Dürfen Steuerberater KI mit Mandantenunterlagen nutzen?

Das Problem

Frau Müller arbeitet in einer Schweizer Firma, die eng mit einer Steuerkanzlei in Süddeutschland und einer Kollegin in Vorarlberg zusammenarbeitet. Die Kanzleien möchten Unterlagen schneller auswerten und fragen: «Können wir dafür KI nutzen?» Frau Müller kennt sich mit Schweizer Regeln aus und fragt sich, ob diese auch für ihre Partner gelten.

Die Antwort ist: Nein, für Kanzleien in Deutschland und Österreich gilt das dortige Recht. Beide Länder kennen eine ausgeprägte berufliche Verschwiegenheit für Steuerberatende und eigene Vorschriften, wann Dienstleister eingeschaltet werden dürfen. Diese Seite gibt einen Überblick und zeigt, wie sich Unterlagen mit KI vorbereiten lassen, ohne Geheimnisse zu gefährden.

Hinweis: Dies ist eine allgemeine Orientierung, keine Rechtsberatung. Einzelheiten ändern sich, und die Berufsordnungen der Kammern enthalten Konkretisierungen. Die Fachperson Ihres Landes entscheidet im Einzelfall.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie das Land und die Berufsgruppe. Sind die Beteiligten Steuerberatende, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte oder Buchhalterinnen? Die Pflichten unterscheiden sich. Bei einer Schweizer Firma, die mit Kanzleien im Ausland zusammenarbeitet, gelten für jeden Beteiligten seine eigenen Regeln.

1. Machen Sie sich die Grundregel bewusst. In Deutschland verpflichtet das Steuerberatungsgesetz Steuerberater zur Verschwiegenheit; ihre Verletzung kann nach dem Strafgesetzbuch strafbar sein. Für Dienstleister verlangt das Steuerberatungsgesetz unter anderem, den Zugang auf das Erforderliche zu begrenzen, den Dienstleister sorgfältig auszuwählen und ihn grundsätzlich in einem Vertrag in Textform zur Verschwiegenheit zu verpflichten. Bei Dienstleistungen für ein einzelnes Mandat oder im Ausland gelten zusätzliche Voraussetzungen. In Österreich regeln das Wirtschaftstreuhandberufsgesetz und die Berufsordnungen die Verschwiegenheit; ob und unter welchen Bedingungen ein KI-Dienstleister Zugang zu Mandantendaten erhalten darf, ist dort gesondert zu prüfen.

1. Prüfen Sie, ob der KI-Anbieter als Dienstleister in Frage kommt. Kann der Anbieter vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet werden? Wo werden die Daten verarbeitet? Gibt es Unterauftragnehmer? Ohne diese Antworten ist die Einschaltung riskant.

1. Beachten Sie die DSGVO. In Deutschland und Österreich gilt die Datenschutz-Grundverordnung. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist üblicherweise nötig, wenn der Anbieter Daten in Ihrem Auftrag bearbeitet; vgl. Ist unser KI-Anbieter Auftragsverarbeiter?.

1. Achten Sie auf Auslandsübermittlung. Landen Daten bei einem Anbieter ausserhalb der EU, sind weitere Prüfungen nötig. Eine Einführung bietet Wann werden KI-Daten rechtlich ins Ausland übermittelt?.

1. Arbeiten Sie zuerst ohne Mandantendaten. Erklärtexte, Checklisten für Mandanten, Mustertexte für Anschreiben und Grobstrukturen lassen sich mit Platzhaltern erledigen.

1. Sprechen Sie mit der Kammer oder dem Verband. Steuerberaterkammern und Berufsverbände veröffentlichen Hinweise zu Cloud und KI. Fragen Sie dort nach der aktuellen Haltung.

Praktisch bewährt sich eine Trennung in zwei Arbeitsbereiche. Im ersten Bereich arbeiten Sie mit KI ohne Mandantenbezug: Vorlagen, Erklärtexte, Checklisten, Schulungsunterlagen. Im zweiten Bereich bleiben Mandantendaten in der Kanzleisoftware oder in einer Lösung, die Ihre Kammer oder Ihr Datenschutzbeauftragter geprüft hat. Diese Trennung ist einfach zu erklären und lässt sich im Team gut kontrollieren.

