Vertrauliche Texte übersetzen: Vorlage ohne sensible Daten

Das Problem

Sie müssen einen Text übersetzen, in dem Vertrauliches steht: ein Kundenschreiben mit Name und Adresse, eine Offerte mit Preisen, ein Protokoll mit internen Zahlen. Ein Online-Übersetzer oder eine KI wäre schnell, aber Sie zögern. Zu Recht: Was Sie in einen Dienst im Internet eingeben, verlässt Ihren Rechner und wird auf fremden Servern verarbeitet.

Ganz verzichten müssen Sie auf die Hilfe trotzdem nicht. Ein bewährter Weg ist, den Text vor dem Übersetzen zu entschärfen: Alles, was Personen oder Geheimnisse verrät, wird durch neutrale Platzhalter ersetzt («[KUNDE]», «[BETRAG]»). Die KI übersetzt den bereinigten Text, und Sie setzen die echten Angaben anschliessend selbst wieder ein.

Diese Technik hat Grenzen: Manche Texte lassen sich nicht sinnvoll entschärfen, und Platzhalter schützen nicht in jedem Fall zuverlässig. Hier lernen Sie, wie Sie vorgehen und wann Sie besser verzichten. Das ist keine Rechtsberatung; Ihre Datenschutzverantwortliche entscheidet im Zweifel. Ein Prompt ist Ihre schriftliche Anweisung an die KI.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zulässigkeit klären: Dürfen Sie diesen Text überhaupt in einen Online-Dienst geben? Prüfen Sie interne Regeln, Verträge mit Kundschaft und Berufsgeheimnisse. Bei Unsicherheit: nicht.
2. Sensible Stellen markieren: Gehen Sie den Text durch und markieren Sie Namen, Adressen, Kontaktdaten, Kundennummern, Beträge, Vertragsnummern, Gesundheits- und Personalangaben sowie Interna wie Preise und Strategien.
3. Platzhalter festlegen: Geben Sie jeder Art von Angabe ein Kürzel: [PERSON 1], [FIRMA A], [BETRAG 1], [DATUM], [ADRESSE]. Verwenden Sie für jede echte Angabe immer dasselbe Kürzel.
4. Zuordnungstabelle anlegen: Notieren Sie in einem separaten Dokument, welcher Platzhalter für welche echte Angabe steht. Dieses Dokument bleibt bei Ihnen.
5. Ersetzen: Ersetzen Sie die Angaben im Text, am besten mit «Suchen und Ersetzen» und anschliessender Kontrolle von Hand.
6. Indirekte Hinweise prüfen: Auch Kombinationen können verraten, wer gemeint ist: seltene Berufe, kleine Orte, besondere Ereignisse. Entschärfen Sie diese ebenfalls.
7. Bereinigten Text übersetzen lassen: Nutzen Sie die Vorlage unten. Weisen Sie die KI an, die Platzhalter unverändert zu lassen.
8. Platzhalter wieder einsetzen: Ersetzen Sie die Kürzel in der Übersetzung durch die echten Angaben, prüfen Sie Grammatik (Fälle, Artikel) und Zahlenformate.
9. Ergebnis prüfen: Namen, Zahlen, Daten und Fachbegriffe kontrollieren. Siehe Zahlen und Namen in Übersetzungen prüfen.
10. Aufräumen: Löschen Sie Verlauf und Zwischenfassungen, wo möglich.

Vorlage zum Kopieren

Übersetze den folgenden Text von [Ausgangssprache] nach [Zielsprache]. Es ist ein [Textart, z. B. Kundenbrief] eines Schweizer KMU.
Regeln:
1. Platzhalter in eckigen Klammern wie [PERSON 1], [FIRMA A], [BETRAG 1], [ADRESSE] bleiben unverändert und stehen an der entsprechenden Stelle.
2. Zahlen, Prozentangaben und Daten übernimmst du unverändert (Datumsformat und Dezimalzeichen nach [Zielland-Konvention]).
3. Anrede: [Sie/Du]. Ton: [höflich-sachlich].
4. Wenn ein Begriff mehrdeutig ist, schreibe ihn in der üblichsten Bedeutung und setze dahinter [mehrdeutig: …].
5. Erfinde nichts, lass nichts weg.
TEXT:
=====
[bereinigter Text mit Platzhaltern]
=====

Passen Sie Sprachen, Textart und Anrede an. Die echten Angaben tragen Sie danach selbst ein, sie dürfen nie im Prompt stehen.

