Interne Dokumentation mit KI übersetzen und prüfen

Das Problem

In Ihrem Betrieb arbeiten Menschen, die Deutsch als Zweitsprache sprechen: im Lager, in der Reinigung, in der Produktion, im Service. Die Arbeitsanleitungen, Sicherheitshinweise und Abläufe sind auf Deutsch geschrieben, teils in langen Sätzen und mit Fachwörtern. Manche verstehen das gut, andere nur teilweise. Das führt zu Fehlern, Rückfragen oder Unfällen.

Eine Übersetzung in die Muttersprache der Mitarbeitenden würde helfen. Aber ein professionelles Übersetzen aller Dokumente ist teuer und dauert. KI kann in kurzer Zeit brauchbare Entwürfe liefern. Das Risiko liegt in den Einzelheiten: Eine falsch übersetzte Dosierung, ein verwechselter Warnhinweis oder ein Fachbegriff, der anders gemeint ist, kann ernste Folgen haben.

Ein sorgfältiges Vorgehen nutzt die Stärken der KI und fängt ihre Schwächen ab. Dieser Beitrag zeigt, wie.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie, welche Dokumente und welche Sprachen. Beginnen Sie mit dem, was am dringendsten gebraucht wird, und mit den Sprachen, die im Team vorkommen. Notieren Sie für jedes Dokument, wie sicherheitsrelevant es ist: reine Information, Arbeitsablauf oder Sicherheits- und Gesundheitsvorschrift.

1. Machen Sie den Ausgangstext übersetzbar. Kurze Sätze, aktive Sprache, einheitliche Begriffe, keine Redewendungen. Ein klarer deutscher Text ergibt die beste Übersetzung. Siehe Arbeitsanweisung mit KI schreiben.

1. Legen Sie ein Glossar an. Sammeln Sie die wichtigsten Fachbegriffe, Maschinen- und Produktnamen und legen Sie fest, wie sie in der Zielsprache heissen sollen, am besten mit Hilfe von Mitarbeitenden, die beide Sprachen kennen. Das verhindert, dass derselbe Begriff unterschiedlich übersetzt wird. Siehe Glossar für Übersetzungen.

1. Übersetzen Sie abschnittsweise mit KI. Geben Sie der KI das Glossar, die Zielsprache, die Zielgruppe (z. B. Mitarbeitende ohne Fachkenntnisse) und Regeln: einfache Sprache, Zahlen und Masse unverändert, Warnhinweise wörtlich. Lange Dokumente in Abschnitte teilen.

1. Prüfen Sie Zahlen, Einheiten und Hinweise. Vergleichen Sie jede Zahl, jedes Mass und jeden Warnhinweis mit dem Original. Lassen Sie die KI eine Gegenüberstellung der Zahlen und Namen erstellen; siehe Übersetzungen auf Zahlen, Namen und Daten prüfen.

1. Lassen Sie gegenlesen. Bitten Sie Mitarbeitende mit der Zielsprache als Muttersprache, die Übersetzung auf Verständlichkeit zu prüfen: Ist klar, was zu tun ist? Klingt etwas komisch? Bei sicherheitsrelevanten Texten holen Sie eine fachliche Übersetzung oder Prüfung ein.

1. Führen Sie die Versionen und pflegen Sie sie. Jede Sprachfassung braucht Datum, Verantwortliche und Verweis auf die deutsche Originalfassung. Bei jeder Änderung des Originals werden die Übersetzungen aktualisiert. Legen Sie fest, welche Fassung im Zweifel gilt.

Welche Prüfung für welchen Text?

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist der Arbeitsauftrag an die KI. Fügen Sie keine vertraulichen Firmendaten ein; für Zahlen und Namen verwenden Sie nur das, was im Dokument steht.

