Internes Handbuch mit KI sinnvoll gliedern

Das Problem

In Ihrem Betrieb gibt es Anleitungen: ein Word-Dokument für die Kasse, ein PDF für die Bestellung, eine E-Mail mit Hinweisen zur Telefonanlage, ein paar Notizen auf dem Laufwerk. Jede stammt von einer anderen Person, hat ein anderes Format und eine andere Detailtiefe. Wer etwas sucht, findet es nicht, oder findet drei Versionen mit widersprüchlichen Angaben.

Ein Handbuch soll Ordnung schaffen: ein Ort, an dem Mitarbeitende nachschlagen, wie etwas gemacht wird. Aber wo fängt man an? Alles neu schreiben ist ein riesiger Aufwand, und vorhandene Texte wegzuwerfen wäre Verschwendung.

KI kann hier gut helfen: Sie erkennt Themen in einer Textsammlung, schlägt eine Gliederung vor und findet Doppelungen. Das Verständnis, was wirklich gebraucht wird und was stimmt, bleibt bei Ihnen und den Fachleuten. Dieser Beitrag zeigt den Weg.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Legen Sie Zweck und Zielgruppe fest. Für wen ist das Handbuch: neue Mitarbeitende, alle Teams, eine bestimmte Abteilung? Wozu: Nachschlagen im Alltag, Einarbeitung, Qualitätsnachweis? Der Zweck bestimmt Umfang und Ton.

1. Sammeln Sie alles, was vorhanden ist. Anleitungen, Merkblätter, Checklisten, E-Mails mit Hinweisen, Vorlagen. Legen Sie eine Liste an: Titel, Ort, Autorin, Datum, Zustand. Fragen Sie in den Teams nach, was sie wirklich benutzen.

1. Prüfen Sie Aktualität und Qualität. Was ist veraltet, doppelt, widersprüchlich? Markieren Sie Dokumente mit «behalten», «überarbeiten» oder «streichen». Das kostet Zeit, spart aber später Ärger.

1. Lassen Sie die KI Themen erkennen. Geben Sie der KI die Liste der Titel und kurze Beschreibungen (nicht die vollständigen Dokumente, wenn sie vertrauliche Inhalte enthalten) und bitten Sie um eine Gruppierung nach Themen und einen Gliederungsvorschlag mit zwei bis drei Ebenen. Siehe Gliederung vor dem Text.

1. Prüfen und überarbeiten Sie die Gliederung. Zeigen Sie sie Menschen aus verschiedenen Teams: Würden Sie das dort suchen? Fehlt ein Thema? Sind Begriffe verständlich? Passen Sie Begriffe an die Sprache Ihres Betriebs an.

1. Vereinheitlichen Sie Form und Aufbau. Eine einheitliche Vorlage für Anleitungen: Zweck, Voraussetzungen, Schritte, Hinweise, Ansprechperson, Stand. KI kann Texte auf diese Struktur umschreiben, die Inhalte prüft eine Fachperson. Siehe Dokumentvorlagen vereinheitlichen und Arbeitsanweisung mit KI schreiben.

1. Legen Sie Pflege und Verantwortung fest. Wer ist für welches Kapitel zuständig, wer prüft, wie oft, wo wird geändert? Tragen Sie bei jedem Dokument Datum und Verantwortliche ein. Planen Sie jährliche Überprüfungen; siehe Aktualität der Dokumentation prüfen.

Beispiel einer einfachen Gliederung

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist der Arbeitsauftrag an die KI. Fügen Sie nur Titel und kurze Beschreibungen ein, keine vertraulichen Inhalte.

