Buchhaltungsdaten in KI eingeben: Was muss ich klären?

Das Problem

In der Buchhaltung steckt, was einen Betrieb ausmacht: Umsätze, Kosten, Löhne, Lieferanten, Kundschaft, Bankverbindungen. Gleichzeitig ist die Buchhaltung ein Bereich, in dem KI besonders nützlich wäre. Belege lesen, Konten vorschlagen, Berichte erklären, Rechnungen abgleichen: Das alles lässt sich unterstützen.

Doch damit stellt sich die Frage: Dürfen diese Daten in ein KI-Werkzeug? Viele Mitarbeitende probieren es einfach aus, weil es praktisch ist. Dabei landen Rechnungen mit Namen und Kontonummern, Lohnlisten oder Berichte in Diensten, über die der Betrieb wenig weiss.

Die Antwort lautet nicht pauschal ja oder nein. Es kommt darauf an, was in den Daten steckt, welches Werkzeug Sie nutzen und was vereinbart ist. Mit einer Checkliste behalten Sie den Überblick, und Sie sehen, wo Verzicht oder Anonymisierung die bessere Wahl ist.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Aufgabe und Daten benennen: Was soll die KI tun, und welche Daten brauchen Sie dafür wirklich? Für den Entwurf einer Mahnung genügen oft Betrag und Fälligkeit, nicht die ganze Kundenakte. Siehe Datenminimierung.
2. Datenarten einstufen: Nutzen Sie die Daten-Ampel. Typisch rot: Löhne mit Namen, Bankverbindungen, Personaldaten, Daten von Treuhandkundschaft. Typisch gelb: Rechnungen ohne Personenbezug, Preise, interne Berichte. Typisch grün: allgemeine Fragen zur Buchführung ohne Betriebsdaten.
3. Personendaten erkennen: Rechnungen an Privatpersonen, Spesenlisten und Lohnunterlagen enthalten Personendaten. Für sie gilt das Datenschutzrecht: Zweckbindung, Verhältnismässigkeit, Sicherheit. Siehe Personendaten erkennen.
4. Zustimmung und Mandat prüfen: Führen Sie die Buchhaltung für andere (als Treuhänder oder Dienstleister), dürfen Sie deren Daten nicht ohne Weiteres in KI-Dienste geben. Prüfen Sie Mandatsvertrag, Geheimhaltung und Berufsregeln. Siehe Treuhand und KI.
5. Werkzeug und Tarif prüfen: Gibt es einen Geschäftsvertrag? Werden Eingaben zum Training verwendet? Wo werden Daten verarbeitet? Siehe KI-Tool im KMU prüfen.
6. Daten bereinigen: Entfernen Sie Namen, Adressen, IBAN und Referenzen oder ersetzen Sie sie durch Platzhalter. Siehe Kundenunterlagen anonymisieren.
7. Alternativen nutzen: Die KI muss nicht die Daten sehen, um zu helfen. Sie kann Formeln, Vorlagen und Checklisten erstellen, die Sie dann selbst auf Ihre Daten anwenden.
8. Zugriffe regeln: Wer darf welche Buchhaltungsdaten mit KI bearbeiten? Legen Sie Rollen fest und führen Sie Aufzeichnungen.
9. Aufbewahrung und Löschung: Beachten Sie gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen und löschen Sie Hilfsdateien und Chatverläufe, die nicht aufbewahrt werden müssen.
10. Dokumentieren: Halten Sie fest, was Sie geprüft und entschieden haben.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag bereiten Sie eine interne Prüfliste vor. Geben Sie keine Buchhaltungsdaten ein, nur Beschreibungen:

Ich verantworte die Buchhaltung eines Schweizer KMU ([Branche], [Anzahl] Mitarbeitende). Wir erwägen, KI einzusetzen für: [Aufgaben, z. B. Belege auslesen, Kontierungsvorschläge, Berichte zusammenfassen, Mahnungen formulieren]. Die Daten enthalten: [Datenarten, z. B. Rechnungen von Lieferanten, Rechnungen an Privatkunden, Lohndaten, Bankauszüge].
Erstelle eine Checkliste mit Fragen, die wir vor dem Einsatz klären müssen: Datenarten und Einstufung (grün/gelb/rot), Rechtsgrundlagen und Zweck, Vertrag und Tarif des KI-Anbieters, Standort der Verarbeitung, Training, Speicherdauer, Zugriffsrechte, Anonymisierung, Aufbewahrungs- und Löschpflichten, Zustimmung von Auftraggebern bei Mandaten.
Schlage für jede Aufgabe vor, ob sie sich mit anonymisierten Daten oder mit Beispieldaten erledigen lässt. Erfinde keine Gesetzesartikel und weise darauf hin, dass die Checkliste fachlich geprüft werden muss.

