Kontierung mit KI: Vorschläge verstehen und prüfen

Das Problem

Ein Beleg liegt vor Ihnen: eine Rechnung eines Gartenbauers, eine Quittung für Büromaterial, ein Beleg über Schulungskosten. Wohin gehört der Betrag in der Buchhaltung? Auf welches Konto? Wer nicht täglich bucht, überlegt bei jedem zweiten Beleg: Ist das Unterhalt oder Anschaffung? Büromaterial oder Werbung? Privat oder geschäftlich?

Die Zuordnung zu einem Buchungskonto heisst Kontierung. Sie ist wichtig, weil Fehler sich fortsetzen: Der Gewinn wird falsch ausgewiesen, Steuerauswertungen stimmen nicht, und die Treuhand muss später korrigieren. Das ist lästig und kostet Geld.

KI-Werkzeuge können hier helfen. Sie schlagen ein Konto vor und erklären die Begründung. Doch Vorsicht: Die KI kennt Ihren Kontenplan nicht von allein, sie weiss nichts über Ihre Gepflogenheiten und kann sich irren. Der Vorschlag ist ein Hilfsmittel, keine Entscheidung. Diese Seite zeigt, wie Sie ihn nutzen und prüfen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Holen Sie Ihren Kontenplan. Die Liste der Konten Ihres Betriebs, mit Nummern und Namen. In der Schweiz verwenden viele KMU den Kontenrahmen KMU, aber jeder Betrieb passt ihn an. Fragen Sie Ihre Treuhand nach der aktuellen Version.

1. Klären Sie die Regeln. Ab welchem Betrag wird aktiviert (als Anschaffung verbucht)? Wie werden Mehrwertsteuer, Spesen und Privatanteile behandelt? Diese Regeln sollten Sie mit Ihrer Treuhand besprechen. Notieren Sie sie in einem kurzen Merkblatt.

1. Anonymisieren Sie den Beleg. Entfernen oder ersetzen Sie Kunden- und Personennamen, IBAN und Rechnungsnummern. Für die Kontierung genügen Art der Leistung, Betrag und Datum. Beachten Sie die Regeln aus Buchhaltungsdaten und Datenschutz.

1. Geben Sie der KI den Kontenplan und die Regeln mit. Ohne diese Angaben schlägt sie ein «typisches» Konto vor, das nicht zu Ihrem Plan passt. Fügen Sie die relevanten Konten ein, nicht den ganzen Plan, wenn das Werkzeug dafür nicht freigegeben ist.

1. Lassen Sie sich ein Konto mit Begründung vorschlagen. Die Begründung ist wichtig: Sie zeigt, ob die KI den Beleg richtig verstanden hat. Bitten Sie auch um eine Alternative, wenn es mehrere Möglichkeiten gibt.

1. Prüfen Sie den Vorschlag. Passt das Konto zum Kontenplan, zur Art des Belegs, zu Ihren Regeln? Ist der Betrag richtig? Stimmt der Mehrwertsteuersatz? Im Zweifel fragen Sie Ihre Treuhand.

1. Buchen Sie selbst und dokumentieren Sie. Die Buchung erfolgt in Ihrer Buchhaltungssoftware, nicht in der KI. Notieren Sie bei unklaren Fällen die Begründung, damit die Prüfspur nachvollziehbar bleibt. Siehe KI-Buchhaltung: Prüfspur dokumentieren.

1. Sammeln Sie Lernfälle. Welche Belegarten sind häufig, welche Vorschläge waren falsch? Eine kurze Liste verbessert Ihre Aufträge und spart künftig Zeit. Weitere Hilfe: Belege mit KI erfassen.

