Artikelstammdaten im Einkauf mit KI bereinigen

Das Problem

Im Einkaufssystem steht derselbe Artikel dreimal: «Schraube M6x20 verzinkt», «Sechskantschraube 6x20 vz» und «SCHR. M6 x 20 galv.». Einmal wird er in Stück geführt, einmal in Packung à 100, einmal in Kilogramm. Der Lagerbestand stimmt nie, Preise lassen sich nicht vergleichen, und bei jeder Bestellung ist unklar, welcher Eintrag der richtige ist.

Solche Stammdaten (die Grunddaten Ihrer Artikel) wachsen im Lauf der Jahre unkontrolliert. Jede Person erfasst anders, Lieferanten schreiben anders, Systeme wurden zusammengelegt. Die Folgen: Doppelbestellungen, falsche Auswertungen, Fehler bei Preisen.

Die Bereinigung ist mühsam, wenn man sie von Hand macht. KI kann beim Erkennen von Ähnlichem helfen, aber Vorsicht: Wer Daten automatisch zusammenführt, riskiert, Unterschiedliches zu vermengen. Deshalb gilt: KI schlägt vor, ein Mensch entscheidet, und alles geschieht mit Kopien.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Sichern Sie die Originaldaten. Erstellen Sie vor jeder Änderung eine Sicherung der Artikelliste und arbeiten Sie nur mit einer Kopie. Nichts wird im Echtsystem verändert, bevor alles geprüft ist.

1. Exportieren Sie eine Teilmenge. Beginnen Sie mit einer Artikelgruppe (zum Beispiel Befestigungsmaterial) statt mit allen 20 000 Artikeln. Ein Export als Excel-Tabelle genügt: Artikelnummer, Bezeichnung, Einheit, Lieferant, Lieferantennummer, Preis, Lagerbestand.

1. Legen Sie Regeln fest. Wie soll eine Bezeichnung aussehen («Schraube, Sechskant, M6x20, verzinkt»)? Welche Einheiten gelten (Stück, Meter, kg)? Wie werden Packungseinheiten gehandhabt? Schreiben Sie das auf einer Seite auf.

1. Bereinigen Sie die Daten für die KI. Entfernen Sie Preise, wenn sie vertraulich sind, und andere Angaben, die nicht zur Zuordnung nötig sind. Prüfen Sie, welches Werkzeug Ihr Betrieb für Geschäftsdaten freigegeben hat.

1. Lassen Sie mögliche Doppelte markieren. Geben Sie der KI eine überschaubare Liste (zum Beispiel 100 bis 200 Zeilen) und bitten Sie um Gruppen ähnlicher Artikel mit Begründung. Siehe Vorlage. Bei grossen Listen arbeiten Sie in Etappen oder mit Excel-Werkzeugen.

1. Prüfen Sie jede Gruppe. Sind es wirklich dieselben Artikel? Achten Sie auf feine Unterschiede: Material, Länge, Norm, Hersteller, Güteklasse. Ein «ähnlich» ist nicht «gleich».

1. Vereinheitlichen Sie Einheiten mit Umrechnung. Wenn ein Artikel in Packung à 100 und Stück geführt wird, legen Sie eine Umrechnung fest. Rechnen Sie Stichproben von Hand nach.

1. Führen Sie zusammen und archivieren Sie. Legen Sie fest, welcher Eintrag bleibt («führender Artikel»), welche Nummern auslaufen, und halten Sie die Zuordnung in einer Tabelle fest. Alte Bestellungen und Lagerbestände müssen den richtigen Artikel behalten.

1. Übertragen Sie ins System. Nach der Freigabe spielt Ihre IT-Betreuung oder die Software-Anbieterin die Änderungen ein, am besten zuerst in einer Testumgebung.

1. Verhindern Sie neue Unordnung. Regeln für neue Artikel, Pflichtfelder, eine Person, die neue Artikel freigibt.

Typische Probleme in Stammdaten:

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt lassen Sie mögliche Doppelte markieren. Verwenden Sie nur eine Kopie der Daten, ohne vertrauliche Preise.

