Welche Aufgaben in meinem Betrieb eignen sich für KI?

Das Problem

Sie möchten KI nutzen, aber nicht wahllos. In Ihrem Betrieb gibt es Dutzende Aufgaben: Offerten, Rechnungen, Anfragen, Protokolle, Planung, Marketing, Dokumentation. Bei welchen lohnt sich KI, bei welchen nicht? Und wie erkennen Sie das, ohne selbst Fachperson für KI zu sein?

Ohne Auswahl passiert Folgendes: Man probiert aus, was gerade im Gespräch ist, und stellt fest, dass es bei einer Aufgabe gut klappt und bei der nächsten Mehraufwand erzeugt. Manche Aufgaben sind für KI zu heikel, andere zu selten, um sich zu lohnen.

Eine strukturierte Potenzialanalyse schafft Klarheit. Sie dauert wenige Stunden und lässt sich ohne Technikkenntnisse durchführen. Die Angaben beziehen sich auf den Stand Oktober 2026.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Aufgaben sammeln. Bitten Sie Ihr Team, die wichtigsten Aufgaben der letzten zwei Wochen aufzulisten. Jede Aufgabe in einem Satz, mit ungefährer Häufigkeit und Dauer. Siehe Zeitfresser im Büro finden.

1. Aufgaben beschreiben. Notieren Sie für jede: Was geht rein (Text, Zahlen, Bilder), was kommt raus, wer entscheidet, welche Daten sind beteiligt.

1. Bewertungsraster anwenden. Bewerten Sie jede Aufgabe von 1 bis 5 nach den Kriterien in der Tabelle unten.

1. Ausschlüsse markieren. Aufgaben mit hohem Risiko, besonders schützenswerten Daten oder starkem Beziehungsanteil stellen Sie zurück oder schliessen sie aus.

1. Rangliste bilden. Zählen Sie Punkte zusammen und wählen Sie zwei bis drei Kandidaten für einen Test. Siehe Ideen priorisieren.

1. Alternativen prüfen. Löst sich die Aufgabe durch einfache Automatisierung oder Vereinfachung besser? Siehe KI oder einfache Automatisierung.

1. Pilot festlegen. Wählen Sie den besten Kandidaten und planen Sie einen kleinen Test mit Messgrössen. Siehe Pilotprojekt planen.

1. Ergebnisse festhalten. Dokumentieren Sie die Bewertung. Nach dem Pilot prüfen Sie, ob Ihre Einschätzung gestimmt hat, und passen das Raster an.

Vorlage zum Kopieren

KI-POTENZIALANALYSE: AUFGABENLISTE
Betrieb: [Name]   Erhoben von: [Name]   Datum: [Datum]

Bewertung je Kriterium von 1 (ungünstig) bis 5 (günstig):
H = Häufigkeit (wie oft kommt die Aufgabe vor?)
Z = Zeitaufwand (wie viel Zeit kostet sie?)
R = Regelmässigkeit (folgt sie festen Mustern?)
D = Daten vorhanden (liegen Texte/Zahlen digital vor, ohne heikle Inhalte?)
P = Prüfbarkeit (kann ein Mensch das Ergebnis rasch prüfen?)
S = Sicherheit (geringes Risiko bei Fehlern, keine besonders schützenswerten Daten?)

Aufgabe | Beteiligte | H | Z | R | D | P | S | Summe | Bemerkung/Ausschluss
[z. B. Standardmails beantworten] | [Büro] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ]
[z. B. Offerttexte erstellen] | [Verkauf] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ]
[z. B. Protokolle schreiben] | [Leitung] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ]

AUSSCHLUSS bei: S = 1 oder 2 (hohes Risiko), besonders schützenswerte Daten ohne Klärung, rechtlich bindende Entscheide ohne menschliche Prüfung.

AUSWAHL: Die drei höchsten Summen = Kandidaten für einen Pilot: 1. [ ] 2. [ ] 3. [ ]

Füllen Sie die Tabelle gemeinsam mit den Personen, die die Aufgaben ausführen. Sie kennen Ausnahmen und Besonderheiten am besten.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Prüfen Sie bei jeder Aufgabe, welche Daten beteiligt sind. Personendaten brauchen besondere Sorgfalt. Siehe Datenbestand inventarisieren.
• Wunschdenken: Aufgaben wirken im Kopf einfacher, als sie sind. Schauen Sie sich konkrete Beispiele an.
• Ausnahmen: Viele Prozesse haben Sonderfälle. Fragen Sie die Ausführenden. Siehe Ausnahmen im Prozess erkennen.
• Zeitersparnis nicht überschätzen: Rechnen Sie Prüfen und Korrigieren mit ein.
• Interne Akzeptanz: Aufgaben, bei denen Mitarbeitende Entlastung wollen, eignen sich besser als solche, die sie als Bedrohung erleben.
• Verantwortung: Entscheide mit rechtlichen oder finanziellen Folgen bleiben bei Menschen.
• Veränderung: Werkzeuge entwickeln sich. Prüfen Sie die Liste jährlich neu.
• Nicht alles lohnt sich: Manche Aufgaben bleiben besser, wie sie sind.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Treuhandbüro in Aarau mit zehn Mitarbeitenden sammelt 14 Aufgaben. Die Partnerin vermutet, dass sich die Beantwortung von Kundenfragen besonders eignet, weil sie viel Zeit kostet.

Vorher: Das Bauchgefühl entscheidet, und die grösste Aufgabe soll zuerst automatisiert werden. Nachher: Die Bewertung zeigt, dass Kundenfragen oft sensible Angaben enthalten und Antworten rechtlich heikel sind. Besser geeignet sind Protokolle interner Besprechungen, Standardmails an Lieferanten und Zusammenfassungen von Gesetzesänderungen für interne Zwecke. Das Büro startet mit Protokollen und Standardmails, die geprüft und ohne Kundendaten funktionieren, und stellt die Kundenfragen zurück.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie die Analyse gemeinsam durchführen möchten, unterstützt die KI-Beratung und digitale Transformation der Alpasana GmbH nach Leistungsbeschreibung das Aufnehmen von Prozessen, das Analysieren von KI-Potenzialen, das Priorisieren von Vorhaben und das Erstellen eines Umsetzungsplans, ausserdem das Verbessern von Geschäftsprozessen sowie digitale Workflows und Automatisierungen. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Wie viele Aufgaben sollte ich bewerten?

Zehn bis zwanzig reichen für den Anfang. Wichtiger als Vollständigkeit ist, dass die genannten Aufgaben tatsächlich vorkommen und von den Ausführenden beschrieben wurden.

Was, wenn keine Aufgabe gut abschneidet?

Das ist ein ehrliches Ergebnis. Möglicherweise lohnt sich zuerst eine Vereinfachung der Abläufe oder Datenordnung. Siehe Prozess vorher vereinfachen. KI zu nutzen, nur weil es möglich ist, bringt wenig.

Kann die KI die Analyse für mich machen?

Sie kann beim Strukturieren und Formulieren helfen, aber sie kennt Ihren Betrieb nicht. Die Bewertung, ob eine Aufgabe geeignet ist, muss von den Menschen kommen, die sie kennen.