Ergänzen Sie Aufgaben und Datenarten. Arbeiten Sie die Liste mit Ihrer Datenschutzverantwortlichen oder Treuhänderin durch.

Worauf Sie achten müssen

• Personendaten: Wer Personendaten bearbeitet, braucht einen Grund, muss sie schützen und Betroffene angemessen informieren. Gibt ein KI-Anbieter Daten weiter oder nutzt sie, sind zusätzliche Vorkehrungen nötig. Siehe Auftragsverarbeitung erkennen.
• Geschäftsgeheimnisse: Preise, Margen und Kundenlisten sind schützenswert. Siehe Vertraulichkeit im KI-Vertrag.
• Berufsgeheimnis: Für Treuhänder und andere gelten besondere Regeln, ebenso vertragliche Geheimhaltung gegenüber Kundschaft.
• Aufbewahrung: Geschäftsunterlagen und Buchhaltungsbelege sind während einer gesetzlich bestimmten Zeit aufzubewahren, in der Regel zehn Jahre. Löschen Sie nicht vorschnell.
• Fehler der KI: Auch erlaubte Anwendungen müssen kontrolliert werden. Buchungsentscheide bleiben bei Fachleuten.
• Rechtliche Prüfung: Die Rechtslage hängt von Ihrem Fall ab. Holen Sie bei Zweifeln Fachrat ein.
• Kein Vorratsspeichern: Hochgeladene Dateien nicht länger im Dienst lassen als nötig.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Treuhandbüro in Baden mit fünf Mitarbeitenden möchte Belege von Kundschaft mit KI auslesen lassen.

Vorher: Eine Mitarbeiterin probiert einen kostenlosen KI-Dienst mit Originalbelegen von drei Kundenbetrieben aus, darunter Rechnungen mit Namen und Kontonummern. Die Chefin erfährt davon zufällig.

Nachher: Das Büro stoppt den Test und erstellt mit der Checkliste eine Übersicht. Belege von Kundschaft dürfen nur in einer geprüften Lösung mit Geschäftsvertrag verarbeitet werden, und der Einsatz wird in den Mandatsverträgen angekündigt. Für Tests werden erfundene Belege verwendet. Die Prüfung wird dokumentiert.

So hilft Ihnen Alpasana

Damit Ihre Mitarbeitenden wissen, welche Finanzdaten in welche KI gehören, bietet absofort KI-Weiterbildung für Unternehmen an. Laut Beschreibung gehören Datenschutz und der verantwortungsbewusste Umgang mit Unternehmensdaten zu den Lerninhalten, die Abschlüsse sind verifizierbar, und für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit. Eine Datenschutzprüfung Ihrer Buchhaltung leistet das Angebot nicht.

Häufige Fragen

Darf ich Rechnungen von Lieferanten in die KI geben?

Wenn sie keine Personendaten enthalten und der Dienst für Geschäftsdaten geeignet ist, ist das eher unkritisch. Prüfen Sie dennoch Tarif, Training und Vertraulichkeit.

Und Lohnabrechnungen?

Nein, nicht in allgemeine Dienste. Löhne sind sensible Personendaten. Nutzen Sie dafür nur ausdrücklich geprüfte Lösungen oder verzichten Sie auf KI.

Wie erkenne ich schnell, ob etwas heikel ist?

Fragen Sie: Kann daraus jemand identifiziert werden, wären die Zahlen für Aussenstehende wertvoll, oder gilt Geheimhaltung? Wenn ja, ist Vorsicht nötig.

Was, wenn mein Treuhänder KI einsetzt?

Fragen Sie nach, mit welchen Werkzeugen und unter welchen Bedingungen. Siehe Dienstleister legt KI-Einsatz offen.