Wie verhindern wir, dass ein KI-Pilot immer grösser wird?

Das Problem

Frau Müller koordiniert in einem Bauunternehmen in Winterthur einen kleinen KI-Test: Die KI soll Texte für Offerten vorbereiten. Nach einer Woche kommen die ersten Wünsche: «Kann sie auch gleich Rechnungen erstellen?» Dann: «Und Mails beantworten?» Dann: «Wäre toll, wenn sie auch auf Italienisch arbeitet.» Aus dem kleinen Test wird ein Grossprojekt, die Frist rutscht, und niemand kann mehr sagen, ob der ursprüngliche Zweck erreicht wurde.

Fachleute nennen das «Scope Creep» (schleichende Ausweitung des Umfangs). Sie entsteht fast immer aus guten Absichten: Wenn etwas funktioniert, möchten alle mehr davon. Doch ein Pilot ist ein Test, kein Produkt. Je grösser er wird, desto weniger lässt sich auswerten, und desto teurer wird er.

Diese Seite zeigt, wie Sie Begeisterung nutzen, ohne dass der Pilot ausufert.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Schreiben Sie das Ziel in einem Satz auf. Alles, was nicht zu diesem Ziel beiträgt, gehört nicht in den Pilot.

1. Legen Sie die Grenzen fest. Ergänzen Sie im Projektauftrag zwei Listen: «Gehört dazu» und «Gehört nicht dazu». Siehe Vorlage für einen Projektauftrag.

1. Informieren Sie alle Beteiligten. Teilen Sie die Grenzen mit dem Team und erklären Sie, warum. Wer den Grund versteht, akzeptiert sie eher.

1. Führen Sie eine Liste «Später». Jeder Zusatzwunsch wird notiert, mit Datum und Namen, aber nicht sofort umgesetzt. Das zeigt Wertschätzung und schützt den Pilot.

1. Richten Sie einen einfachen Änderungsantrag ein. Wer den Umfang erweitern will, beantwortet vier Fragen: Was soll hinzukommen? Warum? Was kostet es an Zeit und Aufwand? Was entfällt dafür?

1. Lassen Sie den Auftraggeber entscheiden. Er genehmigt, verschiebt oder lehnt ab. Dokumentieren Sie den Entscheid.

1. Überprüfen Sie den Zeitplan regelmässig. Ein wöchentlicher Fünf-Minuten-Check mit der Frage «Sind wir noch im Plan und im Umfang?» zeigt Abweichungen früh. Siehe Zeitplan mit Etappen.

1. Nutzen Sie die Liste «Später» nach dem Pilot. Die gesammelten Wünsche sind eine wertvolle Grundlage für die nächste Phase.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt erstellen Sie ein Formular für Änderungswünsche und Abgrenzungsliste.

Wir führen einen KI-Pilot in einem Schweizer Betrieb ([Branche]) durch. Ziel des Pilots: [Ziel in einem Satz]. Zeitraum: [von bis]. Aktueller Umfang: [Liste].
Erstelle:
1. Eine Abgrenzungsliste mit zwei Spalten «Gehört zum Pilot» und «Gehört nicht zum Pilot» (Entwurf anhand der Angaben, mit Markierung der Punkte, die wir noch klären müssen)
2. Ein einseitiges Formular «Änderungswunsch» mit Feldern: Wer wünscht, Beschreibung, Nutzen, Aufwand/Zeit (Schätzung), Auswirkung auf Termin und Budget, was entfallen kann, Entscheid (genehmigt/verschoben/abgelehnt), Datum, Unterschrift Auftraggeber
3. Eine Tabelle «Liste Später» mit den Spalten Datum, Wunsch, Wer, Priorität, Status
4. Drei freundliche Standardsätze, mit denen ich Zusatzwünsche ablehne oder verschiebe
Regeln: Keine Annahmen ausfüllen, die nicht genannt wurden, Deutsch (Schweiz), einfache Sprache.

Ersetzen Sie die Platzhalter. Besprechen Sie die Formulare mit dem Auftraggeber, bevor der Pilot beginnt.

Worauf Sie achten müssen

• Nein sagen mit Wertschätzung. «Gute Idee, das kommt auf die Liste für die nächste Phase» wirkt besser als ein hartes Nein.
• Nicht alle Wünsche sind schlecht. Manchmal ist eine Erweiterung nötig, weil sonst der Test nicht aussagekräftig ist. Dann entscheidet der Auftraggeber.
• Aufwand sichtbar machen. Viele Wünsche scheinen klein und kosten doch viel. Machen Sie den Aufwand transparent.
• Ein Pilot ist kein Dauerzustand. Ohne Ende wird er zum ungeplanten Betrieb. Legen Sie Endtermin und Entscheid fest.
• Auch die Technik wächst. Zusätzliche Datenquellen oder Anbindungen erhöhen Sicherheits- und Datenschutzfragen.
• Erfolg definieren. Wer den Erfolg am Anfang festlegt, kann später begründen, warum ein Wunsch nicht passt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Kleinstadtverwaltung im Kanton Solothurn testet KI für Antworten auf Standardanfragen. Während des Pilots möchte jede Abteilung zusätzliche Funktionen.

Vorher: Die Projektleiterin sagt zu allem Ja und verliert nach drei Wochen den Überblick. Nachher: Mit Abgrenzungsliste und Liste «Später» notiert sie 14 Wünsche, drei werden per Änderungsantrag genehmigt, der Rest verschoben. Der Pilot endet im geplanten Zeitrahmen mit klaren Ergebnissen. Aus der Liste entsteht die Planung für die zweite Phase.

Zum Schluss bewährte sich eine einfache Gewohnheit: Am Ende jeder wöchentlichen Besprechung las die Projektleiterin die Liste «Später» kurz vor und fragte, ob ein Wunsch inzwischen dringend geworden war. So fühlten sich die Wünschenden ernst genommen, und der Pilot blieb im Rahmen. Wer den Umfang dauerhaft im Blick behalten will, sollte ausserdem den Zeitaufwand der Beteiligten notieren: Wenn er deutlich über das Geplante steigt, ist das oft das erste Zeichen, dass der Pilot sich ausweitet.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie einen Pilot mit klaren Grenzen und Etappen aufsetzen möchten, begleitet Sie die KI-Beratung und digitale Transformation. Alpasana unterstützt die Integration von KI-Agenten von Anwendungsfall über Pilot und Einsatzregeln bis zur Skalierung und dokumentiert die Umsetzung. Das Priorisieren von Vorhaben gehört ebenfalls dazu.

Die Liste «Später» ist dabei eine gute Grundlage für die Skalierung nach dem Pilot. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Wie erkläre ich dem Chef, dass der Pilot klein bleiben soll?

Mit dem Argument der Auswertbarkeit: Nur ein klar begrenzter Test liefert Ergebnisse, die man bewerten kann. Ein Pilot, der alles will, beweist am Ende nichts.

Was tun, wenn der Auftraggeber selbst ständig Wünsche hat?

Bitten Sie ihn, den Änderungsantrag selbst zu nutzen. So sieht er die Folgen für Zeit und Aufwand und entscheidet bewusst.

Wie gross darf ein Pilot sein?

So klein, dass Sie ihn in wenigen Wochen mit einer kleinen Gruppe durchführen können. Hinweise gibt Unterschied zwischen Prototyp, MVP und Pilot.

Was, wenn der Pilot trotzdem ausufert?

Halten Sie an, vergleichen Sie mit dem Projektauftrag und entscheiden Sie neu: Umfang zurücknehmen, Zeitrahmen anpassen oder abbrechen. Siehe Abbruchkriterien.