Liefertermine mit KI aus Bestätigungen nachverfolgen

Das Problem

Im Einkauf laufen viele Bestellungen gleichzeitig. Die Termine stehen verstreut in Auftragsbestätigungen, E-Mails, Telefonnotizen und Webshops. Wer wissen will, ob die Ware für das Projekt der nächsten Woche rechtzeitig kommt, muss suchen. Verzögerungen fallen oft erst auf, wenn die Baustelle wartet oder eine Kundin nachfragt.

Das Nachverfolgen von Terminen ist mühsam, aber wichtig. Es verhindert Stillstand, ermöglicht frühzeitiges Umplanen und hilft, ehrlich gegenüber der Kundschaft zu kommunizieren. Ein Terminjournal in Excel genügt, wenn es gepflegt wird, doch das Abtippen kostet Zeit und ist fehleranfällig.

Eine KI kann dabei unterstützen, Termine aus Bestätigungen herauszulesen und in eine Liste zu bringen. Sie ersetzt aber nicht die Kontrolle am Original, denn Datumsangaben, Teillieferungen und Bedingungen sind leicht zu verwechseln.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Legen Sie die Terminliste fest. Erstellen Sie eine Tabelle mit Spalten wie Bestellnummer, Lieferant, Artikel, Menge, bestätigter Liefertermin, ursprünglich gewünschter Termin, Status, Bemerkung, nächster Nachfasstermin, Verantwortliche Person.

1. Sammeln Sie die Bestätigungen zentral. Bestätigungen und Terminmails sollen an einem Ort liegen, zum Beispiel in einem gemeinsamen Postfach oder Ordner. Ohne zentrale Ablage fehlt die Grundlage.

1. Anonymisieren Sie, was nicht nötig ist. Bestätigungen enthalten Preise, Kontaktpersonen und Konditionen. Nutzen Sie für die KI nur die Terminangaben, oder einen freigegebenen Dienst, wenn Sie ganze Texte verarbeiten.

1. Lassen Sie Termine herauslesen. Geben Sie den Text der Bestätigung (ohne Preise) in die KI und bitten Sie um die Angaben in Tabellenform. Verlangen Sie, dass unklare Angaben als «unklar» markiert werden.

1. Prüfen Sie jeden Eintrag. Vergleichen Sie Datum, Menge und Artikel mit dem Original. Achten Sie auf Teillieferungen, «voraussichtlich», «KW 42» statt eines Datums und bedingte Zusagen.

1. Übertragen Sie die Daten in die Liste. Tragen Sie die geprüften Angaben ein. Fügen Sie einen Hinweis auf die Quelle hinzu (Datum der Bestätigung).

1. Legen Sie Nachfassregeln fest. Zum Beispiel: Fünf Arbeitstage vor dem Liefertermin Rückfrage bei wichtigen Artikeln, bei ausbleibender Bestätigung nach drei Tagen nachfassen. Die Regeln gehören zum Prozess, nicht in die KI.

1. Erkennen Sie Verzögerungen. Sortieren Sie die Liste nach Datum und markieren Sie überfällige oder gefährdete Termine. Sie können die KI bitten, aus der Liste die Risikoeinträge zusammenzufassen.

1. Informieren Sie Betroffene. Bei Verzögerungen sprechen Sie mit Projektleitung und Kundschaft. Entwürfe lassen sich mit KI vorbereiten, siehe Lieferverzögerung: Mail an Kundschaft.

1. Aktualisieren Sie regelmässig. Besprechen Sie die Liste wöchentlich kurz im Team, und halten Sie Änderungen mit Datum fest.

Vorlage zum Kopieren

Lies aus dem folgenden Text einer Auftragsbestätigung die Termine
und Mengen heraus. Die Preise wurden entfernt.
Gib das Ergebnis als Tabelle aus mit den Spalten:
Artikel | Menge | Liefertermin (Datum oder Kalenderwoche) |
Art des Termins (fix/voraussichtlich/unklar) | Bedingungen | Hinweise.
Regeln: Verwende nur Angaben aus dem Text. Wenn ein Datum fehlt
oder unklar ist, schreibe «unklar». Weise auf Teillieferungen und
Vorbehalte hin. Erfinde nichts.
Text:
«««
[Bereinigten Text der Bestätigung einfügen]
»»»

Kontrollieren Sie die Tabelle gegen das Original, bevor Sie sie in Ihre Terminliste übernehmen.

Wie sieht eine brauchbare Terminliste aus?

Worauf Sie achten müssen

• Datumsfehler: Formate wie «03.04.» oder «KW 14» werden verwechselt. Lassen Sie unklare Angaben als «unklar» kennzeichnen und prüfen Sie nach.
• Preise und Konditionen schützen: Entfernen Sie sie vor dem Einfügen, wenn der Dienst nicht freigegeben ist. Siehe Welche Daten gehören nicht in KI?.
• Vertrauen in Zusagen: Ein bestätigter Termin ist nicht immer verbindlich. Unterscheiden Sie fixe und voraussichtliche Termine.
• Mehrere Quellen: Telefonische Zusagen und Mails können sich widersprechen. Halten Sie im Zweifel die jüngste schriftliche Angabe fest und fragen Sie nach.
• Automatisierung mit Vorsicht: Wer das Auslesen automatisiert, sollte Stichproben und eine Fehlermeldung vorsehen. Mehr dazu bei Lieferscheine mit KI erfassen.
• Vertragliche Folgen: Bei Verzug können vertragliche Rechte bestehen. Lassen Sie wichtige Fälle im Einzelfall prüfen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Ein Holzbaubetrieb in Burgdorf wartet für eine Baustelle auf Fenster, Türen und Dämmmaterial von vier Lieferanten. Termine stehen in verschiedenen Mails. Die Disponentin merkt erst am Montag, dass die Dämmplatten erst in der Woche danach kommen, obwohl das Team sie braucht.

Sie führt eine Terminliste ein. Mit der Vorlage liest sie Termine aus den Bestätigungen aus, prüft sie gegen die Originale und trägt sie ein. Bei einer Bestätigung steht «voraussichtlich KW 12», das markiert sie als unklar und fragt nach. Eine Regel legt fest: Wichtige Artikel werden fünf Arbeitstage vor Termin nachgefragt.

Nachher entdeckt sie eine Verzögerung zwei Wochen früher, plant die Arbeiten um und informiert den Bauherrn rechtzeitig. Das Team arbeitet ohne Stillstand, und die Liste wird zur festen Wochenroutine.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Terminverfolgung und Bestellabläufe automatisieren möchten, unterstützt Sie KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana: Geschäftsprozesse verbessern, digitale Workflows und Automatisierungen entwickeln, Schnittstellen konzipieren und Systeme verbinden. Projekte werden individuell offeriert.

Zur Vertiefung: Lieferscheine mit KI erfassen und Wareneingang: Checkliste.

Häufige Fragen

Kann die KI Termine automatisch aus meinem Postfach holen?

Technisch ist das mit Automatisierungen möglich, braucht aber Zugriff auf das Postfach und sorgfältige Regeln zu Datenschutz, Kontrolle und Fehlern. Für den Start genügt das manuelle Einfügen bereinigter Texte.

Wie oft sollte ich die Liste prüfen?

Mindestens wöchentlich, bei kritischen Projekten täglich. Entscheidend ist, dass jemand zuständig ist und Änderungen mit Datum festgehalten werden.

Was, wenn ein Lieferant nicht antwortet?

Legen Sie eine Frist für Nachfragen fest, eskalieren Sie bei wichtigen Artikeln und prüfen Sie Alternativen. Siehe Lieferantenrisiken mit KI erkennen.