KI in der Treuhand: Welche Geheimhaltungspflichten gelten?

Das Problem

Ein Treuhandbüro kennt vieles über seine Kundschaft: Einkommen, Vermögen, Beteiligungen, Löhne, Streitigkeiten, manchmal Familiengeschichten. Für Frau Müller, die in einem kleinen Büro die Administration macht, liegt die Versuchung nahe, mühsame Aufgaben wie das Sortieren von Belegen oder das Verfassen von Begleitbriefen von KI erledigen zu lassen.

Die Frage, die zuerst geklärt werden muss: Welche Pflichten gelten für die Daten? Anders als bei Anwälten oder Ärzten gibt es für Treuhänder nicht ein einziges, einheitliches gesetzliches Berufsgeheimnis. Das heisst nicht, dass alles erlaubt ist. Es bedeutet, dass mehrere Pflichten zusammenwirken, die man einzeln anschauen muss.

Diese Seite hilft Ihnen, die wichtigsten zu erkennen und vorsichtig vorzugehen. Sie ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Prüfen Sie Ihre Rolle. Sind Sie in einer Funktion tätig, die unter den Personenkreis von Art. 321 des Strafgesetzbuchs fällt? Die Bestimmung nennt Revisoren, erfasst aber nicht pauschal alle Personen mit einem Revisionsmandat. Prüfen Sie Ihre konkrete Funktion und Tätigkeit im Einzelfall.

1. Lesen Sie Ihre Mandats- und Kundenverträge. Viele Treuhandverträge enthalten Verschwiegenheits- und Vertraulichkeitsklauseln. Das Auftragsrecht des Obligationenrechts verlangt zudem Sorgfalt und Treue im Mandat. Prüfen Sie, ob der Einsatz von Hilfsmitteln oder Dritten geregelt ist.

1. Beachten Sie das Datenschutzgesetz. Finanzdaten sind meist Personendaten, bei Lohnangaben oder Unterhaltsfragen kann es auch heikler werden. Wenn ein KI-Anbieter Daten in Ihrem Auftrag bearbeitet, brauchen Sie die nötigen Zusicherungen; siehe Ist unser KI-Anbieter Auftragsverarbeiter?.

1. Beachten Sie das Geschäftsgeheimnis. Auch Informationen über Preise, Verträge und Strategien Ihrer Kundschaft sind schutzwürdig; mehr dazu unter Geschäftsgeheimnisse schützen.

1. Sortieren Sie Aufgaben nach Datenbedarf. Allgemeine Texte, Checklisten und Anleitungen brauchen keine Kundendaten. Kontenabstimmungen oder Buchungsvorschläge schon.

1. Anonymisieren Sie, wo es geht. Ersetzen Sie Namen, Kontonummern und Firmenbezeichnungen durch Platzhalter. Prüfen Sie, ob die Konstellation trotzdem erkennbar bleibt; siehe Dokumente anonymisieren.

1. Holen Sie die Zustimmung ein, wenn nötig. Bei echten Dossiers kann es sinnvoll sein, Kundschaft vorab zu informieren und die Zustimmung festzuhalten. Ob das rechtlich genügt, hängt vom Einzelfall ab.

1. Prüfen Sie jedes Ergebnis. Zahlen, Summen und Kontierungen kontrollieren Sie selbst oder mit einem zweiten Blick.

Hilfreich ist ein einfacher Grundsatz für das Büro: Alles, was eine Kundin oder ein Kunde nicht öffentlich über sich zeigen würde, behandeln Sie wie vertraulich. Diese Faustregel ersetzt keine Rechtsprüfung, hilft aber im Alltag, schnell die richtige Vorsicht zu wählen.

Beachten Sie ausserdem, dass sich Kundschaft zunehmend nach dem Umgang mit KI erkundigt. Wer heute eine klare, ehrliche Antwort bereit hat, schafft Vertrauen. Eine kurze Information auf der Website oder im Mandatsbrief genügt oft, um Transparenz zu zeigen.

Vorlage zum Kopieren

Dieser Prompt arbeitet ohne echte Kundendaten.

