KI-Ideen aus dem Team sammeln: Vorlage für eine Abfrage

Das Problem

Frau Müller arbeitet im Personalwesen eines Industriebetriebs in Schaffhausen. Die Geschäftsleitung bittet sie: «Sammle bitte Ideen, wo wir KI einsetzen könnten.» Frau Müller schickt eine Mail an alle. Die Rückmeldungen sind dürftig oder uferlos: «Alles automatisieren!», «Ein Chatbot für alles», «Weiss nicht, was möglich ist».

Das Muster ist bekannt. Die Frage «Wo könnten wir KI einsetzen?» überfordert die meisten. Wer sich nicht mit KI auskennt, weiss nicht, was möglich ist, und nennt entweder nichts oder alles. Die Ideen, die ankommen, sind dann eine Wunschliste ohne Zusammenhang.

Besser ist es, nach Problemen zu fragen, die Mitarbeitende aus dem Alltag kennen. Sie sind die Fachleute für ihre Arbeit. Diese Seite liefert ein kurzes Formular und eine Vorgehensweise, die brauchbare Vorschläge hervorbringt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Erklären Sie den Zweck. Eine kurze Mail: Warum fragen wir, was passiert mit den Antworten, bis wann? Betonen Sie, dass es um Entlastung bei lästiger Arbeit geht, nicht um Stellenabbau, und seien Sie dabei ehrlich.

1. Fragen Sie nach Aufgaben, nicht nach KI. «Welche Aufgabe in Ihrem Alltag wiederholt sich oft, kostet Zeit oder ist mühsam?» Das Wort KI ist nicht nötig.

1. Halten Sie das Formular kurz. Vier bis sechs Fragen genügen, in zehn Minuten ausfüllbar. Ein Online-Formular oder eine Seite Papier reichen.

1. Geben Sie Beispiele. Ein bis zwei Muster helfen, die Fragen zu verstehen: «Jeden Montag fasse ich Rückmeldungen aus fünf Mails zusammen.»

1. Setzen Sie eine Frist. Eine Woche ist üblich. Eine Erinnerung nach drei Tagen erhöht die Beteiligung.

1. Sortieren Sie die Antworten. Fassen Sie gleichartige Vorschläge zusammen, trennen Sie Probleme von Lösungsideen und notieren Sie Häufigkeit und Zeitaufwand. Siehe Ideen priorisieren mit einer Matrix.

1. Wählen Sie wenige aus und beschreiben Sie sie. Für die besten Ideen erstellen Sie einen Steckbrief, siehe Use-Case-Steckbrief.

1. Geben Sie Rückmeldung an alle. Was wurde gewählt, was nicht, warum? Wer nie hört, was aus seiner Idee wurde, beteiligt sich nicht mehr.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt erstellen Sie das Formular und die Begleitmail. Verwenden Sie keine echten Mitarbeiterdaten.

Erstelle für einen Schweizer Betrieb ([Branche], [Anzahl] Mitarbeitende) ein kurzes Ideenformular, um Aufgaben zu sammeln, bei denen Mitarbeitende Entlastung brauchen und die vielleicht mit KI unterstützt werden könnten.
Das Formular enthält 5 Fragen:
1. Welche Aufgabe wiederholt sich oft oder kostet Zeit?
2. Wie oft kommt sie vor und wie lange dauert sie ungefähr?
3. Was nervt daran am meisten?
4. Welche Informationen oder Programme sind beteiligt?
5. Gibt es etwas, das dabei auf keinen Fall schiefgehen darf?
Schreibe dazu eine freundliche Begleitmail (höchstens 120 Wörter), die Zweck, Frist [Datum] und den Umgang mit den Antworten erklärt und ausdrücklich sagt, dass es um Entlastung geht. Füge zwei Beispiele für gute Antworten hinzu.
Regeln: Einfache Sprache, Deutsch (Schweiz), keine Fachbegriffe, keine Versprechen, die wir nicht halten können.

Ersetzen Sie die Platzhalter und passen Sie die Fragen an Ihre Branche an.

Worauf Sie achten müssen

• Erwartungen steuern. Nicht jede Idee wird umgesetzt. Sagen Sie das vorab, damit niemand enttäuscht ist.
• Ängste ernst nehmen. Wer um den Arbeitsplatz fürchtet, meldet keine Ideen. Siehe Angst um den Arbeitsplatz im Team.
• Keine Wunschliste ohne Auswahl. Sortieren Sie nach Häufigkeit, Zeitaufwand und Risiko.
• Anonymität anbieten. Wer ungern Namen nennt, soll anonym antworten dürfen.
• Vertrauliche Daten schützen. Bitten Sie, keine Kundennamen oder internen Zahlen in die Antworten zu schreiben.
• Nicht nur Technikaffine fragen. Gerade Personen mit wenig KI-Erfahrung kennen oft die zeitraubendsten Aufgaben.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Gesundheitszentrum in Aarau mit 40 Mitarbeitenden will KI-Ideen sammeln.

Vorher: Die Leitung fragt in der Sitzung «Wo könnte uns KI helfen?» und erhält Schweigen. Nachher: Die Praxismanagerin verschickt ein Formular mit fünf Fragen und zwei Beispielen. Innerhalb einer Woche kommen 23 Rückmeldungen. Viele betreffen dasselbe: Nachrichten an Patienten in Standardsituationen, Zusammenfassung von Sitzungen, Terminerinnerungen. Das Team wählt drei Aufgaben aus, die nicht mit Patientendaten in KI-Werkzeugen arbeiten, und informiert alle über das Ergebnis und die Gründe.

Besonders wertvoll war ein Punkt, den die Praxismanagerin nicht erwartet hatte: Mehrere Meldungen betrafen gar keine KI-Aufgabe, sondern Abläufe, die sich mit einer einfachen Vorlage oder einer Änderung der Zuständigkeit lösen liessen. Diese Rückmeldungen leitete sie direkt weiter und setzte zwei davon sofort um. Das zeigte dem Team, dass die Abfrage Wirkung hat, auch ohne KI. Seither wird das Formular jährlich wiederholt, und es gibt ein ständiges Postfach für Ideen. Wer so vorgeht, baut nebenbei eine Kultur auf, in der Mitarbeitende ihre Arbeit mitgestalten.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie aus den gesammelten Ideen einen Plan machen möchten, begleitet Sie die KI-Beratung und digitale Transformation. Alpasana nimmt Prozesse auf, analysiert KI-Potenziale, priorisiert Vorhaben und erstellt einen Umsetzungsplan. Auch die Weiterbildung Ihres Teams lässt sich über absofort einbeziehen.

Die Abfrage können Sie selbst durchführen. Für die Auswertung und Umsetzung werden Projekte individuell offeriert.

Häufige Fragen

Wie viele Rückmeldungen darf ich erwarten?

Das hängt von Betrieb und Kultur ab. Eine gute Begleitmail, eine kurze Frist und sichtbare Rückmeldungen erhöhen die Beteiligung. Setzen Sie keine Quote als Ziel.

Soll ich Ideen anonym sammeln?

Anonymität kann die Offenheit erhöhen, erschwert aber Rückfragen. Ein Mittelweg: Namen sind freiwillig.

Was tue ich mit Ideen, die nichts mit KI zu tun haben?

Leiten Sie sie weiter. Viele Probleme lassen sich mit einfacheren Mitteln lösen, siehe KI oder einfache Automatisierung. Auch das ist ein Gewinn.

Wie oft soll ich die Abfrage wiederholen?

Einmal im Jahr oder bei grösseren Veränderungen. Zusätzlich lohnt sich ein laufender Weg, Ideen jederzeit zu melden.