasana über die Leistungs- und Projektanfrage beschreiben: mit Angaben zu Idee, Funktionen, bestehenden Systemen sowie Zeit- und Budgetrahmen. Daraus entsteht eine auf den geklärten Umfang abgestimmte Offerte. Bei Sprachdiensten kommen Dokumentprüfung und verbindliche Offerte hinzu.

Zur Vorbereitung helfen Anforderungskatalog-Vorlage und Lastenheft-Vorlage.

Häufige Fragen

Wie detailliert muss die Anfrage sein?

So detailliert, dass ein Anbieter Aufwand und Risiken einschätzen kann, aber nicht so detailliert, dass sie zu einem Lastenheft wird. Zwei Seiten genügen oft. Offene Punkte kennzeichnen Sie ausdrücklich.

Soll ich das Budget nennen?

Ja, zumindest eine Spanne. Sie hilft dem Anbieter, einen passenden Vorschlag zu machen, statt eine zu grosse oder zu kleine Lösung zu offerieren. Bleibt Ihr Rahmen unklar, fragen Sie nach Varianten.

Wie viele Offerten soll ich einholen?

Zwei bis drei sorgfältig ausgewählte reichen meist. Mehr bedeutet viel Aufwand ohne zusätzlichen Erkenntnisgewinn. Wichtiger ist, dass Sie allen dieselbe, klare Anfrage senden.