Wie berechnen wir, ob sich KI finanziell lohnt?

Das Problem

Die Geschäftsleitung fragt: «Lohnt sich das?» Gemeint ist: Bekommen wir für das eingesetzte Geld mehr zurück, als wir ausgeben? Auf Englisch heisst die Kennzahl ROI (Return on Investment, also Rückfluss auf das eingesetzte Kapital). Sie klingt streng, ist aber eine einfache Frage nach Nutzen im Verhältnis zu den Kosten.

Bei KI ist die Antwort schwierig, weil viel Nutzen weich ist: Zeit, die nicht auf der Rechnung erscheint, bessere Qualität, zufriedenere Kundschaft. Gleichzeitig sind die Kosten oft höher, als die Lizenz vermuten lässt. Wer ohne Rechnung entscheidet, riskiert Fehlinvestitionen oder verpasst gute Gelegenheiten.

Gute Nachricht: Eine einfache, ehrliche Rechnung reicht für die meisten KMU. Sie muss nicht exakt sein, aber ihre Annahmen offenlegen. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie vorgehen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Definieren Sie den Anwendungsfall genau. Eine Rechnung für «KI im Betrieb» ist wertlos. Rechnen Sie für eine konkrete Aufgabe, zum Beispiel «Offerten vorbereiten im Verkauf».

1. Erfassen Sie den Ausgangswert. Wie viel Zeit braucht die Aufgabe heute, wie oft fällt sie an, wer erledigt sie, wie viele Fehler passieren? Ohne Messung rechnen Sie mit Vermutungen. Siehe Ausgangswerte erfassen.

1. Erstellen Sie den Kostenplan. Nehmen Sie alle Kosten: einmalige und laufende, auch interne Zeit. Eine Vorlage bietet KI-Kosten planen.

1. Schätzen Sie den Nutzen konkret. Typische Nutzenarten: eingesparte Arbeitszeit, weniger Fehler und Nacharbeit, schnellere Durchlaufzeit, mehr Aufträge oder Umsatz, geringere Fremdkosten. Pro Nutzen gilt: Wie viel, wie oft, wie sicher?

1. Ziehen Sie die Nachbearbeitung ab. Wenn die KI 10 Minuten spart, aber 4 Minuten Prüfung nötig sind, beträgt der Nettogewinn 6 Minuten. Erfassen Sie Prüfzeit und Korrekturen.

1. Rechnen Sie die Zeit in Geld um, aber ehrlich. Gesparte Zeit ist nur dann Geld, wenn sie sinnvoll genutzt wird oder Kosten verringert. Siehe Ist gesparte Arbeitszeit automatisch gespartes Geld?.

1. Berechnen Sie die Kennzahlen. Nettonutzen = Nutzen minus Kosten. ROI = Nettonutzen geteilt durch Kosten. Amortisationszeit = Zeit, bis die Kosten durch den Nutzen gedeckt sind. Siehe Amortisation berechnen.

1. Rechnen Sie Szenarien. Rechnen Sie einen vorsichtigen, einen realistischen und einen optimistischen Fall. Zeigen Sie, welche Annahme das Ergebnis am stärksten beeinflusst. Siehe Wirtschaftlichkeit in Szenarien.

1. Beachten Sie auch den nicht-finanziellen Nutzen. Qualität, Zufriedenheit, Risikominderung lassen sich oft nicht beziffern. Nennen Sie sie getrennt, siehe Qualitativen Nutzen bewerten.

Vorlage zum Kopieren

Hilf mir, die Wirtschaftlichkeit eines KI-Einsatzes zu berechnen.
Anwendungsfall: [Aufgabe].
Heutige Arbeitsweise: [Zeit pro Vorgang in Minuten, Anzahl pro Monat,
beteiligte Personen].
Erwartete Veränderung: [z. B. Zeitersparnis pro Vorgang in Minuten,
Prüfzeit in Minuten].
Interner Stundenansatz: CHF [Betrag] pro Stunde.
Kosten (Quelle angeben): einmalig CHF [Betrag], laufend pro Jahr CHF [Betrag].
Aufgabe:
1. Rechne den Nettonutzen pro Jahr, den ROI und die Amortisationszeit
   in drei Szenarien (vorsichtig, realistisch, optimistisch).
2. Zeige die Rechenschritte in einer Tabelle.
3. Nenne die drei Annahmen, die das Ergebnis am stärksten beeinflussen.
4. Nenne Nutzen, den ich nicht in Geld ausdrücken kann.
Verwende nur die angegebenen Zahlen und erfinde keine weiteren.

Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein und prüfen Sie die Rechnung selbst nach.

Ein Rechenbeispiel mit frei gewählten Zahlen

Die folgenden Zahlen sind erfunden und dienen nur dazu, die Rechenwege zu zeigen.

Worauf Sie achten müssen

• Gesparte Zeit ist nicht automatisch Geld: Wenn die gewonnenen Minuten verpuffen, entsteht kein finanzieller Nutzen. Entscheiden Sie, wofür Zeit frei wird.
• Beschönigte Annahmen: Der Wunsch nach einem positiven Ergebnis verleitet zu optimistischen Zahlen. Lassen Sie jemanden mit anderer Sicht die Annahmen prüfen.
• Kosten vollständig erfassen: Fehlende Posten verfälschen das Ergebnis. Siehe Versteckte Kosten.
• Kleine Stichproben: Messungen mit wenigen Fällen sind unsicher. Verwenden Sie Spannen statt Einzelwerten.
• Laufende Änderungen: Preise, Modelle und Prozesse ändern sich. Prüfen Sie die Rechnung nach einigen Monaten mit echten Zahlen.
• Rechnung ersetzt keine Entscheidung: Auch bei knapp positivem ROI können Risiken, Datenschutz oder Strategie den Ausschlag geben.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Ein Treuhandbüro in Frauenfeld überlegt, Belege mit KI vorerfassen zu lassen. Der Inhaber schätzt grosszügig: «Wir sparen mindestens die Hälfte der Zeit.» Auf dieser Basis wäre die Investition klar.

Die Büroleiterin misst zwei Wochen lang die tatsächliche Zeit pro Beleg und im Pilot die Prüfzeit nach der KI-Erfassung. Es zeigt sich: Die Ersparnis liegt eher bei einem Viertel, weil Belege mit unklaren Angaben viel Korrektur brauchen. Sie rechnet mit der Vorlage drei Szenarien.

Im vorsichtigen Fall deckt der Nutzen die Kosten erst nach zwei Jahren, im realistischen nach etwa einem Jahr. Der Inhaber entscheidet sich für einen begrenzten Start mit den sauberen Belegen und prüft nach einem Quartal anhand echter Zahlen. Die Entscheidung stützt sich nun auf eine nachvollziehbare Rechnung.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie KI-Vorhaben wirtschaftlich beurteilen und priorisieren wollen, unterstützt Sie KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana: Prozesse aufnehmen, KI-Potenziale analysieren, Vorhaben priorisieren und einen Umsetzungsplan erstellen. Projekte werden individuell offeriert.

Zur Vertiefung: Business Case für eine Investitionsentscheidung und Zeitersparnis messen.

Häufige Fragen

Welcher ROI ist «gut»?

Darauf gibt es keine allgemeingültige Antwort. Es hängt von Ihrem Betrieb, den Alternativen und der Risikobereitschaft ab. Vergleichen Sie den Wert mit anderen Investitionen und mit dem Risiko, dass Annahmen nicht eintreffen.

Wie rechne ich Nutzen, der sich nicht beziffern lässt?

Beschreiben Sie ihn getrennt und ehrlich, zum Beispiel weniger Fehler, mehr Zufriedenheit oder geringere Risiken. Sie können ihn als Zusatzargument nennen, ohne ihn in die Zahl zu zwingen.

Reicht eine Rechnung vor dem Start?

Sie ist der Startpunkt. Prüfen Sie nach dem Pilot und nach einigen Monaten mit echten Zahlen, ob die Annahmen stimmten, und passen Sie die Planung an.