Worauf Sie achten müssen

• Rechtliche Grundlage: Das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) verlangt, dass Personendaten rechtmässig, verhältnismässig und zweckgebunden bearbeitet werden. Die Verantwortung bleibt bei Ihrem Betrieb. Quelle: Fedlex (DSG). Das Berufsgeheimnis und vertragliche Geheimhaltungspflichten kommen dazu.
• Platzhalter sind kein Freibrief: Wenn aus dem Zusammenhang hervorgeht, wer gemeint ist, bleibt der Text personenbezogen. Prüfen Sie die Wirkung auf Dritte.
• Besonders schützenswerte Daten: Gesundheit, Religion, Sozialhilfe und ähnliche Angaben gehören auch mit Platzhaltern nicht ohne ausdrückliche Freigabe in Online-Dienste.
• Geschäftsgeheimnisse: Auch ohne Namen kann ein Text Geheimnisse verraten (Konditionen, Technik). Entscheiden Sie, ob er extern verarbeitet werden darf.
• Fehler durch Platzhalter: Grammatik und Zusammenhänge können leiden. Prüfen Sie das Ergebnis genau.
• Tarif und Einstellungen: Prüfen Sie, wie der Dienst Eingaben verarbeitet. Mehr: DeepL und vertrauliche Texte und Vertrauliche Texte in KI-Übersetzungen.
• Verbindliche Übersetzungen: Für rechtswirksame Texte ist eine Fachübersetzung nötig. Siehe Beglaubigte Übersetzung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Treuhandbüro in Zürich muss einem Mandanten aus Frankreich ein Schreiben auf Französisch senden, in dem Beträge und Fristen seiner Steuererklärung stehen.

Vorher: Die Sachbearbeiterin kopiert das ganze Schreiben mit Namen und Beträgen in einen Gratis-Übersetzer.

Nachher: Die Büroleiterin legt eine Regel fest. Die Sachbearbeiterin ersetzt Namen, Adresse und Beträge durch Platzhalter, führt die Zuordnung in einer separaten Datei und lässt den bereinigten Text übersetzen. Danach setzt sie die Angaben wieder ein und lässt die Übersetzung von einer Kollegin mit Französischkenntnissen gegenlesen. Weil das Schreiben rechtliche Fristen enthält, prüft zusätzlich die zuständige Fachperson. Nur öffentliche Texte gehen weiterhin ohne Bereinigung in den Dienst.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Mitarbeitende zum sicheren Umgang mit Daten und KI schulen möchte, findet bei absofort die KI-Weiterbildung für Unternehmen: Datenschutz und der verantwortungsvolle Umgang mit Unternehmensdaten sind Lerninhalte, mit Schweizer Praxisbezug und verifizierbaren Abschlüssen. Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Häufige Fragen

Reicht es, nur den Namen zu ersetzen?

Oft nicht. Beträge, Adressen und Ereignisse können ebenfalls identifizieren. Prüfen Sie den ganzen Text.

Kann die KI das Ersetzen übernehmen?

Dazu müssten Sie ihr den Originaltext geben, also das, was Sie schützen wollen. Ersetzen Sie die Angaben besser selbst oder mit einem lokalen Programm.

Gibt es eine Alternative zum Online-Dienst?

Ja: Programme, die lokal auf Ihrem Rechner laufen, oder eine Fachübersetzerin mit Verschwiegenheitspflicht.

Gilt das auch für interne Texte ohne Personenbezug?

Auch dann können Geschäftsgeheimnisse betroffen sein. Entscheiden Sie nach den Regeln Ihres Betriebs.