Vorlage zum Kopieren

Du unterstützt eine Steuerkanzlei in [Land: Deutschland oder Österreich] bei der Vorbereitung von Mandantenkommunikation.
Erstelle eine Checkliste für Mandantinnen und Mandanten für die Einreichung der Unterlagen zur Einkommensteuererklärung [Jahr].
Verwende die Anrede «Sie», einfache Sprache und Platzhalter wie [Name], [Frist], [Kanzlei].
Gliedere nach: Einnahmen | Ausgaben | Versicherungen | Kinder | Immobilien | Sonstiges.
Regeln: Nenne keine konkreten Steuerbeträge oder Gesetzesparagrafen. Keine echten Personen- oder Zahlenangaben. Markiere Punkte, die die Kanzlei an ihre Praxis anpassen muss, mit [ANPASSEN].

Ersetzen Sie das Land und die Kategorien. Echte Mandantendaten tragen Sie erst in Ihrem eigenen System ein.

Worauf Sie achten müssen

• Länderunterschiede: Deutschland und Österreich haben unterschiedliche Normen; die Schweiz wieder andere. Übertragen Sie nichts ungeprüft.
• Dienstleister-Verpflichtung: Die Einbindung Externer setzt in der Regel schriftliche Verpflichtungen und angemessene Vorkehrungen voraus.
• Datenschutz: Die DSGVO verlangt Rechtsgrundlage, Sicherheit und Auftragsverarbeitungsvertrag. Das wirkt zusätzlich zur Verschwiegenheit.
• Steuergeheimnis: Daneben gibt es das Steuergeheimnis der Behörden; es richtet sich an Beamte, nicht an Ihre Kanzlei, kann aber bei Auskünften eine Rolle spielen.
• Haftung für Fehler: KI kann Beträge, Fristen oder Vorschriften falsch wiedergeben. Berufsangehörige bleiben verantwortlich.
• Grenzüberschreitende Mandate: Wenn Mandate Schweizer und ausländische Bezüge haben, prüfen Sie beide Rechtsordnungen.

Die Tabelle zeigt nur die Einstiegsstellen; die Einzelheiten stehen in den genannten Quellen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine kleine Steuerkanzlei in Konstanz betreut Mandanten auch aus der Schweiz. Die Inhaberin möchte Belegsammlungen mit KI vorsortieren.

Vorher: Mitarbeitende scannten Belege in eine Gratis-App. Nachher: Die Inhaberin lässt die Nutzung stoppen, holt Informationen ihrer Kammer ein und prüft Anbieter mit Auftragsverarbeitungsvertrag und Verschwiegenheitsverpflichtung. Bis die Klärung abgeschlossen ist, nutzt sie KI nur für Mandantenschreiben, Checklisten und interne Merkblätter. Die Belege bleiben in der Kanzleisoftware.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie als Mitarbeitende einer Kanzlei oder eines Treuhandbüros lernen möchten, wie sich Aufgaben mit KI strukturieren lassen, bietet absofort die KI-Weiterbildung für konkrete Berufsrollen. Die rollenbezogenen Kurse enthalten einen durchgehenden Praxisfall, Praxis-Prompts und einen KI-Lerncoach; den Abschluss belegt ein verifizierbares Zertifikat.

Eine Beurteilung nach deutschem oder österreichischem Berufsrecht ist nicht Teil des Angebots. Dafür wenden Sie sich an Ihre Kammer oder eine Fachperson im jeweiligen Land.

Häufige Fragen

Gilt das auch für Schweizer Treuhänder?

Nein, für die Schweiz gelten andere Regeln; eine Übersicht bietet KI in der Treuhand. Arbeitet ein Schweizer Büro mit einer Kanzlei im Ausland, gelten für den ausländischen Teil dessen Regeln.

Darf ich Mandantendaten pseudonymisieren und dann hochladen?

Das kann das Risiko senken, löst aber nicht automatisch alle Fragen. Pseudonymisierte Daten bleiben unter Umständen personenbezogen. Lesen Sie Anonymisieren oder pseudonymisieren.

Wo finde ich die aktuellen Regeln?

Auf den amtlichen Gesetzesportalen (Deutschland: gesetze-im-internet.de, Österreich: RIS) und bei den Kammern. Prüfen Sie jeweils die gültige Fassung.

Muss ich Mandanten über den KI-Einsatz informieren?

Je nach Datenschutzrecht und Vertrag kann eine Information nötig sein. Fragen Sie Ihre Fachperson, was bei Ihnen gilt.