KI-Pilotprojekt: Zeitplan mit sinnvollen Etappen

Das Problem

Frau Müller betreut in einer Gemeindeverwaltung im Emmental einen KI-Pilot für die Vorbereitung von Antworten auf Bürgeranfragen. Vor sechs Wochen ging es los. Seitdem läuft der Test, und niemand weiss, wann er endet. Einige Kolleginnen nutzen die KI täglich, andere gar nicht. Die Gemeindeschreiberin fragt: «Wann haben wir Ergebnisse?»

Ein Pilot ohne Zeitplan wird zum Dauerprovisorium. Es gibt keinen Zeitpunkt, an dem man ehrlich Bilanz zieht, und die Aufmerksamkeit lässt nach. Am Ende bleibt die KI «irgendwie» im Einsatz, ohne Entscheid und ohne Regeln.

Ein Zeitplan mit Etappen gibt dem Test Struktur und Ende. Diese Seite liefert eine Vorlage, die Sie an Ihre Aufgabe anpassen können.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Legen Sie Start und Ende fest. Schreiben Sie ein Enddatum, an dem entschieden wird. Bei vielen Aufgaben genügen vier bis zwölf Wochen. Wählen Sie die Dauer so, dass die Aufgabe oft genug vorkommt, um Erfahrung zu sammeln.

1. Teilen Sie den Pilot in Etappen. Fünf Etappen haben sich bewährt: Vorbereitung, Einrichtung, Testbetrieb, Auswertung, Entscheid. Jede erhält Anfang, Ende und ein greifbares Ergebnis.

1. Planen Sie die Vorbereitung. Ziel, Umfang, Team und Regeln klären, Testpersonen einladen. Ergebnis: unterschriebener Projektauftrag, siehe Projektauftrag Vorlage.

1. Planen Sie die Einrichtung. Konten, Einstellungen, Testdaten und Schulung der Gruppe. Ergebnis: Das Team kann starten. Rechnen Sie dafür genügend Zeit ein, oft länger als erwartet.

1. Planen Sie den Testbetrieb mit Zwischenpunkten. Zum Beispiel ein wöchentliches kurzes Treffen und nach der Hälfte der Zeit einen Zwischenstand mit der Frage «Sind wir auf Kurs?». Protokolle führen Sie in einer einfachen Tabelle, siehe Testprotokoll Vorlage.

1. Planen Sie die Auswertung. Eine bis zwei Wochen für Zahlen, Rückmeldungen und Bewertung nach den vorab festgelegten Kriterien. Ergebnis: Bericht, siehe Abschlussbericht Vorlage.

1. Planen Sie den Entscheid. Ein fester Termin, an dem der Auftraggeber entscheidet: weiterführen, anpassen, beenden. Ohne Termin fällt der Entscheid nicht.

1. Planen Sie Puffer. Ferien, Krankheit, technische Probleme: Rechnen Sie mit ein bis zwei Wochen Reserve. Prüfen Sie regelmässig, ob Sie im Plan liegen, siehe Umfang begrenzen.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt erstellen Sie einen ersten Zeitplan. Die Angaben sind Beispiele, die Sie anpassen.

Wir führen in einem Schweizer Betrieb ([Branche]) einen KI-Pilot für [Aufgabe] durch. Gewünschter Starttermin: [Datum]. Gewünschter Entscheidtermin: [Datum]. Beteiligte: [Anzahl] Testpersonen, Projektleitung [Rolle], Auftraggeber [Rolle]. Bekannte Ferien oder Engpässe: [Zeiträume].
Erstelle einen Zeitplan mit 5 Etappen (Vorbereitung, Einrichtung, Testbetrieb, Auswertung, Entscheid) als Tabelle mit den Spalten: Etappe, Zeitraum (Wochen), Aufgaben, Verantwortliche (Rolle), Ergebnis, Kontrollfrage. Ergänze:
1. Einen Vorschlag für wöchentliche Kurztreffen und einen Zwischenstand
2. Zwei Puffer mit Begründung
3. Eine Liste von Risiken für den Zeitplan (3–5) mit Gegenmassnahmen
Regeln: Die Zeiten sind Vorschläge und als solche zu kennzeichnen, erfinde keine Fakten über unseren Betrieb, Deutsch (Schweiz), einfache Sprache.

Ersetzen Sie die Platzhalter. Besprechen Sie den Plan mit der Projektleitung und den Testpersonen.

Worauf Sie achten müssen

• Die Einrichtung dauert meist länger als gedacht. Konten, Berechtigungen, Datenschutzklärung und Schulung brauchen Zeit.
• Testzeit nicht zu kurz. Wenn die Aufgabe nur selten vorkommt, braucht es mehr Zeit, damit genug Fälle zusammenkommen.
• Nicht zu lange. Ein Pilot, der Monate läuft, verliert Schwung. Setzen Sie eine Obergrenze.
• Meilensteine mit Ergebnissen. Ein Termin ohne greifbares Ergebnis ist nur ein Datum.
• Der Entscheid gehört zum Plan. Ohne Termin für den Entscheid wird der Pilot zum Dauerbetrieb.
• Ferienzeiten beachten. Besonders in Schweizer Betrieben mit Schulferien- und Saisonrhythmus lohnt sich ein Blick auf den Kalender.

Die Dauern sind Richtwerte, keine Vorgaben. Passen Sie sie an Ihre Aufgabe an.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Ingenieurbüro in Aarau plant einen Pilot für die Vorbereitung von Offerten.

Vorher: Der Test startet «bei Gelegenheit», ohne Enddatum. Nach drei Monaten nutzen zwei Personen die KI, und niemand weiss, ob es sich lohnt. Nachher: Das Büro plant 8 Wochen: zwei Wochen Vorbereitung und Einrichtung, vier Wochen Testbetrieb mit Zwischenstand nach zwei Wochen, eine Woche Auswertung, eine Woche Puffer und Entscheid. Der Auftraggeber legt den Entscheidtermin im Kalender fest. Am Termin liegt ein kurzer Bericht vor, und das Büro beschliesst, die Lösung für zwei Aufgaben weiterzuführen und eine dritte aufzugeben.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie einen Pilot mit klaren Etappen aufsetzen möchten, begleitet Sie die KI-Beratung und digitale Transformation. Alpasana unterstützt die Integration von KI-Agenten von Anwendungsfall über Pilot und Einsatzregeln bis zur Skalierung, erstellt Umsetzungspläne und dokumentiert die Umsetzung.

Der Zeitplan hier ist ein Rahmen für kleine Tests. Für grössere Vorhaben werden Projekte individuell offeriert.

Häufige Fragen

Wie lange soll ein Pilot dauern?

Das hängt von der Aufgabe ab. Bei häufigen Aufgaben genügen wenige Wochen, bei seltenen braucht es mehr Zeit für genügend Fälle. Legen Sie aber immer ein Enddatum fest.

Was tun, wenn wir im Verzug sind?

Prüfen Sie den Umfang: Was kann entfallen? Verschieben Sie den Entscheid nur mit Begründung und neuem festen Termin. Manchmal ist Abbruch die bessere Wahl, siehe Abbruchkriterien.

Brauche ich Zwischentermine?

Ja. Ein kurzer wöchentlicher Austausch und ein Zwischenstand zur Halbzeit zeigen früh, ob der Pilot auf Kurs ist.

Was passiert nach dem Entscheid?

Je nach Ergebnis: Regelbetrieb planen, anpassen und nachtesten oder beenden und Erkenntnisse festhalten. Einen Überblick gibt KI-Pilotprojekt planen.