Prüfliste für einen Kontierungsvorschlag:

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt lassen Sie sich einen Vorschlag mit Begründung geben. Ersetzen Sie Namen und Nummern durch Platzhalter und verwenden Sie nur freigegebene Werkzeuge:

Ich bin für die Buchhaltung eines Schweizer KMU ([Branche]) zuständig und möchte einen Beleg einem Konto zuordnen. Hier ein Auszug aus unserem Kontenplan (nur relevante Konten): [Kontonummern und Namen].
Beleg (ohne Namen und IBAN): Art der Leistung [Beschreibung], Betrag [Betrag] CHF, Datum [Datum], Mehrwertsteuer [Satz, falls erkennbar]. Unsere Regeln: [z. B. Aktivierung ab Betrag X, Privatanteile].
Schlage ein bis zwei passende Konten aus der obigen Liste vor und begründe in einfachen Worten. Nenne, was unklar ist und was ich bei der Treuhand klären sollte. Verwende ausschliesslich Konten aus meiner Liste und erfinde keine steuerlichen Regeln.

Ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihre Angaben. Der Vorschlag ist eine Hilfe, Sie prüfen und buchen selbst.

Worauf Sie achten müssen

• Verantwortung bleibt bei Ihnen: Eine KI kann Konten falsch vorschlagen. Für die Richtigkeit der Buchhaltung sind Sie oder Ihre Treuhand verantwortlich.
• Steuerliche Fragen klären Sie mit Fachleuten: Mehrwertsteuer, Abschreibungen und Privatanteile sind steuerlich relevant. Informationen der Eidgenössischen Steuerverwaltung finden Sie unter den Quellen. Im Einzelfall entscheidet die Fachperson.
• Datenschutz: Belege enthalten Namen, Adressen und Zahlungsdaten. Geben Sie nur ein, was das Werkzeug verarbeiten darf, und anonymisieren Sie.
• Keine erfundenen Konten: Prüfen Sie jeden Vorschlag gegen Ihren Kontenplan. Nicht jede KI hält sich an die Liste.
• Nachvollziehbarkeit: Buchhaltung muss prüfbar sein. Halten Sie bei KI-gestützter Kontierung fest, wie der Vorschlag entstand und wer ihn freigegeben hat.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Buchhalterin einer Schreinerei in Sursee erhält eine Rechnung über CHF 1 240 für Software-Wartung und weiss nicht, ob es Unterhalt oder Anschaffung ist. Sie schreibt der KI die Kontenliste ihres Betriebs, den Beleginhalt ohne Namen und die Regel zur Aktivierung dazu.

Vorher hätte sie lange gesucht oder geraten. Nachher erhält sie zwei Vorschläge mit Begründung: Wartung gilt als laufender Aufwand und gehört auf das Konto für Unterhalt. Sie prüft den Vorschlag, merkt, dass der Mehrwertsteuersatz noch zu klären ist, und fragt die Treuhand per Mail. Die Antwort bestätigt das Konto, und sie nimmt die Begründung in ihr Merkblatt auf.

So hilft Ihnen Alpasana

Wie Sie KI für die Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen einsetzen und Ergebnisse prüfen, behandeln die Praxiskurse von absofort, unter anderem mit der Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen, Qualitätsprüfung und Einsatzregeln. Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarer Abschluss begleiten das Lernen.

Die Buchführung selbst und steuerliche Beratung gehören nicht zum Angebot.

Häufige Fragen

Kann die KI mein Buchhaltungsprogramm direkt bedienen?

Manche Programme bieten eigene KI-Funktionen an, andere nicht. Ob und wie das bei Ihnen geht, hängt vom Produkt ab. Prüfen Sie Datenschutz und Prüfspur, bevor Sie es nutzen.

Wie erkenne ich, ob die KI falsch liegt?

Vergleichen Sie mit Ihrem Kontenplan, früheren Buchungen und den Regeln. Bei Unsicherheit fragen Sie Ihre Treuhand. Besonders genau prüfen Sie ungewöhnliche Belege und hohe Beträge.

Darf ich Belege mit Namen in die KI geben?

Nur, wenn das Werkzeug freigegeben ist und die Datenschutzfragen geklärt sind. Im Zweifel anonymisieren Sie: Für die Kontierung genügen meist Art, Betrag und Datum.