Arbeitsanweisung mit KI schreiben: Vorlage

Das Problem

Frau Müller geht drei Wochen in die Ferien. Die Lohnauszahlung am Monatsende macht sie seit Jahren allein, Schritt für Schritt, ohne nachzudenken. Ihre Vertretung soll das nun übernehmen. Doch aufgeschrieben ist nichts. Am Telefon aus den Ferien erklären? Keine gute Idee.

In vielen kleinen Betrieben steckt wichtiges Wissen nur im Kopf einzelner Personen. Fällt jemand aus, steht die Arbeit still oder wird falsch gemacht. Eine Arbeitsanweisung schafft hier Sicherheit. Sie beschreibt eine einzelne Tätigkeit so genau, dass jemand anders sie ausführen kann.

Das Schreiben einer guten Anweisung ist schwieriger, als es scheint. Wer eine Arbeit gut kennt, überspringt Schritte, die ihm selbstverständlich sind. Genau diese fehlen dann der Vertretung. KI kann helfen, solche Lücken zu finden und den Text klar zu ordnen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Führen Sie die Tätigkeit einmal bewusst aus. Notieren Sie jeden Schritt, während Sie ihn machen: welches Programm, welcher Knopf, welche Eingabe, welche Kontrolle. Das ist mühsam, aber nur so werden auch die selbstverständlichen Schritte sichtbar.

1. Machen Sie Bildschirmfotos der wichtigsten Schritte. Bilder helfen der Vertretung sehr. Achten Sie darauf, dass keine Personendaten wie Namen oder Lohnbeträge sichtbar sind. Decken Sie diese ab.

1. Lassen Sie die Notizen ordnen. Nutzen Sie die Vorlage unten. Die KI bringt Ihre Stichworte in nummerierte Schritte und formuliert jede Handlung als klare Anweisung.

1. Lassen Sie nach Lücken fragen. Bitten Sie die KI, Fragen zu stellen, die eine neue Person haben könnte: «Was mache ich, wenn das Programm eine Fehlermeldung zeigt?» oder «Woher weiss ich, dass der Schritt erfolgreich war?» Ergänzen Sie Ihre Antworten.

1. Ergänzen Sie Kontrollpunkte und Ausnahmen. Halten Sie fest, wie man prüft, ob alles richtig war, und was bei typischen Problemen zu tun ist. Notieren Sie auch, wen man im Notfall fragt.

1. Testen Sie mit einer unerfahrenen Person. Lassen Sie jemanden die Tätigkeit nur mit der Anweisung ausführen, während Sie zuschauen, ohne zu helfen. Wo diese Person stockt, ist die Anweisung noch unklar.

1. Legen Sie die Anweisung zentral ab. Speichern Sie sie dort, wo das Team sie findet, etwa in einem gemeinsamen Ordner oder einer Wissensdatenbank. Notieren Sie das Datum der letzten Prüfung.

Vorlage zum Kopieren

Erstelle aus meinen Notizen eine Arbeitsanweisung für eine Vertretung ohne Vorkenntnisse.
Tätigkeit: [Name der Tätigkeit]
Zweck: [Wozu wird das gemacht?]
Häufigkeit und Zeitpunkt: [z. B. monatlich am 25.]
Benötigte Programme und Zugänge: [Liste, ohne Passwörter]
Gliederung:
1. Zweck und Ergebnis
2. Voraussetzungen (Zugänge, Unterlagen)
3. Schritte nummeriert, je ein Verb am Anfang, ein Schritt pro Zeile
4. Kontrollpunkte: Woran erkenne ich, dass es geklappt hat?
5. Häufige Probleme und Lösungen
6. Ansprechperson im Notfall
Regeln: Einfache Sprache, Sie-Form. Erfinde keine Schritte. Wenn etwas unklar ist, stelle mir am Ende eine Liste mit Fragen.
Meine Notizen: [Notizen einfügen]

Fügen Sie Ihre Notizen ohne Passwörter und Personendaten ein und beantworten Sie die Rückfragen der KI, bevor Sie die Anweisung freigeben.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Passwörter: Zugangsdaten gehören nie in eine Arbeitsanweisung und nie in einen KI-Dienst. Verweisen Sie auf den Ort, wo die Vertretung den Zugang erhält.
• Personendaten: Lohn-, Kunden- oder Patientendaten haben in Beispielen und Bildschirmfotos nichts zu suchen.
• Erfundene Schritte: KI kann typische Schritte ergänzen, die in Ihrem Programm anders heissen oder gar nicht existieren. Prüfen Sie jeden Schritt.
• Veraltete Anweisungen: Programme ändern sich. Prüfen Sie die Anweisung regelmässig, etwa nach jedem Update.
• Zu viel auf einmal: Eine Anweisung beschreibt eine Tätigkeit. Für ganze Abläufe mit mehreren Beteiligten eignet sich eine Prozessbeschreibung.
• Verantwortung: Bei heiklen Tätigkeiten wie Zahlungen sollte die Anweisung auch festhalten, wer freigibt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einer Schreinerei in Appenzell war die monatliche Materialbestellung beim Grosshändler eine Aufgabe, die nur der Werkstattchef kannte. Als er krank wurde, bestellte niemand, und das Holz für einen Auftrag fehlte.

Nach seiner Rückkehr notierte er die Schritte und liess daraus mit KI eine Arbeitsanweisung erstellen. Die KI fragte unter anderem, was bei Lieferengpässen zu tun ist und wer die Bestellung freigibt. Ein Lernender testete die Anweisung. Er stockte bei einem Schritt im Bestellportal, der dann mit einem Bildschirmfoto ergänzt wurde.

So hilft Ihnen Alpasana

Im Angebot KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort finden Sie Kurse zur Bürokommunikation und zum Projektmanagement. Sie üben dort, Anleitungen und Dokumente mit KI zu erstellen, klar zu formulieren und das Ergebnis zu prüfen.

Ein KI-Lerncoach begleitet Sie, und Praxisaufgaben schliessen mit einem verifizierbaren Abschluss ab. So wird das Wissen in Ihrem Betrieb nach und nach auf mehrere Schultern verteilt.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Arbeitsanweisung und Prozessbeschreibung?

Eine Arbeitsanweisung beschreibt eine einzelne Tätigkeit im Detail, oft für eine Person. Eine Prozessbeschreibung zeigt einen ganzen Ablauf mit mehreren Schritten und Beteiligten im Überblick.

Kann ich Bildschirmfotos in die KI hochladen?

Viele KI-Dienste können Bilder lesen und beschreiben. Achten Sie darauf, dass keine Personendaten oder vertraulichen Zahlen sichtbar sind, und nutzen Sie einen freigegebenen Dienst.

Wie ausführlich sollte eine Arbeitsanweisung sein?

So ausführlich wie nötig, damit eine Person ohne Vorkenntnisse die Arbeit schafft. Bei einfachen Tätigkeiten reicht eine halbe Seite, bei komplexen können es mehrere Seiten mit Bildern sein.

Wer sollte die Anweisung schreiben?

Die Person, die die Tätigkeit am besten kennt. Die KI hilft beim Formulieren, aber das Fachwissen kommt von ihr.