KI-Pilot auswerten: Vorlage für den Abschlussbericht

Das Problem

Der Pilot ist vorbei. Die Beteiligten haben viel gelernt, die Tabellen sind voll, jede Person hat ihre Meinung. Nun möchte die Geschäftsleitung wissen: «Was hat es gebracht? Führen wir es ein?» Sie sollen einen Bericht schreiben, der verständlich ist, ehrlich und eine Entscheidung ermöglicht.

Viele Berichte scheitern an zwei Fehlern. Entweder sind sie zu lang und verlieren sich in Einzelheiten, oder sie sind Werbeprospekte für das Projekt und verschweigen Probleme. Beides hilft bei der Entscheidung nicht.

Ein guter Abschlussbericht ist kurz, ordnet die Fakten nach den vorher vereinbarten Kriterien und zeigt klar, was gut war, was nicht, was offen bleibt und was Sie empfehlen. Er ist ausserdem eine Lernquelle für künftige Vorhaben.

Wie ist der Bericht aufgebaut?

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Sammeln Sie die Unterlagen. Ziele und Kriterien, Testprotokolle, Fehlerliste, Rückmeldungen, Kostenübersicht. Alles an einem Ort.
2. Prüfen Sie jedes Abnahmekriterium. Ergebnis, Zielwert, erfüllt ja/nein, mit Zahl. Siehe Abnahmekriterien.
3. Fassen Sie Fehler und Risiken zusammen. Nach Art und Schwere, mit Stand der Behebung, siehe Fehler im Pilot bearbeiten.
4. Bündeln Sie die Rückmeldungen. Häufigste Aussagen, bestes Lob, wichtigste Kritik, konkrete Vorschläge. Anonymisiert.
5. Rechnen Sie Aufwand und Nutzen. Gesparte Zeit abzüglich Prüf- und Korrekturaufwand, Kosten des Piloten, erwartete laufende Kosten. Nennen Sie Unsicherheiten offen.
6. Formulieren Sie die Erkenntnisse. Was hat funktioniert, was nicht, warum? Sichern Sie das Wissen, siehe Erkenntnisse sichern.
7. Leiten Sie die Empfehlung ab. Drei Möglichkeiten: Einführen (mit Bedingungen), anpassen und erneut testen, beenden. Begründen Sie sie mit den Kriterien.
8. Lassen Sie den Entwurf von der KI strukturieren. Mit der Vorlage unten. Prüfen Sie Zahlen und Aussagen selbst.
9. Lassen Sie den Bericht gegenlesen. Von einer Person aus dem Pilotteam und einer, die nicht beteiligt war. Fragen Sie: Ist es verständlich, ehrlich, entscheidungsreif?

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag lassen Sie sich einen ersten Berichtsentwurf aus Ihren Stichworten erstellen. Verwenden Sie anonymisierte Angaben:

Erstelle einen Abschlussbericht (höchstens 3 Seiten, einfache Sprache, Schweizer Schreibweise) für einen KI-Pilot in [Betrieb, Branche].
Gliederung: 1 Kurzfassung (5 Sätze), 2 Ausgangslage und Ziele, 3 Durchführung, 4 Ergebnisse je Kriterium (Tabelle), 5 Fehler und Risiken, 6 Rückmeldungen des Teams, 7 Aufwand und Kosten, 8 Erkenntnisse, 9 Empfehlung und nächste Schritte.
Angaben:
- Ziel und Kriterien: [Stichworte]
- Zeitraum, Beteiligte, Werkzeug: [Stichworte]
- Ergebnisse (Zahlen): [Liste]
- Hauptfehler und Risiken: [Liste]
- Rückmeldungen Team: [Stichworte]
- Aufwand und Kosten: [Zahlen]
- Unsere Tendenz für die Empfehlung: [einführen/anpassen/beenden mit Begründung]
Erfinde keine Zahlen und ergänze nichts, was nicht in den Angaben steht. Wenn Angaben fehlen, markiere die Lücke mit [fehlt]. Stelle Schwächen offen dar.

Prüfen Sie jede Zahl im Entwurf mit Ihren Unterlagen und streichen Sie Werbesprache.

Worauf Sie achten müssen

• Zahlen stimmen: Die KI kann beim Zusammenfassen Zahlen verändern. Gleichen Sie jede Zahl mit den Originalen ab.
• Vertraulichkeit: Der Bericht kann interne Informationen enthalten. Geben Sie nur anonymisierte Angaben in das KI-Werkzeug ein.
• Ehrlichkeit statt Schönfärberei: Wer Probleme verschweigt, trifft schlechtere Entscheidungen. Nennen Sie auch, was nicht funktioniert hat.
• Übertragbarkeit: Ein gelungener Pilot garantiert keinen gleichen Erfolg im ganzen Betrieb, siehe Pilot-Erfolg ist nicht automatisch übertragbar.
• Klare Empfehlung: «Weitere Abklärungen nötig» ist selten hilfreich. Nennen Sie, was genau abzuklären ist, bis wann und durch wen.
• Bedingungen für den Rollout: Datenschutz, Schulung, Verantwortliche und Kosten gehören in die Empfehlung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Weiterbildungsinstitut in Zürich hat sechs Wochen lang eine KI für Teilnehmerkorrespondenz erprobt.

Vorher: Das Team plant einen zehnseitigen Bericht mit allen Einzelheiten. Die Institutsleiterin sagt: «Ich lese keine zehn Seiten. Ich will wissen, ob wir es machen.»

Nachher: Der Bericht umfasst drei Seiten. Kurzfassung: Die Vorgaben wurden in drei von fünf Kriterien erreicht, Nacharbeit lag über dem Ziel, zwei schwere Fehler traten in den ersten Wochen auf und sind behoben. Empfehlung: Einführung in einer Abteilung mit Prüfschritt, nach drei Monaten Zwischenbilanz. Die Leiterin entscheidet in der Sitzung und verweist für Einzelheiten auf den Anhang.

So hilft Ihnen Alpasana

Ein sauberer Abschluss gehört zu jedem Pilot. Die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana unterstützt dabei, Prozesse aufzunehmen, KI-Potenziale zu analysieren, Vorhaben zu priorisieren und einen Umsetzungsplan zu erstellen, und dokumentiert die Umsetzung. Zur Integration von KI-Agenten gehören Anwendungsfall, Pilot, Einsatzregeln und Skalierung. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Wie lang soll der Bericht sein?

Drei bis fünf Seiten plus Anhang. Die Kurzfassung auf der ersten Seite muss für sich allein verständlich sein.

An wen richte ich den Bericht?

An die Person, die über die Einführung entscheidet, in der Regel die Geschäftsleitung. Schreiben Sie so, dass jemand ohne technische Kenntnisse folgen kann.

Darf die Empfehlung «beenden» lauten?

Ja. Ein begründeter Abbruch ist ein gutes Ergebnis, wenn der Pilot gezeigt hat, dass die Lösung nicht passt. Halten Sie fest, was gelernt wurde.