Fachtexte mit KI in verständliches Deutsch umschreiben

Das Problem

Die Bedienungsanleitung der neuen Kaffeemaschine im Betrieb ist eine Zumutung: lange Schachtelsätze, Abkürzungen, Begriffe wie «Entkalkungszyklus initialisieren». Oder die interne Hygienevorschrift, die ein Lebensmittelingenieur geschrieben hat. Neue Mitarbeitende lesen sie und verstehen wenig.

Fachtexte sind für Fachleute geschrieben. Für alle anderen sind sie schwer zugänglich. Das führt zu Fehlern, Rückfragen und Frust. Gerade in Betrieben mit Mitarbeitenden, deren Muttersprache nicht Deutsch ist, ist verständliche Sprache wichtig.

KI ist sehr gut darin, Texte umzuformulieren. Sie kann Sätze kürzen, Fachbegriffe erklären und Abläufe als Schritte darstellen. Das Risiko: Beim Vereinfachen kann der Sinn verloren gehen. Aus «sollte» wird «muss», eine Ausnahme fällt weg, ein Grenzwert wird gerundet.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Bestimmen Sie die Zielgruppe genau. Für wen ist der Text? «Neue Mitarbeitende im Service, teils mit Deutsch als Zweitsprache» ist viel hilfreicher als «für alle». Die KI passt Wortwahl und Satzlänge daran an.

1. Legen Sie fest, was unverändert bleiben muss. Zahlen, Grenzwerte, Temperaturen, Sicherheitshinweise und rechtliche Pflichten dürfen nicht vereinfacht werden. Markieren Sie diese Stellen im Originaltext oder nennen Sie sie der KI.

1. Nutzen Sie einen strukturierten Auftrag. Die Vorlage unten gibt der KI Rolle, Zielgruppe, Regeln und Format vor. Ein klarer Auftrag ergibt einen deutlich besseren Text als «Mach das einfacher».

1. Lassen Sie Fachbegriffe erklären statt streichen. Manche Begriffe müssen Mitarbeitende kennen. Diese bleiben im Text und werden beim ersten Vorkommen in einem Halbsatz erklärt. Für wiederkehrende Begriffe lohnt sich ein Firmenglossar.

1. Vergleichen Sie Original und vereinfachte Fassung. Lesen Sie beide nebeneinander. Bitten Sie die KI zusätzlich um eine Liste aller Stellen, an denen sie Inhalte weggelassen oder zusammengefasst hat.

1. Lassen Sie fachlich prüfen. Die Person, die den Originaltext verantwortet, liest die neue Fassung. Sie bestätigt, dass nichts Falsches entstanden ist.

1. Testen Sie mit der Zielgruppe. Geben Sie den Text einer Person aus der Zielgruppe und fragen Sie: «Was würden Sie jetzt tun?» Wenn die Antwort stimmt, ist der Text gut. Bei der Einarbeitung hilft auch die Seite Neue Mitarbeitende mit KI einarbeiten.

Vorlage zum Kopieren

Du bist Fachperson für verständliche Sprache.
Schreibe den folgenden Fachtext für diese Zielgruppe um: [Zielgruppe, z. B. neue Mitarbeitende ohne Fachausbildung, teils Deutsch als Zweitsprache].
Regeln:
- Kurze Sätze (max. 15 Wörter), aktive Formulierungen, Sie-Form.
- Abläufe als nummerierte Schritte.
- Fachbegriffe, die bleiben müssen: [Liste]. Erkläre sie beim ersten Vorkommen in einem Halbsatz.
- Diese Inhalte unverändert übernehmen: [Zahlen, Grenzwerte, Sicherheitshinweise].
- Nichts hinzufügen, was nicht im Original steht.
- Deutsch Schweiz, «ss» statt «ß».
Gib danach eine Liste aller Stellen aus, die du gekürzt, zusammengefasst oder weggelassen hast.
Originaltext: [Text einfügen]

Passen Sie Zielgruppe, Begriffe und unveränderliche Inhalte an Ihren Text an; die Liste der Kürzungen hilft bei der fachlichen Prüfung.

Worauf Sie achten müssen

• Sinnverschiebungen: Aus «darf» wird beim Vereinfachen leicht «soll», aus «in der Regel» wird «immer». Prüfen Sie Modalwörter genau.
• Weggelassene Ausnahmen: Zusammenfassungen streichen gern Sonderfälle. Diese sind aber oft wichtig.
• Sicherheitsrelevante Texte: Bei Arbeitssicherheit, Hygiene oder Medizin muss eine Fachperson die vereinfachte Fassung freigeben.
• Urheberrecht: Herstellerdokumentationen sind meist geschützt. Für den internen Gebrauch umzuschreiben ist etwas anderes, als sie zu veröffentlichen. Klären Sie das im Zweifel.
• Vertraulichkeit: Interne Vorschriften gehören in einen freigegebenen KI-Dienst.
• Zu stark vereinfacht: Ein Text kann so einfach werden, dass er für Erfahrene unbrauchbar ist. Manchmal braucht es zwei Fassungen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Hotel im Berner Oberland beschäftigt in der Hauswirtschaft viele Mitarbeitende mit portugiesischer oder eritreischer Muttersprache. Die Reinigungsanweisungen stammten vom Lieferanten der Reinigungsmittel und waren schwer verständlich. Fehler bei der Dosierung kamen immer wieder vor.

Die Hauswirtschaftsleiterin liess die Anweisungen mit der Vorlage umschreiben. Die Dosierangaben blieben exakt, die Schritte wurden nummeriert und mit einfachen Wörtern beschrieben. Der Lieferant bestätigte die fachliche Richtigkeit. Seither sind Dosierfehler deutlich seltener.

So hilft Ihnen Alpasana

Gute Ergebnisse beim Umschreiben hängen stark vom Auftrag an die KI ab. Im Kurs Prompt Engineering von absofort lernen Sie, Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festzulegen und mit Beispielen Inhalt und Form zu steuern. Sie überarbeiten Prompts und prüfen die Ergebnisse systematisch.

Am Ende haben Sie ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden Prozess, zum Beispiel das Umschreiben von Fachtexten. Der Online-Kurs schliesst mit einem Zertifikat ab und setzt keine Programmierkenntnisse voraus.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einfacher und leichter Sprache?

Einfache Sprache richtet sich an ein breites Publikum und nutzt kurze, klare Sätze. Leichte Sprache folgt strengeren Regeln und richtet sich vor allem an Menschen mit Lernschwierigkeiten. Für leichte Sprache empfiehlt sich eine Prüfung durch geschulte Fachleute.

Kann die KI den Text auch übersetzen?

Ja, viele Dienste übersetzen gut. Bei sicherheitsrelevanten Texten sollte eine Person, die beide Sprachen beherrscht, die Übersetzung prüfen.

Wie lang darf ein vereinfachter Text sein?

Oft wird er kürzer, manchmal aber auch länger, weil Begriffe erklärt werden. Wichtiger als die Länge ist, dass die Zielgruppe ihn versteht.

Sollte ich Bilder ergänzen?

Bilder und Symbole helfen sehr, vor allem bei Abläufen. Die KI kann vorschlagen, wo ein Bild sinnvoll wäre; die Fotos machen Sie am besten selbst.