Wann und wie sollten Mitarbeitende über KI mitentscheiden?

Das Problem

Die Geschäftsleitung hat entschieden: Ab nächstem Quartal wird KI eingesetzt. Danach folgt ein Info-Anlass, bei dem das Team erklärt bekommt, was bereits beschlossen ist. Wer Fragen stellt, hört: «Das ist so entschieden.» Viele haben dann den Eindruck, ihre Meinung sei nicht gefragt, und halten sich zurück.

Dabei wissen genau diese Personen am besten, wo im Alltag Zeit verloren geht, welche Aufgaben heikel sind und wo ein Werkzeug stört statt hilft. Wer sie spät oder gar nicht einbezieht, verschenkt dieses Wissen und riskiert, dass eine gute Lösung am Alltag vorbeigeht.

Echte Mitwirkung bedeutet nicht, dass alle über alles abstimmen. Sie bedeutet, dass Sie früh klären, welche Fragen offen sind, und dem Team dort wirklich Einfluss geben. Eine Beteiligung, die nur so aussieht, wirkt schlimmer als gar keine.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie, was noch offen ist. Schreiben Sie auf, was die Geschäftsleitung bereits entschieden hat (zum Beispiel: «KI wird eingeführt») und was offen ist (zum Beispiel: «Für welche Aufgaben starten wir?»).
2. Benennen Sie die Entscheidungsräume. Es gibt drei Stufen: informiert werden, mitreden und mitentscheiden. Legen Sie pro Thema fest, welche Stufe gilt.
3. Wählen Sie passende Formate. Eine Ideenrunde von 45 Minuten, eine kleine Testgruppe, ein anonymer Fragebogen oder eine Sprechstunde. Wenige, gut vorbereitete Formate genügen.
4. Laden Sie Unterschiedliche ein. Holen Sie Begeisterte, Skeptische und Neulinge an einen Tisch. Auch Teilzeitkräfte und Lernende haben Erfahrung.
5. Bereiten Sie die Fragen vor. Offene Fragen wie «Welche Aufgabe kostet Sie jede Woche am meisten Zeit?» liefern mehr als «Sind Sie für KI?». Lassen Sie sich dabei von der KI Vorschläge machen.
6. Halten Sie Ergebnisse fest. Eine Person notiert die Punkte, die KI hilft beim Gruppieren und Zusammenfassen. Verwenden Sie dafür keine Namen oder vertraulichen Angaben.
7. Geben Sie Rückmeldung. Schreiben Sie in einer kurzen Mitteilung, was Sie übernehmen, was nicht und warum. Das ist der wichtigste Schritt.
8. Wiederholen Sie die Beteiligung. Nach dem Piloten und nach drei Monaten fragen Sie erneut nach. So bleibt die Mitwirkung lebendig.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag bereiten Sie eine Beteiligungsrunde vor:

Ich bereite eine Beteiligungsrunde zur Einführung von KI in unserem Betrieb vor ([Branche], [Anzahl] Mitarbeitende, Schweiz). Teilnehmende: [z. B. 8 Personen aus Büro, Kundendienst und Lager].
Bereits entschieden ist: [z. B. KI wird für Textaufgaben getestet]. Offen ist: [z. B. welche Aufgaben, welche Regeln, welche Schulung].
Erstelle: 1. einen Ablauf für 45 Minuten mit Zeitangaben, 2. sechs offene Leitfragen in einfacher Sprache, 3. zwei Sätze zur Einleitung, die ehrlich erklären, worüber mitgesprochen werden darf und worüber nicht, 4. eine Vorlage für die Rückmeldung nach der Runde (Was übernommen wird, was nicht, warum).
Verwende die Anrede «Sie», keine Werbesprache und keine Versprechen, die der Betrieb nicht einhalten kann.

Passen Sie die Platzhalter an, und kürzen Sie den Ablauf, wenn Ihre Gruppe wenig Zeit hat.

Welche Stufe passt wozu?

Worauf Sie achten müssen

• Keine Scheinbeteiligung: Fragen Sie nur, wenn Antworten etwas verändern können. Andernfalls ist reine Information ehrlicher.
• Rückmeldung einplanen: Ohne Rückmeldung wird die nächste Runde kaum noch besucht.
• Hierarchie bedenken: In Gegenwart der Chefin sagen viele weniger. Anonyme Rückmeldungen oder getrennte Runden helfen.
• Mitbestimmungsrechte: Wenn Personaldaten, Überwachung oder Leistungskontrolle betroffen sind, können Informations- und Mitwirkungsrechte bestehen. Klären Sie das im Einzelfall, siehe Personalvertretung in der Schweiz.
• Vertraulichkeit bei der Auswertung: Lassen Sie keine Namen und Aussagen einzelner Personen in die KI eingeben, wenn Ihre Datenregeln das nicht erlauben.
• KI-Zusammenfassungen prüfen: Die KI glättet Meinungen. Kritische Einzelstimmen gehen leicht unter, lesen Sie die Originalnotizen mit.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Alters- und Pflegeheim in Langenthal prüft KI für Berichte und Dienstübergaben.

Vorher: Die Heimleitung kündigt ein Programm an. Die Pflegefachfrauen fürchten, dass Dokumentation künftig automatisch überwacht wird. Zwei Teammitglieder lehnen das Vorhaben von Anfang an ab.

Nachher: Die Heimleitung lädt vor dem Entscheid zu einer Ideenrunde ein, klärt, dass der Datenschutz und die Pflegequalität nicht verhandelbar sind, und fragt nach Aufgaben, die belasten. Die Gruppe nennt die Berichtsvorbereitung und die Terminkoordination. Der Pilot startet genau dort. Die Skeptikerinnen stellen sicher, dass Bewohnerdaten nicht in öffentliche Werkzeuge gelangen, und werden zu Verbündeten.

So hilft Ihnen Alpasana

Alpasanas KI-Beratung und digitale Transformation hilft, Prozesse aufzunehmen, KI-Potenziale zu analysieren und Vorhaben zu priorisieren. Dabei können Sie die Erfahrungen Ihres Teams strukturiert einbringen.

Die Beratung begleitet auch die Integration von KI-Agenten mit Anwendungsfall, Pilot, Einsatzregeln und Skalierung. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Verlangsamt Beteiligung das Projekt?

Am Anfang kostet sie etwas Zeit, später spart sie Zeit. Wer das Team früh einbezieht, vermeidet Umwege, Widerstand und Nachbesserungen nach dem Start.

Was, wenn das Team etwas fordert, das nicht möglich ist?

Erklären Sie sachlich, warum es nicht geht, zum Beispiel wegen Datenschutz oder Kosten. Suchen Sie nach einer Alternative, die das Anliegen teilweise erfüllt.

Müssen wirklich alle beteiligt werden?

Nein, aber alle sollen die Möglichkeit haben, sich zu äussern. Eine repräsentative Gruppe plus ein offener Fragekanal für alle genügt in der Regel.

Wie beteiligen wir Personen, die sich kaum äussern?

Bieten Sie mehrere Wege an: ein anonymes Formular, eine Sprechstunde unter vier Augen oder eine kleine Gruppe ohne Vorgesetzte. Manche denken lieber nach und schreiben später. Geben Sie dafür ein paar Tage Zeit.