Übersetze den folgenden deutschen Abschnitt einer internen Arbeitsanleitung in die Sprache [Zielsprache] für Mitarbeitende, die kaum Deutsch sprechen und keine Fachkenntnisse haben.
Regeln: 1. Einfache, kurze Sätze, Befehlsform bei Handlungsschritten. 2. Fachbegriffe gemäss Glossar verwenden: [Glossar Deutsch = Zielsprache]. 3. Zahlen, Masse, Einheiten, Produkt- und Maschinennamen unverändert. 4. Warn- und Sicherheitshinweise sinngetreu und möglichst wörtlich. 5. Nichts hinzufügen, nichts weglassen.
Gib danach aus: eine Liste aller Zahlen, Einheiten und Warnhinweise im Original und in der Übersetzung, eine Liste der Stellen, bei denen du unsicher bist [prüfen], und eine deutsche Rückübersetzung zur Kontrolle.
Text: [Abschnitt einfügen]

Wiederholen Sie die Vorlage pro Abschnitt, mit demselben Glossar, damit die Begriffe einheitlich bleiben.

Worauf Sie achten müssen

• Sicherheit geht vor: Fehler in Warnhinweisen, Dosierungen oder Sicherheitsabläufen können Menschen gefährden. Für solche Texte genügt eine KI-Übersetzung nicht; holen Sie fachliche Prüfung oder Fachübersetzung ein.
• Fachbegriffe sind Fehlerquellen: Gleiche Wörter bedeuten in Branchen Verschiedenes. Ein Glossar mit Hilfe von Mitarbeitenden, die das Fach kennen, vermeidet Missverständnisse.
• Vertrauliches schützen: Dokumentation kann interne Prozesse, Preise oder Kundendaten enthalten. Prüfen Sie, welche Werkzeuge erlaubt sind; siehe Vertrauliche Texte übersetzen.
• Rechtliche Pflichten: Je nach Branche gibt es Anforderungen an Sprache und Verständlichkeit von Sicherheits- und Arbeitsschutzinformationen. Klären Sie die Anforderungen für Ihren Betrieb fachlich.
• Gegenlesen mit Wertschätzung: Bitten Sie Mitarbeitende um Mithilfe, nicht als Nebenbei-Aufgabe. Planen Sie Zeit und Anerkennung ein.
• Übersetzte Fassungen aktuell halten: Ein veralteter Text in der Muttersprache ist gefährlicher als gar keiner.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Logistikbetrieb in Rothrist beschäftigt Lagermitarbeitende, die Portugiesisch, Tigrinya und Albanisch sprechen. Die Arbeitsanleitung für die Bedienung des Hubstaplers liegt nur auf Deutsch vor. Frau Müller aus der Personalabteilung soll Übersetzungen organisieren.

Sie legt mit zwei Teamleitern ein Glossar mit 40 Begriffen an und lässt die Anleitung abschnittsweise mit KI in Portugiesisch übersetzen. Ein portugiesischsprachiger Staplerfahrer liest gegen und findet drei missverständliche Stellen. Für die Sicherheitshinweise holt der Betrieb bei den Sprachdiensten eine Fachübersetzung ein. Die endgültigen Fassungen werden mit Datum versehen und im Handbuch abgelegt.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Dokumente verlässlich in andere Sprachen übertragen werden sollen, bietet Alpasana mit den Sprachdiensten juristische, technische und geschäftliche Fachübersetzungen, Korrektorat und Lektorat sowie betreute mehrsprachige Projekte. Eine Dokumentprüfung und eine verbindliche Offerte sind möglich. Der Schwerpunkt liegt auf Ukrainisch, Russisch und Deutsch; weitere Kombinationen werden nach Projekt geklärt.

Für sicherheitsrelevante oder rechtlich bedeutsame Anleitungen lohnt sich diese fachliche Absicherung, ergänzt durch einen KI-gestützten Entwurf, wo er sinnvoll ist.

Häufige Fragen

Reicht die KI-Übersetzung für den Alltag?

Für unkritische Informationen mit Gegenlesung ja. Für Arbeitsabläufe sollte eine Person mit der Zielsprache und Praxiswissen prüfen. Für Sicherheitsvorschriften braucht es eine fachliche Absicherung.

Wie halte ich mehrere Sprachfassungen aktuell?

Legen Sie das deutsche Original als Referenz fest, tragen Sie in jeder Fassung das Datum und die Version des Originals ein, und aktualisieren Sie die Übersetzungen bei jeder Änderung.

Welche Sprachen soll ich zuerst übersetzen?

Die Sprachen, die in Ihrem Team am häufigsten vorkommen und bei denen am meisten Verständnisprobleme bestehen. Fragen Sie Mitarbeitende und Teamleitungen.