Firmenglossar mit KI erstellen: Abkürzungen erklären

Das Problem

Frau Müller ist seit drei Wochen in einem Ingenieurbüro in Chur angestellt. In den Sitzungen hört sie Sätze wie: «Das läuft über den LV, die Ausmasse kommen aus dem BIM, und die BKP-Zuordnung macht Herr Keller.» Sie nickt und schreibt mit, versteht aber die Hälfte nicht. Zu fragen traut sie sich nicht jedes Mal.

Jeder Betrieb hat eine eigene Sprache aus Fachbegriffen, Abkürzungen und Eigenheiten. Für die Eingeweihten ist sie selbstverständlich, für Neue und Aussenstehende ein Hindernis. Auch eine KI-Suche kommt damit schlecht zurecht: Sie versteht «LV» je nach Zusammenhang als Leistungsverzeichnis, Lebensversicherung oder etwas ganz anderes.

Ein Firmenglossar löst beides. Es ist eine Liste von Begriffen mit kurzer, klarer Erklärung. Mit KI-Hilfe lässt es sich schneller erstellen. Diese Seite zeigt, wie.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Sammeln Sie die Begriffe. Bitten Sie das Team, Begriffe und Abkürzungen zu nennen, die Neue oft nicht verstehen. Hören Sie in Sitzungen, lesen Sie Mails und Protokolle quer und notieren Sie, was auffällt.

1. Fragen Sie neue Mitarbeitende. Sie sind die besten Quellen: «Welche Wörter haben Sie in den ersten Wochen nicht verstanden?»

1. Legen Sie das Format fest. Pro Begriff: Begriff oder Abkürzung, ausgeschrieben, Erklärung in ein bis zwei Sätzen, Beispiel, Bereich, Verantwortliche Person für die Definition. Eine Tabelle genügt.

1. Lassen Sie KI Erklärungen entwerfen. Geben Sie ihr die Begriffe samt Beispielsätzen aus Ihrem Alltag. Sie soll nur aus Ihren Angaben formulieren, nicht aus allgemeinem Wissen raten. Das ist entscheidend, weil dieselbe Abkürzung in jeder Branche etwas anderes bedeuten kann.

1. Lassen Sie jede Erklärung prüfen. Eine Fachperson aus dem Betrieb bestätigt oder korrigiert. Bei Begriffen mit rechtlicher oder vertraglicher Bedeutung gilt: Nur geprüfte Definitionen werden veröffentlicht.

1. Sortieren Sie alphabetisch und nach Bereich. So finden Neue schnell, was sie suchen, und Fachbereiche können ihre Begriffe pflegen.

1. Veröffentlichen Sie das Glossar dort, wo es gebraucht wird. Im Intranet, im Wiki oder als Dokument im Ordner für Neue. Bei einer KI-Suche gehört es zu den Quellen, siehe Internes Wissen mit KI durchsuchen.

1. Pflegen Sie das Glossar. Eine Person sammelt neue Begriffe, einmal im Jahr wird geprüft. Siehe Wissenspflege organisieren.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt entwerfen Sie Glossareinträge. Verwenden Sie Beispielsätze ohne vertrauliche Daten.

Wir sind ein Schweizer Betrieb ([Branche]) und erstellen ein internes Glossar. Unten stehen Begriffe und Abkürzungen mit je einem Beispielsatz aus unserem Alltag: [Liste, z. B. «LV – Das LV muss bis Freitag raus.»].
Erstelle pro Begriff einen Eintrag mit: Begriff/Abkürzung, ausgeschrieben (nur wenn aus dem Beispiel oder meinen Angaben ersichtlich, sonst «bitte klären»), Erklärung in 1–2 einfachen Sätzen, Beispielsatz.
Regeln: Verwende ausschliesslich die Informationen aus meinen Beispielsätzen und Angaben. Wenn die Bedeutung nicht eindeutig ist oder mehrere Bedeutungen möglich sind, schreibe «bitte klären» und nenne die möglichen Bedeutungen. Rate nicht. Ausgabe als Tabelle, alphabetisch, Deutsch (Schweiz), einfache Sprache.

Ersetzen Sie die Platzhalter. Alle Einträge mit «bitte klären» besprechen Sie im Team.

Worauf Sie achten müssen

• Abkürzungen sind mehrdeutig. KI kennt Bedeutungen aus der ganzen Welt, nicht aus Ihrem Betrieb. Verlangen Sie, dass sie nur Ihre Angaben nutzt.
• Falsche Definitionen verbreiten sich. Ein Glossar wird geglaubt. Prüfen Sie jeden Eintrag.
• Rechtliche und vertragliche Begriffe. Definitionen mit Rechtswirkung gehören zur Fachperson, nicht zur KI.
• Nicht zu viel. Ein Glossar mit 800 Begriffen liest niemand. Beginnen Sie mit den 50 wichtigsten.
• Mehrsprachigkeit. Wenn Ihr Team mehrsprachig arbeitet, sollten Begriffe in den gängigen Sprachen erklärt sein. Fachbegriffe in andere Sprachen übersetzt zu bekommen, ist heikel, hier empfiehlt sich eine geprüfte Übersetzung.
• Pflege. Neue Begriffe kommen laufend. Ohne Zuständigkeit veraltet das Glossar.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Das Ingenieurbüro aus Chur erstellt ein Glossar für neue Mitarbeitende.

Vorher: Neue lernen die Begriffe nebenbei und fragen ungern nach. Nachher: Das Team sammelt in zwei Wochen 70 Begriffe. Eine KI entwirft Erklärungen aus den Beispielsätzen und markiert zwölf Begriffe als unklar, weil sie mehrere Bedeutungen haben. Die Fachverantwortlichen klären sie in einem kurzen Termin. Das fertige Glossar liegt im Willkommens-Ordner und im Wiki. In der nächsten Einarbeitung berichten die Neuen, dass sie sich in der zweiten Woche deutlich sicherer fühlen.

Das Büro legt ausserdem fest, dass neue Abkürzungen bei der ersten Verwendung in Dokumenten ausgeschrieben werden. Das senkt den Pflegeaufwand und hilft auch Kundinnen und Partnern, die die interne Sprache nicht kennen.

So hilft Ihnen Alpasana

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Ein Glossar ist ein typisches Übungsprojekt: klein, nützlich und leicht zu prüfen.

Häufige Fragen

Wie viele Begriffe soll ein Glossar enthalten?

Beginnen Sie mit den 30 bis 50 wichtigsten und ergänzen Sie laufend. Ein kurzes, gepflegtes Glossar ist nützlicher als ein langes, veraltetes.

Kann die KI Abkürzungen selbst auflösen?

Nur, wenn der Zusammenhang eindeutig ist. Abkürzungen sind oft mehrdeutig. Lassen Sie sie deshalb nur aus Ihren Beispielen schliessen und markieren Sie Unsicheres.

Wer soll das Glossar pflegen?

Eine Person als Koordinatorin, die Fachbereiche liefern ihre Begriffe. Ohne feste Zuständigkeit bleibt es nicht aktuell.

Hilft ein Glossar auch der KI?

Ja. Wenn eine KI-Suche Ihr Glossar kennt, versteht sie interne Begriffe besser. Das Glossar sollte dann zu den freigegebenen Quellen gehören.