Du hilfst bei der Bereinigung von Artikelstammdaten im Einkauf eines [Branche, z. B. Elektroinstallationsbetriebs]. Deutsch (Schweiz).
Regeln für Bezeichnungen: [z. B. Hauptbegriff, Typ/Grösse, Material; Einheiten nur Stk, m, kg, Pack mit Umrechnung].
Hier eine Liste (Artikelnummer; Bezeichnung; Einheit; Lieferantennummer): 
[Liste einfügen]
Aufgaben: 1. Bilde Gruppen von Artikeln, die möglicherweise derselbe Artikel sind, und gib für jede Gruppe eine Begründung und eine Sicherheit (hoch/mittel/niedrig).
2. Weise auf Unterschiede hin, die gegen eine Zusammenführung sprechen (Material, Grösse, Norm, Hersteller).
3. Schlage für jede Gruppe eine einheitliche Bezeichnung nach meinen Regeln vor.
4. Liste Artikel mit fehlenden oder unklaren Angaben.
Führe nichts zusammen und lösche nichts; es sind nur Vorschläge. Erfinde keine Daten.

Prüfen Sie jede Gruppe selbst, besonders die mit mittlerer oder niedriger Sicherheit.

Worauf Sie achten müssen

• Falsche Zusammenführungen sind teuer. Zwei fast gleiche Schrauben können verschiedene Güteklassen haben. Prüfen Sie Datenblätter, wenn Zweifel bestehen.
• Nur mit Kopien arbeiten. Änderungen im Echtsystem lassen sich oft schwer rückgängig machen. Sichern Sie zuerst.
• KI macht Rechenfehler. Bei Einheitenumrechnungen und Mengen lohnt sich die Stichprobe von Hand oder mit Excel-Formeln.
• Vertraulichkeit. Artikellisten enthalten Preise und Lieferanten. Entfernen Sie sensible Spalten, wenn sie nicht nötig sind, und nutzen Sie freigegebene Werkzeuge.
• Historie bewahren. Alte Bestellungen und Rechnungen beziehen sich auf alte Artikelnummern. Archivieren Sie die Zuordnung, statt Nummern zu löschen.
• Systemgrenzen. Ob und wie Ihr Einkaufssystem Zusammenführungen unterstützt, hängt von der Software ab. Fragen Sie Ihre IT-Betreuung oder die Anbieterin.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Sanitärgrosshändler in Lenzburg führt rund 8000 Artikel. Beim Befestigungsmaterial entdeckt der Einkäufer viele Doppelte und uneinheitliche Einheiten. Er exportiert 300 Zeilen dieser Gruppe als Kopie.

Vorher: Mehrfachbestellungen und falsche Lagerzahlen. Nachher: Die KI schlägt 42 Gruppen möglicher Doppelter vor. Der Einkäufer prüft sie mit dem Lagerchef: 35 sind wirklich doppelt, sieben unterscheiden sich in der Güteklasse. Er legt führende Artikel fest, hält die Zuordnung in einer Tabelle fest und lässt die IT die Änderungen zuerst im Testsystem einspielen. Die Bestellungen werden übersichtlicher, die Lagerzahlen stimmen besser.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Ihre Daten und Abläufe im Einkauf ordnen möchten, unterstützt Sie die KI-Beratung und digitale Transformation. Laut Leistungsbeschreibung gehören die Verbesserung von Geschäftsprozessen, digitale Workflows und Automatisierungen, Schnittstellen und das Verbinden von Systemen sowie die Dokumentation der Umsetzung dazu.

Für die technische Bereinigung in Ihrem Einkaufssystem brauchen Sie in der Regel dessen Anbieterin. Das Angebot von Alpasana wird individuell offeriert.

Häufige Fragen

Kann die KI meine Artikelstammdaten direkt im System bereinigen?

Das ist riskant und für KMU nicht empfohlen. Besser: exportieren, Vorschläge prüfen, über Ihre IT oder die Anbieterin kontrolliert einspielen.

Wie gross darf die Liste sein, die ich der KI gebe?

Das hängt vom Werkzeug ab. Arbeiten Sie mit Teilmengen (100 bis 300 Zeilen) und nach Artikelgruppen. So bleibt die Prüfung machbar.

Muss ich alte Artikel löschen?

Besser sperren oder als ausgelaufen markieren. Löschen kann die Historie und Auswertungen stören.

Wie verhindere ich neue Doppelte?

Mit Regeln für Bezeichnungen, Pflichtfeldern und einer verantwortlichen Person, die neue Artikel prüft und freigibt.