Du unterstützt ein Schweizer Treuhandbüro. Erstelle einen Begleitbrief an [Kundengruppe, z. B. «Einzelunternehmen im Gastgewerbe»] für die Einreichung der Unterlagen zur Jahresabschluss-Vorbereitung [Jahr].
Der Brief soll:
- freundlich und klar sein (Anrede «Sie», Deutsch Schweiz)
- eine Checkliste der benötigten Belege enthalten: [Liste, z. B. Kontoauszüge, Debitorenliste, Kreditorenliste, Lohnausweise]
- den Abgabetermin [Datum] nennen
- Platzhalter für [Name des Kunden], [Sachbearbeiter/in], [Telefon] enthalten
Regeln: Keine Steuer- oder Rechtsberatung formulieren. Keine Zahlen oder Fristen erfinden. Markiere alles, was das Büro prüfen muss, mit [PRÜFEN].

Sie ersetzen die Platzhalter und passen die Checkliste an; Kundendaten ergänzen Sie in Ihrem eigenen System.

Worauf Sie achten müssen

• Mehrere Schutzebenen: Vertrag, Datenschutzgesetz, Geschäftsgeheimnis und bei Revisionsmandaten Art. 321 StGB können nebeneinander gelten.
• Auftragsbearbeitung: Gibt ein Büro Daten an einen KI-Anbieter, braucht es Zusicherungen zu Zweck, Sicherheit und Weitergabe.
• Ausland: Wo Daten ins Ausland gelangen, sind zusätzliche Anforderungen zu prüfen.
• Fehler: KI rechnet nicht zuverlässig. Prüfen Sie Zahlen immer nach.
• Mandatsabhängig: Für Treuhänder mit anderen Doppelrollen, etwa als Verwaltungsrat oder Vermögensverwalter, können weitere Vorgaben gelten.
• Vertrauensschaden: Auch wenn rechtlich vieles unklar ist: Ein Vorfall kann Kundschaft kosten. Seien Sie transparent.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Treuhandbüro mit sechs Personen in Burgdorf will Kundenanfragen schneller beantworten. Die Büroleiterin sammelt zuerst die Aufgaben und markiert, welche Kundendaten benötigen.

Vorher: Mitarbeitende kopierten ganze E-Mails der Kundschaft in einen frei zugänglichen Chat. Nachher: Die KI erstellt Antwortbausteine und Checklisten mit Platzhaltern. Die E-Mails bleiben im Mailsystem, die Mitarbeitenden fügen Namen und Zahlen von Hand ein. Die Büroleiterin ergänzt den Mandatsvertrag um einen Absatz zum Einsatz von KI-Hilfsmitteln. Die Antwortzeit sinkt, ohne dass Kundendossiers ausser Haus gehen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Aufgaben in Treuhand und Buchhaltung mit KI vorbereiten möchte, findet bei absofort die KI-Weiterbildung für konkrete Berufsrollen. Die rollenbezogenen Kurse arbeiten mit einem durchgehenden Praxisfall und Praxis-Prompts; dazu gehören KI-Lerncoach, Lernfortschritt und ein verifizierbares Zertifikat mit Rolle und Level.

Welche Geheimhaltungspflichten für Ihr Büro im Einzelnen gelten, klären Sie mit Ihrem Verband oder einer Fachperson. Eine Rechtsberatung bietet absofort nicht an.

Häufige Fragen

Gilt für Treuhänder ein Berufsgeheimnis wie bei Anwälten?

Nicht generell. Es gibt aber Verschwiegenheitspflichten aus Vertrag, Datenschutz und Geschäftsgeheimnis. Art. 321 StGB erfasst nur die dort genannten Funktionen; ob eine konkrete Revisionsrolle darunter fällt, ist im Einzelfall zu prüfen.

Darf ich Belege fotografieren und in eine KI-App laden?

Das hängt vom Anbieter, vom Vertrag und von der Zustimmung der Kundschaft ab. Ohne diese Klärung sollten Sie es unterlassen.

Reicht ein Hinweis in den AGB?

Ein Hinweis kann Transparenz schaffen, ersetzt aber nicht die inhaltliche Prüfung und nicht in jedem Fall die Zustimmung. Lassen Sie die Klausel von einer Fachperson prüfen.

Wie ist es bei Steuerberatung im Ausland?

Dafür gelten andere Vorschriften; ein Überblick findet sich unter Dürfen Steuerberater KI mit Mandantenunterlagen nutzen?.