Veraltete Dokumentation mit KI zur Prüfung finden

Das Problem

Frau Müller arbeitet im Kundendienst einer Haustechnikfirma in Burgdorf. Die Kolleginnen schlagen für Auskünfte in der internen Dokumentation nach. Letzte Woche gab eine Mitarbeiterin einem Kunden eine falsche Wartungsfrist durch, weil die Anleitung vor zwei Jahren geschrieben und seither nie angepasst wurde. Das Produkt hatte sich unterdessen geändert.

Veraltete Dokumentation ist ein stilles Problem. Sie sieht gleich aus wie aktuelle, wird aber nicht mehr stimmen. Gerade wenn Mitarbeitende oder eine KI-Suche auf diese Dokumente zugreifen, verbreiten sich falsche Informationen schnell und mit Überzeugung.

Wie findet man die veralteten Stellen, wenn niemand Zeit hat, alles zu lesen? KI kann dabei helfen, Verdachtsfälle zu markieren, ersetzt aber nicht das Urteil von Fachleuten. Diese Seite zeigt, wie Sie Schritt für Schritt vorgehen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Legen Sie fest, welche Dokumentation wichtig ist. Beginnen Sie mit Unterlagen, die oft genutzt werden oder bei Fehlern grossen Schaden verursachen: Anleitungen, Preislisten, Prozessbeschreibungen, Sicherheitsvorschriften.

1. Bestimmen Sie Verantwortliche. Jedes Dokument braucht eine Person, die für den Inhalt zuständig ist. Siehe Wissenspflege organisieren.

1. Legen Sie Prüfintervalle fest. Zum Beispiel jährlich für Prozesse, halbjährlich für Preise, sofort bei Änderungen am Produkt. Tragen Sie das Datum der nächsten Prüfung ins Dokument ein.

1. Sammeln Sie die Auslöser für Änderungen. Neue Produktversionen, Gesetzesänderungen, Reorganisationen, neue Software. Notieren Sie, welche Dokumente davon betroffen sein könnten.

1. Lassen Sie KI nach Hinweisen suchen. Geben Sie ihr einen alten Text und die neue Information (zum Beispiel eine aktuelle Produktbeschreibung) und bitten Sie, Abweichungen zu markieren. Siehe Dokumente mit KI vergleichen.

1. Suchen Sie nach typischen Alterungszeichen. Alte Jahreszahlen, ehemalige Produktnamen, Personen, die nicht mehr im Betrieb sind, nicht mehr existierende Adressen und Links. KI kann solche Textstellen auflisten.

1. Lassen Sie jede Markierung bestätigen. Die verantwortliche Person prüft, ob die Stelle wirklich veraltet ist, und korrigiert oder bestätigt sie. Die KI entscheidet nie, was gilt.

1. Dokumentieren Sie die Prüfung. Tragen Sie Datum und Prüfperson ein. So sehen Sie auf einen Blick, wann zuletzt geprüft wurde, und können Lücken erkennen.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt prüfen Sie ein Dokument anhand einer aktuellen Information. Geben Sie nur Texte ein, die nicht vertraulich sind.

Du hilfst mir bei der Aktualitätsprüfung eines Dokuments in einem Schweizer Betrieb ([Branche]). Unten stehen (A) der bestehende Dokumenttext und (B) eine aktuelle Information, die gilt: [aktuelle Information, z. B. neue Produktbeschreibung oder neue Regel].
Aufgaben:
1. Markiere Stellen in (A), die durch (B) möglicherweise überholt sind, und zitiere sie kurz.
2. Nenne Stellen in (A), die auf Alter hindeuten (alte Jahreszahlen, ehemalige Bezeichnungen, Personen, Adressen, Links).
3. Erstelle eine Prüfliste mit Fragen für die Verantwortlichen.
Regeln: Du weisst nicht, was in unserem Betrieb gilt. Behaupte nie, ein Inhalt sei falsch, sondern sage «möglicherweise überholt, bitte prüfen». Keine Änderungen am Text vornehmen. Deutsch (Schweiz).
Text (A): [Text einfügen]

Ersetzen Sie die Platzhalter. Die Markierungen sind Hinweise für die Fachperson.

Worauf Sie achten müssen

• KI kennt Ihren Betrieb nicht. Sie kann Abweichungen zwischen zwei Texten finden, aber nicht entscheiden, was gilt.
• Fehlalarme und Übersehenes. Rechnen Sie mit beidem. Stichproben zeigen, wie zuverlässig die Hinweise sind.
• Vertrauliche Inhalte. Interne Unterlagen gehören nicht in freie KI-Dienste. Nutzen Sie freigegebene Lösungen.
• Auch die KI-Suche altert. Wenn eine KI auf Ihre Dokumentation zugreift, wirken veraltete Texte direkt in den Antworten. Prüfen Sie Quellen, siehe Widersprüche im Firmenwissen finden.
• Prüfen kostet Zeit. Planen Sie sie fest ein, sonst bleibt sie liegen.
• Löschen oder archivieren. Dokumente, die nicht mehr gelten, markieren Sie klar oder nehmen sie aus dem Umlauf.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Haustechnikfirma aus Burgdorf prüft ihre 60 wichtigsten Kundendienst-Anleitungen.

Vorher: Niemand weiss, welche Anleitungen noch stimmen. Nachher: Die Qualitätsverantwortliche legt Verantwortliche und Prüftermine fest. Für die Anleitungen mit neuen Produktversionen lässt sie eine KI alte Texte mit den aktuellen Produktblättern vergleichen. Die KI markiert in zwölf Anleitungen mögliche Abweichungen. Die Fachleute bestätigen acht, vier sind Fehlalarme. Die acht werden korrigiert, und die Prüftermine ins Dokument eingetragen. Seither erinnert ein Kalendereintrag jährlich an die Prüfung.

Besonders wertvoll war, dass die Firma bei dieser Gelegenheit drei Anleitungen fand, die niemand mehr nutzte. Sie wurden archiviert, damit sie keine Verwirrung mehr stiften.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie lernen möchten, wie Sie KI im Büroalltag für Dokumentation und Prüfaufgaben einsetzen, bietet die Kursübersicht KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben passende Angebote. Sie umfasst unter anderem Claude mit Projektstruktur, Prompt-Bibliothek, Qualitätsprüfung und Einsatzregeln sowie einen KI-Lerncoach mit Praxisaufgaben.

So üben Sie, KI-Ergebnisse systematisch zu prüfen. Die inhaltliche Verantwortung für Ihre Dokumente bleibt im Betrieb.

Häufige Fragen

Wie oft soll ich Dokumente prüfen?

Je nach Art: häufig genutzte oder sicherheitsrelevante Dokumente mindestens jährlich, Preise und Regeln öfter. Legen Sie die Intervalle fest und halten Sie sie im Dokument fest.

Kann die KI selbständig veraltete Stellen ändern?

Nein, sie sollte nur markieren. Änderungen prüft und freigibt eine Fachperson, siehe Dokumentfreigabe organisieren.

Was ist, wenn niemand für ein Dokument zuständig ist?

Dann sollten Sie das klären oder das Dokument aus dem Umlauf nehmen. Ein Dokument ohne Verantwortlichen veraltet unweigerlich.

Lohnt sich das für ein kleines Unternehmen?

Ja, wenn Mitarbeitende regelmässig auf Anleitungen zugreifen. Beginnen Sie mit den zehn wichtigsten Dokumenten.