Widersprüche im Firmenwissen mit KI aufspüren

Das Problem

Frau Müller arbeitet im Kundendienst eines Treppenlift-Anbieters in Olten. Eine Kundin fragt, wie lange die Garantie auf den Antrieb gilt. Frau Müller schaut in die Preisliste: zwei Jahre. In der Verkaufsbroschüre steht drei Jahre, im internen Handbuch fünf. Sie ruft den Verkaufsleiter an, der sagt: «Es kommt darauf an.» Die Kundin wartet.

Solche Widersprüche sind in fast jedem Betrieb zu finden, weil Dokumente zu verschiedenen Zeiten von verschiedenen Personen geschrieben wurden. Sie bleiben unbemerkt, bis jemand genau nachfragt. Dann kosten sie Zeit, Vertrauen und manchmal Geld.

Noch gravierender wird es, wenn eine KI-Suche auf diese Dokumente zugreift. Sie gibt dann je nach Fragestellung eine der Antworten, oft mit grosser Selbstsicherheit. Es lohnt sich deshalb, Widersprüche aufzuspüren, bevor sie Schaden anrichten.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Wählen Sie die wichtigsten Themen. Beginnen Sie mit Angaben, bei denen Fehler teuer sind: Preise, Fristen, Garantien, Zuständigkeiten, Sicherheitsregeln, Kontaktdaten.

1. Sammeln Sie die Dokumente zu einem Thema. Alle Dokumente, die dazu Aussagen enthalten: Handbuch, Broschüre, Preisliste, Website, interne Mails, Vorlagen. Entfernen Sie vertrauliche Daten, bevor Sie sie in ein KI-Werkzeug geben.

1. Lassen Sie KI die Aussagen vergleichen. Bitten Sie sie, zu jedem Thema die Angaben aus den einzelnen Dokumenten nebeneinanderzustellen und Abweichungen zu markieren. Siehe Dokumente mit KI vergleichen.

1. Lassen Sie sich die Quelle angeben. Jede Aussage soll mit Dokument und Textstelle belegt sein. Ohne Quelle prüfen Sie nichts nach. Siehe Interne KI-Quellenangaben.

1. Unterscheiden Sie echte und scheinbare Widersprüche. Manchmal gelten zwei Angaben für verschiedene Produkte, Zeiträume oder Kundengruppen. Das ist kein Widerspruch, aber eine fehlende Abgrenzung.

1. Klären Sie die gültige Angabe. Eine verantwortliche Person entscheidet, was gilt, und hält es schriftlich fest, mit Datum. Bei rechtlichen oder vertraglichen Angaben holen Sie fachliche Prüfung.

1. Korrigieren Sie alle Fundstellen. Passen Sie falsche Dokumente an oder ziehen Sie sie zurück. Notieren Sie, was geändert wurde.

1. Verhindern Sie neue Widersprüche. Legen Sie fest, wo die «führende» Fassung einer Angabe liegt, und verweisen Sie von anderen Dokumenten darauf, statt sie zu kopieren.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt vergleichen Sie Aussagen aus mehreren Dokumenten. Fügen Sie nur Auszüge ein, die in ein KI-Werkzeug dürfen.

Du hilfst mir, Widersprüche in den Unterlagen eines Schweizer Betriebs ([Branche]) zu finden. Thema: [z. B. Garantiedauer]. Unten stehen Auszüge aus mehreren Dokumenten, jeweils mit Dokumentname und Datum: [Auszüge einfügen].
Aufgaben:
1. Stelle in einer Tabelle gegenüber: Dokument, Datum, Aussage zum Thema (wörtlich zitiert).
2. Markiere, wo sich Aussagen widersprechen oder unvereinbar scheinen.
3. Nenne mögliche harmlose Erklärungen (anderes Produkt, anderer Zeitraum, andere Kundengruppe).
4. Formuliere 3 Fragen an die verantwortliche Person, um zu klären, was gilt.
Regeln: Entscheide nicht selbst, welche Angabe richtig ist. Erfinde nichts, zitiere nur aus den Auszügen. Wenn die Auszüge nicht reichen, schreibe «nicht entscheidbar». Deutsch (Schweiz).

Ersetzen Sie die Platzhalter. Die Entscheidung trifft die zuständige Person.

Worauf Sie achten müssen

• KI übersieht oder erfindet. Sie findet nicht alle Widersprüche und markiert manchmal harmlose Unterschiede. Rechnen Sie mit beidem.
• Aktualität zuerst. Das neuere Dokument ist nicht automatisch das richtige. Prüfen Sie, wer wann was beschlossen hat.
• Vertragliche Angaben. Bei Garantie, Haftung und Preisen können Widersprüche rechtliche Folgen haben. Ziehen Sie Fachleute bei.
• Nicht nur Texte, auch Tabellen und Bilder. Zahlen in Tabellen und Grafiken sind schwerer zu vergleichen. Prüfen Sie sie gezielt.
• Vertrauliche Inhalte. Fügen Sie nicht ganze interne Dokumente in freie KI-Dienste ein, sondern nur kurze Auszüge ohne sensible Angaben.
• Kultur der Meldung. Mitarbeitende sollen Widersprüche melden dürfen, ohne dass jemand beschuldigt wird.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Der Treppenlift-Anbieter aus Olten prüft die Angaben zu Garantie und Wartung.

Vorher: Die Garantiedauer steht in vier Dokumenten, mit drei verschiedenen Angaben. Mitarbeitende nennen Kunden je nach Quelle unterschiedliche Werte. Nachher: Die Qualitätsverantwortliche stellt die Auszüge zusammen, lässt sie von einer KI vergleichen und erhält eine Tabelle mit den Abweichungen. Es zeigt sich, dass zwei Angaben für verschiedene Modellreihen gelten und eine schlicht veraltet ist. Die Geschäftsleitung bestätigt die gültigen Werte, die Dokumente werden korrigiert, und die Preisliste wird zur führenden Quelle erklärt. Andere Dokumente verweisen nur noch darauf.

Der Betrieb nutzte die Gelegenheit, eine kurze Liste «Angaben mit Führungsquelle» anzulegen. Sie nennt zu Garantie, Wartung und Lieferzeiten jeweils das massgebende Dokument, und wird bei jeder Änderung angepasst.

So hilft Ihnen Alpasana

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Das Prüfen von KI-Ergebnissen und das saubere Beauftragen sind zentrale Übungsfelder. Welche Angabe in Ihrem Betrieb gilt, bleibt Ihre Entscheidung.

Häufige Fragen

Wie viele Widersprüche sind normal?

Das lässt sich nicht pauschal sagen. In gewachsenen Dokumentationen sind sie häufig, besonders bei Preisen, Fristen und Kontaktdaten. Entscheidend ist, dass Sie die wichtigen finden.

Kann die KI selbst entscheiden, welche Angabe richtig ist?

Nein. Sie kennt weder Ihre Beschlüsse noch Verträge. Sie kann nur Unterschiede aufzeigen.

Was tun, wenn niemand weiss, was gilt?

Fragen Sie die Verantwortlichen, prüfen Sie Verträge und Beschlüsse und legen Sie schriftlich fest, was künftig gilt. Bis dahin sollten Mitarbeitende keine verbindlichen Angaben machen.

Hilft das auch bei einer KI-Suche im Betrieb?

Ja, sehr. Eine bereinigte Wissensbasis liefert verlässlichere Antworten. Zum Testen dient Fragen für die KI-Wissenssuche.