Wie schaffen wir Zeit für KI-Schulungen im Arbeitsalltag?

Das Problem

«Wir sollen KI lernen, aber wann?» Diese Frage hören Teamleitungen oft. Das Tagesgeschäft ist voll, Telefone klingeln, Fristen laufen. Wenn eine Weiterbildung dazukommt, ohne dass etwas wegfällt, wird sie zur Belastung. Manche lernen abends oder am Wochenende, andere gar nicht.

Das hat Folgen: Wer unter Druck lernt, behält wenig. Wer gar nicht lernt, nutzt die KI falsch, zu zaghaft oder zu leichtsinnig. Die Investition in Werkzeuge und Lizenzen bringt dann wenig, und der Frust im Team wächst.

Lernzeit ist deshalb eine Führungsentscheidung. Sie muss offiziell vorhanden sein, geschützt werden und Teil der Arbeitszeit sein. Die gute Nachricht: Es braucht keine ganzen Schulungstage. Schon kleine, regelmässige Einheiten bringen viel, wenn sie an echten Aufgaben ansetzen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Schätzen Sie den Zeitbedarf realistisch. Für den Einstieg reichen oft vier bis sechs Stunden verteilt über einige Wochen. Fragen Sie beim gewählten Kurs nach der Lernzeit.
2. Legen Sie fest, was als Arbeitszeit gilt. Entscheiden Sie als Leitung, ob Lernzeit bezahlt ist und welcher Teil. Sagen Sie das schriftlich und deutlich.
3. Suchen Sie die ruhigen Zeiten. Jeder Betrieb hat sie: Dienstagmorgen, nach dem Monatsabschluss, ausserhalb der Saison. Planen Sie die Lernslots dort.
4. Teilen Sie die Zeit in kleine Einheiten. 30 bis 45 Minuten, ein- bis zweimal pro Woche, mit einer konkreten Aufgabe. Lange Blöcke lassen sich im Alltag kaum schützen.
5. Sichern Sie die Vertretung. Wer lernt, ist nicht erreichbar. Regeln Sie, wer Anrufe und dringende Anfragen übernimmt.
6. Verknüpfen Sie Lernen mit echter Arbeit. Die erste Übung ist eine Aufgabe, die ohnehin ansteht, etwa eine Offerte oder eine Kundenmail. So gewinnt die Person Zeit statt sie zu verlieren.
7. Lassen Sie die KI beim Planen helfen. Mit dem Auftrag unten erhalten Sie einen Lernplan für Ihr Team.
8. Prüfen Sie nach einem Monat. Wurde die Zeit genutzt? Was hat gestört? Passen Sie Rhythmus und Umfang an.

Vorlage zum Kopieren

Erstelle einen Lernplan für das Team [Bereich, z. B. Sekretariat und Buchhaltung] in einem Schweizer KMU mit [Anzahl] Personen, die den Einsatz von KI im Alltag lernen sollen.
Rahmen: Pro Person stehen [z. B. 45 Minuten pro Woche während der Arbeitszeit] für [z. B. 6 Wochen] zur Verfügung. Ruhige Zeiten im Betrieb: [z. B. Dienstag und Donnerstag Vormittag].
Erstelle: 1. einen Wochenplan mit je einer kleinen Übung, die zu echten Aufgaben passt ([z. B. E-Mails, Protokolle, Offerten]), 2. eine Regel für Vertretung und Erreichbarkeit während der Lernzeit, 3. drei einfache Fragen, mit denen die Teamleitung nach jeder Woche den Lernerfolg prüfen kann.
Verwende einfache Sprache und die Anrede «Sie». Plane keine privaten Daten oder Kundendaten in die Übungen ein.

Ändern Sie Zeitrahmen und Aufgaben so, dass sie zu Ihrem Alltag passen.

Wie viel Zeit für welches Ziel?

Die Angaben sind Richtwerte aus der Planung, keine Messwerte. Ihr Betrieb kann abweichen.

Worauf Sie achten müssen

• Keine unbezahlte Freizeitschulung erwarten: Ob Lernen als Arbeitszeit zählt, hängt von Arbeitsvertrag und Situation ab. Klären Sie das im Betrieb und im Zweifel rechtlich.
• Überforderung vermeiden: Zu viel auf einmal wirkt abschreckend. Siehe Überforderung vermeiden.
• Nicht nur Theorie: Lernen ohne Anwendung verfliegt. Eine Aufgabe aus dem Alltag gehört in jede Einheit.
• Datenschutz in Übungen: Verwenden Sie Beispiele oder anonymisierte Texte, keine echten Kundendaten.
• Fortschritt, nicht Kontrolle: Wer Lernzeit als Überwachung erlebt, lernt weniger. Fragen Sie nach Erfahrungen, nicht nach Noten.
• Fördermöglichkeiten prüfen: Je nach Kanton und Programm gibt es Unterstützung für Weiterbildung, siehe Schulung und Förderung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Gemeindeverwaltung im Kanton Aargau mit zwölf Mitarbeitenden möchte KI im Schalter- und Sekretariatsbereich nutzen.

Vorher: Die Leitung schickt einen Link zu einem Online-Kurs mit dem Satz «Bitte bis Ende Quartal absolvieren». Niemand findet Zeit, nach drei Monaten haben zwei Personen angefangen.

Nachher: Die Gemeindeschreiberin reserviert jeden Dienstag von 8.30 bis 9.15 Uhr als Lernzeit, in der Schalterstunden verkürzt sind und eine Person die Telefone übernimmt. In der ersten Einheit üben alle an einem Standardbrief. Nach sechs Wochen nutzen neun von zwölf Personen KI für Entwürfe, und die Freigaberegeln sind im Team besprochen.

So hilft Ihnen Alpasana

absofort: KI-Weiterbildung für Unternehmen ist eine Online-Weiterbildung von Grundlagen bis zum Executive-Diplomlehrgang. Gelernt wird im eigenen Tempo mit verifizierbaren Abschlüssen, was sich gut in kurze Lerneinheiten im Arbeitsalltag aufteilen lässt.

Inhalte wie Verwaltung, Kommunikation, Analyse und Texte sowie Datenschutz und Umgang mit Unternehmensdaten gehören zum beschriebenen Angebot. Für Firmenlösungen und Teambuchungen können Sie Kontakt aufnehmen.

Häufige Fragen

Wie viel Lernzeit ist angemessen?

Für den Einstieg genügen meist wenige Stunden, verteilt auf mehrere Wochen. Wichtiger als die Menge ist die Regelmässigkeit und der Bezug zu echten Aufgaben.

Was tun, wenn nie ruhige Zeiten da sind?

Dann ist das Problem grösser als die Schulung. Prüfen Sie, welche Aufgaben vorübergehend entfallen oder verschoben werden können. Manchmal hilft es, KI gerade für die Zeitfresser zu lernen, siehe Zeitfresser im Büro finden.

Dürfen Mitarbeitende selbst entscheiden, wann sie lernen?

Ein fester Rahmen mit gewisser Freiheit ist gut. Sie legen Wochenumfang und Zeitfenster fest, die Mitarbeitenden wählen innerhalb dieses Fensters ihre Termine.