Wir sind ein Schweizer Betrieb mit [Anzahl] Mitarbeitenden in der Branche [Branche]. Wir wollen unsere vorhandenen Anleitungen zu einem internen Handbuch ordnen. Zielgruppe: [neue Mitarbeitende/alle Teams]. Zweck: [Nachschlagen/Einarbeitung].
Hier die Liste der vorhandenen Dokumente (Titel mit kurzer Beschreibung): [Liste einfügen].
Erstelle: 1. eine Gruppierung nach Themen, 2. eine Gliederung mit zwei bis drei Ebenen und kurzen Kapitelbeschreibungen, 3. eine Liste von Doppelungen und möglichen Widersprüchen auf Grund der Titel (als Hypothesen mit [prüfen]), 4. eine Liste von Themen, die in der Sammlung vermutlich fehlen,
5. eine Vorlage für eine einzelne Anleitung (Zweck, Voraussetzungen, Schritte, Hinweise, Ansprechperson, Stand, Verantwortliche).
Erfinde keine Inhalte. Schweizer Rechtschreibung, Sie-Form.

Passen Sie Zielgruppe und Zweck an; ein Handbuch für die Einarbeitung ist anders aufgebaut als eines zum Nachschlagen.

Worauf Sie achten müssen

• Vorhandenes prüfen, nicht blind übernehmen: Wenn veraltete Anleitungen ins Handbuch wandern, hilft die schönste Gliederung nicht. Prüfen Sie Inhalte mit den Menschen, die danach arbeiten.
• Vertrauliches schützen: Interne Dokumente enthalten oft Preise, Kundendaten und Zugangsinformationen. Geben Sie der KI nur Titel und Beschreibungen oder anonymisierte Auszüge und nutzen Sie freigegebene Werkzeuge.
• Keine Passwörter ins Handbuch: Zugangsdaten gehören in einen Passwortmanager, nicht in Dokumente.
• Das Handbuch muss auffindbar und handlich sein: Ein 300-seitiges PDF ohne Suche liest niemand. Planen Sie Suchfunktion, Verlinkungen und kurze Kapitel ein. Eine Alternative ist eine durchsuchbare Wissensdatenbank; siehe Wissensdatenbank aufbauen.
• Zuständigkeit klären: Ohne Verantwortliche veraltet jedes Handbuch. Legen Sie fest, wer welches Kapitel pflegt.
• Qualitätsmanagement: Wenn Ihr Betrieb ein QM-System hat, gelten zusätzliche Anforderungen an Dokumentenlenkung; siehe QM-Handbuch mit KI vorbereiten.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Reisebüro in Baden mit zwölf Mitarbeitenden hat über 60 Dokumente auf dem gemeinsamen Laufwerk: Buchungsabläufe, Notfallnummern, Hinweise zu Visa, Vorlagen. Frau Müller soll daraus ein Handbuch für neue Mitarbeitende machen.

Sie erstellt eine Liste der Titel mit Datum und Zustand, markiert 14 Dokumente als veraltet und 9 als doppelt. Mit KI lässt sie die übrigen nach Themen gruppieren und eine Gliederung vorschlagen, die sie mit zwei Kolleginnen überarbeitet. Fehlende Themen, etwa der Umgang mit Reklamationen, werden ergänzt. Jedes Kapitel erhält eine Verantwortliche, und eine jährliche Durchsicht steht im Kalender.

So hilft Ihnen Alpasana

Wie Sie Dokumente mit KI strukturieren, vereinheitlichen und prüfen, behandeln die Kurse für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort: Bürokommunikation, Projektmanagement, Qualitätsprüfung und Einsatzregeln, mit Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarem Abschluss.

Das Erstellen Ihres Handbuchs ist nicht Teil dieses Kursangebots.

Häufige Fragen

Soll das Handbuch ein Dokument oder eine Wissensdatenbank sein?

Das hängt von Grösse und Nutzung ab. Für kleine Betriebe genügt oft ein strukturierter Ordner mit einheitlichen Dokumenten. Bei vielen Inhalten und häufigem Nachschlagen lohnt sich eine durchsuchbare Wissensdatenbank.

Wie lange dauert der Aufbau?

Bei einem überschaubaren Betrieb einige Tage verteilt auf Wochen. Das Sammeln und Prüfen kostet meist mehr Zeit als das Gliedern.

Kann KI Anleitungen auch umschreiben?

Ja, auf eine einheitliche Struktur und verständliche Sprache. Fachliche Richtigkeit prüfen Sie selbst, denn die KI kann Schritte weglassen oder falsch ordnen.