Was muss ich bei vertraulichen Texten in DeepL prüfen?

Das Problem

Sie sollen ein internes Schreiben ins Französische übersetzen: ein Kundenbrief mit Namen und Adresse, eine Vertragsklausel, die Tarifbedingungen. Der Text ist schnell kopiert und in DeepL eingefügt. Doch dann stutzen Sie: Wohin geht dieser Text eigentlich? Wer sieht ihn? Darf ich das?

Die Frage ist berechtigt. Wenn Sie einen Text in einen Online-Dienst eingeben, verlässt er Ihren Computer und wird auf fremden Servern verarbeitet. Bei Personendaten kann das unter das Datenschutzrecht fallen, bei Geschäftsgeheimnissen unter Ihre Verschwiegenheitspflichten.

Personendaten sind alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen: Name, Adresse, Telefonnummer, aber auch Kundennummer oder Gesundheitsangaben. Im Folgenden erhalten Sie eine Prüfreihenfolge, die Sie vor jeder Eingabe abarbeiten können.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Text sichten: Lesen Sie den Text durch. Stehen Namen, Adressen, AHV-Nummern, Gesundheitsangaben, Löhne oder Kundennummern drin? Markieren Sie diese Stellen.
2. Geschäftsgeheimnisse erkennen: Preise, Konditionen, Konstruktionspläne, Verhandlungsstände oder nicht veröffentlichte Zahlen sind ebenfalls sensibel.
3. Interne Regel prüfen: Gibt es in Ihrem Betrieb eine KI-Richtlinie? Wenn ja, gilt sie. Wenn nein, fragen Sie Ihre Vorgesetzte oder die IT.
4. Tarif und Zusagen prüfen: Lesen Sie auf der Seite des Anbieters nach, was für Ihren Tarif zur Verarbeitung, Speicherung und Weiterverwendung der Texte zugesichert wird. Bezahlte Geschäftstarife enthalten in der Regel strengere Zusagen als kostenlose Angebote. Der Unterschied steht auf deepl.com selbst.
5. Verarbeitungsort klären: Prüfen Sie, wo und durch wen die Daten verarbeitet werden. Bei Auslandsbezug braucht es unter Umständen zusätzliche Vorkehrungen, siehe Datenübermittlung ins Ausland.
6. Daten reduzieren: Ersetzen Sie Namen durch [KUNDE], Beträge durch [BETRAG], Adressen durch [ADRESSE]. Übersetzen Sie, und setzen Sie die echten Angaben danach in Ihrem Dokument wieder ein. Siehe Daten vor der KI anonymisieren.
7. Entscheiden: Sind Personendaten oder Geheimnisse unvermeidlich, geben Sie den Text nicht ein, sondern beauftragen eine Fachperson oder nutzen eine intern freigegebene Lösung.
8. Dokumentieren: Halten Sie fest, welche Art von Texten in welchen Dienst darf. So wiederholen Sie die Prüfung nicht jedes Mal.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag lassen Sie einen KI-Assistenten eine Prüfliste für Ihren Betrieb entwerfen. Ersetzen Sie die eckigen Angaben, geben Sie aber keine echten Kundendaten ein:

Ich arbeite in [Branche, z. B. Versicherungsagentur] in der Schweiz.
Wir wollen [Textarten, z. B. Kundenbriefe, Vertragsklauseln] mit einem Online-Übersetzer übersetzen.
Erstelle eine Checkliste mit höchstens zehn Fragen, die jede Mitarbeitende vor der Eingabe beantworten muss.
Ordne die Fragen nach: 1. Personendaten, 2. Geschäftsgeheimnisse, 3. Anbieterzusagen, 4. interne Freigabe.
Weise am Schluss darauf hin, dass eine Prüfung durch Datenschutzfachpersonen nötig sein kann.

Passen Sie die Textarten an, und lassen Sie die fertige Liste von Ihrer Geschäftsleitung oder Ihrem Datenschutzverantwortlichen freigeben.

Worauf Sie achten müssen

• Revidiertes Datenschutzgesetz (DSG): Seit dem 1. September 2023 gilt in der Schweiz das neue DSG. Es verlangt, dass Personendaten rechtmässig, verhältnismässig und zweckgebunden bearbeitet werden. Die Verantwortung bleibt bei Ihrem Betrieb, auch wenn ein Dienst im Spiel ist. Quelle: Fedlex (siehe oben).
• Berufs- und Geschäftsgeheimnis: Anwälte, Ärztinnen, Treuhänder und viele andere unterliegen besonderen Verschwiegenheitspflichten. Eine Eingabe in ein Online-Werkzeug kann dagegen verstossen.
• Vertragliche Pflichten: Kundenverträge enthalten manchmal Geheimhaltungsklauseln («NDA»).
• Auftragsbearbeitung: Wird ein Dienst im Auftrag Ihres Betriebs tätig, braucht es oft eine Vereinbarung. Ein Überblick: Auftragsverarbeitung erkennen.
• Zusagen ändern sich. Lesen Sie die Bedingungen in regelmässigen Abständen neu.
• Keine Rechtsberatung: Diese Seite ersetzt keine Prüfung im Einzelfall. Fragen Sie bei Unsicherheit eine Fachperson oder den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB).

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Krankenkassen-Agentur in Luzern erhält eine Kundenanfrage auf Italienisch mit Name, Adresse und Angaben zu einer Behandlung.

Vorher: Der Mitarbeiter kopiert das gesamte Schreiben in ein kostenloses Online-Übersetzungsfeld.

Nachher: Die Agentur hat eine Regel: Gesundheitsdaten kommen nie in öffentliche Online-Dienste. Der Mitarbeiter lässt den Brief über die interne Stelle durch eine Fachperson übersetzen. Für allgemeine Fragen ohne Personenbezug dürfen alle den freigegebenen Dienst nutzen. Die Regel hat eine Seite und wurde mit der Geschäftsleitung besprochen.

So hilft Ihnen Alpasana

Für Betriebe, die ihre Mitarbeitenden im sicheren Umgang mit KI und Daten schulen wollen, bietet absofort die KI-Weiterbildung für Unternehmen: Datenschutz und der verantwortungsvolle Umgang mit Unternehmensdaten sind Lerninhalte, und für Teams gibt es eine Kontaktmöglichkeit für Firmenlösungen.

Müssen vertrauliche Dokumente übersetzt werden, sind Übersetzen, Dolmetschen und Sprachtraining mit Dokumentprüfung und verbindlicher Offerte eine Möglichkeit.

Häufige Fragen

Ist DeepL Pro sicher genug für Kundendaten?

DeepL macht für bezahlte Tarife Zusagen zum Datenschutz. Ob diese für Ihren Fall genügen, hängt von Ihrer Branche, den Verträgen und Ihren Pflichten ab. Lassen Sie das von Ihrer Datenschutzverantwortlichen prüfen.

Genügt es, den Namen wegzulassen?

Nicht immer. Auch Kombinationen aus Beruf, Ort und Ereignis können eine Person erkennbar machen. Entfernen Sie alles, was auf eine Person hinweist.

Was ist mit dem Wort «anonymisieren»?

Echte Anonymisierung heisst, dass niemand die Person mehr erkennen kann. Platzhalter ersetzen Namen, doch Sie können den Bezug wiederherstellen. Der Unterschied steht in Anonymisierung und Pseudonymisierung.

Darf ich privat bedenkenlos übersetzen?

Für Ihre eigenen Daten entscheiden Sie selbst. Sobald es um Daten anderer Personen aus Ihrem Beruf geht, gelten die Pflichten Ihres Betriebs.