Vertrauliche Texte mit KI übersetzen: Daten schützen

Das Problem

Ein Brief aus dem Ausland, ein Vertrag auf Englisch, eine Anleitung auf Italienisch: Heute genügt ein Online-Übersetzer oder ein KI-Chat, und der Text liegt in Sekunden auf Deutsch vor. Das ist bequem und im Alltag oft hilfreich.

Bei vertraulichen Texten ist es heikel. Was Sie in einen Online-Dienst einfügen oder hochladen, wird auf fremden Servern verarbeitet, mitunter gespeichert und je nach Tarif und Bedingungen auch für Verbesserungen genutzt. Bei Verträgen, Personalunterlagen, Gesundheitsberichten oder Geschäftsplänen ist das ein Risiko.

Hinzu kommt die Qualität: Übersetzungen können falsch sein, gerade bei Zahlen, Fristen und rechtlichen Begriffen. Wer Vertrauliches übersetzt, sollte also beides im Blick haben: Datenschutz und Genauigkeit.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie, wie vertraulich der Text ist. Stufen Sie ihn ein: öffentlich (Werbetext), intern (Arbeitsanweisung), vertraulich (Vertrag, Personalakte), besonders sensibel (Gesundheit, Sozialhilfe). Je höher die Stufe, desto strenger die Regeln.

1. Prüfen Sie, ob Übersetzen nötig ist. Manchmal reicht eine Zusammenfassung der wichtigen Punkte. Oder Sie lassen nur einzelne Absätze übersetzen.

1. Wählen Sie den Dienst nach Stufe. Für öffentliche Texte ist ein Online-Übersetzer in Ordnung. Für vertrauliche Inhalte brauchen Sie einen Dienst mit Vertrag zur Datenbearbeitung, ohne Training mit Ihren Daten, mit bekanntem Speicherort, oder ein Programm, das lokal läuft. Lesen Sie die Bedingungen und die Datenschutzerklärung.

1. Entfernen Sie Personenangaben. Ersetzen Sie Namen, Adressen, Kontonummern und Kennzahlen durch Platzhalter. Die Methode zeigt Daten vor dem KI-Einsatz anonymisieren. Setzen Sie nach der Übersetzung lokal die echten Angaben wieder ein.

1. Beachten Sie Metadaten bei Dateien. Laden Sie Word- oder PDF-Dateien hoch, stecken darin Autor, Firma und frühere Fassungen. Kopieren Sie den bereinigten Text lieber in eine neue Datei, siehe Office-Metadaten vor KI entfernen.

1. Übersetzen Sie in Abschnitten. So geben Sie nicht den ganzen Text auf einmal heraus, und Sie können jeden Abschnitt besser prüfen.

1. Prüfen Sie die Übersetzung. Achten Sie auf Zahlen, Daten, Verneinungen, Fachbegriffe und Anreden. Lassen Sie wichtige Texte, zum Beispiel Verträge, zusätzlich von einer sprachkundigen Person lesen. Für Behörden und Urkunden brauchen Sie meist beglaubigte Übersetzungen.

1. Löschen Sie Quell- und Zieltext beim Dienst. Entfernen Sie hochgeladene Dateien und Chatverläufe, soweit der Dienst es erlaubt.

Vorlage zum Kopieren

Übersetze den folgenden Textabschnitt vom [Ausgangssprache] ins
Deutsche (Schweiz). Behalte Platzhalter in eckigen Klammern wie
[Person A] oder [Betrag 1] unverändert bei.
Wichtig: Bei Zahlen, Fristen, Beträgen und rechtlichen Begriffen
übersetze besonders genau und markiere Stellen, bei denen du
unsicher bist, mit [PRÜFEN].
Gib nach der Übersetzung eine Liste der Fachbegriffe mit
mehreren möglichen Übersetzungen aus.
Text:
«««
[Bereinigten Text einfügen]
»»»

Bereinigen Sie den Text, bevor Sie ihn einfügen. Prüfen Sie die mit [PRÜFEN] markierten Stellen besonders sorgfältig.

Welcher Weg passt zu welcher Stufe?

Worauf Sie achten müssen

• Gratisdienste: Kostenlose Tarife nutzen Eingaben häufiger zur Verbesserung ihrer Systeme als Geschäftstarife. Prüfen Sie die Bedingungen.
• Browser-Übersetzer und Erweiterungen: Auch sie senden Seiteninhalte an Server. Prüfen Sie, was sie dürfen, siehe Browsererweiterungen und Datenzugriff.
• Dateikonverter: Online-Dienste, die Dateien «übersetzen und umwandeln», sind besonders riskant. Siehe Online-Dateikonverter mit KI.
• Rechtliche Verbindlichkeit: Eine KI-Übersetzung ist keine beglaubigte. Bei Verträgen zählt meist die im Vertrag genannte Sprachfassung.
• Schweigepflichten: Berufs-, Amts- oder Geschäftsgeheimnisse dürfen nicht ohne Weiteres an Dienstleister gehen. Klären Sie Ihre Pflichten.
• Keine Rechtsberatung: Bei Verträgen und Behördenunterlagen holen Sie rechtliche oder fachsprachliche Hilfe.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Die Assistentin einer Maschinenbaufirma in Schaffhausen erhält einen Entwurf eines Liefervertrags auf Englisch. Sie kopiert ihn komplett in einen kostenlosen Übersetzer, inklusive Preisen, Firmennamen und Kontaktdaten.

Ihr Vorgesetzter bemerkt es und bittet um Rücksprache. Gemeinsam gehen sie anders vor: Sie ersetzen Namen und Beträge durch Platzhalter, übersetzen abschnittsweise mit einem freigegebenen Firmenkonto und markieren unsichere Begriffe. Die Zahlen prüft sie anhand des englischen Originals.

Die Übersetzung dient der Orientierung. Für die Verhandlung lässt die Firma den Vertrag von der Rechtsberatung gegenlesen. Der Beschluss, künftig keine Verträge in öffentliche Übersetzer zu geben, steht in der betrieblichen KI-Regel.

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Häufige Fragen

Ist ein bezahlter Übersetzungsdienst automatisch sicher?

Er ist oft besser geeignet als ein Gratisdienst, weil Geschäftstarife mehr Datenschutz zusagen können. Prüfen Sie dennoch Vertrag, Speicherort und Trainingsnutzung, und beachten Sie Ihre eigenen Pflichten.

Darf ich Mitarbeiterdaten übersetzen lassen?

Personendaten verlangen besondere Sorgfalt. Anonymisieren Sie, soweit möglich, und nutzen Sie nur freigegebene Dienste. Bei Unsicherheit fragen Sie die verantwortliche Stelle für Datenschutz.

Wie vermeide ich Übersetzungsfehler bei Zahlen?

Vergleichen Sie jede Zahl, jedes Datum und jeden Betrag mit dem Original. Lassen Sie sie, wenn möglich, im Text als Platzhalter stehen und setzen Sie sie selbst wieder ein.