Prozessbeschreibung mit KI aus Notizen erstellen

Das Problem

Frau Müller hat drei Seiten Notizen zum Ablauf, wie ein Kundenauftrag bei ihnen durchläuft: von der Anfrage über die Offerte, den Auftrag, die Arbeit bis zur Rechnung. Pfeile, Abkürzungen, Randbemerkungen. Sie selbst versteht das. Die neue Mitarbeiterin aber nicht, und die Geschäftsleitung möchte den Ablauf verbessern.

Eine Prozessbeschreibung macht einen Ablauf für alle verständlich. Ein Prozess ist eine Folge von Tätigkeiten, die zu einem Ergebnis führt, etwa «Kundenauftrag abwickeln». Die Beschreibung zeigt, wer beteiligt ist, was in welcher Reihenfolge passiert, wo Entscheidungen fallen und wo Arbeit von einer Person zur nächsten übergeht.

Solche Beschreibungen sind wertvoll für Einarbeitung, Stellvertretung und Verbesserung. Sie zu schreiben, kostet aber Zeit. KI ist gut darin, ungeordnete Notizen zu strukturieren. Sie kennt Ihren Betrieb aber nicht und kann Schritte ergänzen, die es bei Ihnen nicht gibt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Grenzen Sie den Prozess ein. Legen Sie fest, wo er beginnt und wo er endet. «Von der Kundenanfrage bis zum Zahlungseingang» ist klarer als «Auftragsabwicklung». Ein zu grosser Prozess wird unübersichtlich.

1. Sammeln Sie Ihre Notizen. Ergänzen Sie, was fehlt: Wer ist beteiligt? Welche Programme werden genutzt? Welche Dokumente entstehen? Hilfreich ist die Seite Prozesse aufnehmen.

1. Lassen Sie eine Struktur erstellen. Nutzen Sie die Vorlage unten. Die KI ordnet die Schritte, ordnet Rollen zu und markiert Entscheidungspunkte wie «Offerte angenommen? Ja/Nein».

1. Lassen Sie Lücken und Widersprüche aufzeigen. Bitten Sie die KI, unklare Übergaben, fehlende Schritte und Stellen ohne zuständige Person zu nennen. Diese Punkte klären Sie anschliessend mit den Beteiligten.

1. Prüfen Sie mit den Beteiligten. Gehen Sie die Beschreibung mit allen durch, die im Prozess arbeiten. Fragen Sie: «Läuft es wirklich so?» Oft zeigt sich, dass der Alltag anders aussieht als gedacht.

1. Ergänzen Sie ein Ablaufdiagramm. Ein einfaches Diagramm mit Kästchen und Pfeilen macht den Prozess auf einen Blick verständlich. Die KI kann eine Vorlage dafür liefern; mehr dazu unter Flussdiagramm vorbereiten.

1. Nutzen Sie die Beschreibung zur Verbesserung. Wo wartet Arbeit lange? Wo wird doppelt erfasst? Erst wenn ein Prozess klar beschrieben ist, lässt er sich vereinfachen oder mit KI unterstützen. Die Seite Prozess vorher vereinfachen zeigt, warum das wichtig ist.

Vorlage zum Kopieren

Erstelle aus meinen Notizen eine Prozessbeschreibung für ein kleines Schweizer Unternehmen.
Prozess: [Name]. Beginn: [Auslöser]. Ende: [Ergebnis].
Beteiligte Rollen: [Liste, z. B. Sekretariat, Werkstatt, Geschäftsleitung]
Gliederung:
1. Zweck und Ergebnis des Prozesses
2. Beteiligte Rollen
3. Tabelle: Nr. | Schritt | Wer | Eingang (was liegt vor) | Ergebnis (was entsteht) | Programm/Dokument
4. Entscheidungspunkte mit Ja/Nein-Wegen
5. Übergaben zwischen Rollen
6. Unklarheiten und Lücken: Liste mit Fragen an mich
Regeln: Verwende nur, was in meinen Notizen steht. Ergänze keine Schritte aus allgemeinen Vorlagen, sondern frage nach. Einfache Sprache.
Notizen: [Notizen einfügen]

Fügen Sie Ihre Notizen ein; beantworten Sie die Fragen der KI gemeinsam mit den Beteiligten, bevor Sie die Beschreibung verteilen.

Worauf Sie achten müssen

• Ergänzte Musterabläufe: KI kennt viele typische Prozesse und füllt Lücken gern mit allgemeinen Schritten. Diese passen nicht immer zu Ihrem Betrieb.
• Soll statt Ist: Beteiligte beschreiben oft, wie es sein sollte. Fragen Sie nach Ausnahmen und Abkürzungen im Alltag.
• Zu viel Detail: Eine Prozessbeschreibung zeigt den Überblick. Einzelne Tätigkeiten im Detail gehören in Arbeitsanweisungen.
• Vertraulichkeit: Prozessnotizen können Kundennamen, Preise oder interne Konflikte enthalten. Entfernen Sie diese vor der Eingabe.
• Aktualität: Prozesse ändern sich. Legen Sie fest, wer die Beschreibung pflegt und wann sie überprüft wird.
• Akzeptanz: Eine Beschreibung, die über die Köpfe der Beteiligten hinweg erstellt wird, wird selten gelebt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Spitex-Organisation im Emmental wollte den Ablauf bei Neuanmeldungen beschreiben. Die Notizen der Teamleiterin umfassten Stichworte und Pfeile auf zwei Seiten. Die KI erstellte daraus eine Tabelle mit vierzehn Schritten und markierte drei Lücken.

Eine davon war wichtig: Es war unklar, wer die Hausärztin informiert, wenn die Abklärung abgeschlossen ist. In der Besprechung zeigte sich, dass das je nach Person unterschiedlich gehandhabt wurde. Nun ist es klar geregelt, und die Prozessbeschreibung dient bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender.

So hilft Ihnen Alpasana

Bei absofort finden Sie unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben Kurse zum Projektmanagement, zur Bürokommunikation und zur No-Code-Automatisierung. Sie lernen dort, Abläufe mit KI zu dokumentieren und zu prüfen, wo Automatisierung sinnvoll ist.

Ein KI-Lerncoach begleitet Sie, und Sie schliessen mit einem verifizierbaren Nachweis ab. Wer Prozesse im ganzen Betrieb überarbeiten möchte, kann sich zusätzlich bei Alpasana beraten lassen.

Häufige Fragen

Welche Prozesse sollte ich zuerst beschreiben?

Beginnen Sie mit Abläufen, die häufig vorkommen, bei denen oft Fehler passieren oder die nur eine Person kennt. Dort ist der Nutzen am grössten.

Brauche ich dafür eine spezielle Software?

Für den Anfang reichen Word oder Excel. Für grössere Prozesssammlungen gibt es spezielle Programme. Wichtiger als das Werkzeug ist, dass die Beschreibung verständlich und aktuell bleibt.

Kann die KI den Prozess auch verbessern?

Sie kann Vorschläge machen, etwa doppelte Arbeitsschritte zusammenzulegen. Ob diese in Ihrem Betrieb funktionieren, beurteilen Sie mit den Beteiligten.

Wie oft sollte eine Prozessbeschreibung überprüft werden?

Mindestens einmal im Jahr und immer dann, wenn sich etwas Wesentliches ändert, etwa ein neues Programm oder eine neue Rolle.