Anonymisieren oder pseudonymisieren: Was schützt bei KI?

Das Problem

Sie möchten eine Kundenmail mit KI beantworten, ein Gesprächsprotokoll zusammenfassen lassen oder eine Tabelle mit Mitgliederdaten auswerten. Dafür müssten Namen, Adressen und Einzelheiten in einen KI-Dienst. Das möchten Sie nicht. Also wollen Sie die Daten «unkenntlich machen».

Dafür gibt es zwei Wörter, die oft verwechselt werden: anonymisieren und pseudonymisieren. Der Unterschied entscheidet darüber, ob die Daten rechtlich noch Personendaten sind. Wer ihn nicht kennt, wiegt sich leicht in falscher Sicherheit: «Ich habe ja den Namen ersetzt.»

Dabei reicht es oft nicht, den Namen zu streichen. Auch Kombinationen wie Beruf, Wohnort, Alter und eine seltene Krankheit können eine Person erkennbar machen. Dieser Beitrag zeigt, was jede Methode leistet und wann welche taugt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie die Begriffe. Anonymisieren heisst: Der Personenbezug wird so entfernt, dass die Person mit vernünftigem Aufwand nicht mehr bestimmbar ist. Pseudonymisieren heisst: Namen und andere Merkmale werden durch Platzhalter ersetzt (zum Beispiel «Person A»), aber mit einem Schlüssel lässt sich der Bezug wiederherstellen.

1. Beachten Sie den rechtlichen Unterschied. Nach dem Datenschutzgesetz (DSG) gelten Personendaten als Angaben über eine bestimmte oder bestimmbare Person. Pseudonymisierte Daten bleiben Personendaten, solange jemand sie zuordnen kann. Wirklich anonyme Daten fallen nicht mehr unter das Gesetz.

1. Entscheiden Sie, welche Methode Sie brauchen. Brauchen Sie später den Bezug zur Person, etwa um die Antwort dem richtigen Kunden zuzuordnen, ist Pseudonymisieren sinnvoll. Muss der Bezug dauerhaft weg, anonymisieren Sie.

1. Entfernen Sie direkte Merkmale. Namen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, AHV-Nummern, Kontonummern, Kundennummern. Ersetzen Sie sie durch Platzhalter wie «[Kunde A]» oder «[Ort 1]».

1. Prüfen Sie indirekte Merkmale. Funktion, Arbeitgeber, Alter, Ereignisse, seltene Eigenschaften. Fragen Sie sich: Könnte jemand, der den Kontext kennt, die Person erraten? Verallgemeinern Sie dann: «Mitte 50» statt Geburtsdatum, «Region Mittelland» statt Dorf.

1. Führen Sie die Schlüsseltabelle getrennt. Bei Pseudonymisierung bewahren Sie die Zuordnung (Platzhalter zu Name) an einem anderen, geschützten Ort auf, nie im KI-Chat.

1. Prüfen Sie das Ergebnis. Lesen Sie den bereinigten Text laut und fragen Sie: Weiss ich noch, wer gemeint ist? Wenn ja, könnten es andere auch. Zusätzlich helfen Suchfunktionen nach Ziffern und Grossbuchstaben.

1. Setzen Sie die Antwort zurück. Nach der KI-Antwort ersetzen Sie die Platzhalter wieder durch die echten Angaben, lokal auf Ihrem Gerät.

Vorlage zum Kopieren

Ich möchte einen Text pseudonymisieren, bevor ich ihn weiter bearbeite.
Ersetze alle Angaben, die Personen identifizieren, durch Platzhalter:
Namen → [Person A], [Person B] usw.
Firmen → [Firma 1], [Firma 2] usw.
Orte, Adressen → [Ort 1], [Adresse 1] usw.
Telefon, E-Mail, Kontonummern, AHV-Nummern, Geburtsdaten →
[Telefon], [E-Mail], [Konto], [AHV], [Geburtsdatum].
Gib danach eine Tabelle «Platzhalter → Ersetzte Angabe» aus,
damit ich später zurückübersetzen kann.
Weise mich auf Stellen hin, an denen jemand trotz Platzhaltern
erkennbar bleiben könnte (z. B. seltene Berufe oder Ereignisse).
Text: [Text hier einfügen]

Wichtig: Nutzen Sie diese Vorlage nur mit einem Werkzeug, dem Sie die Originaldaten anvertrauen dürfen, zum Beispiel lokal oder in einem freigegebenen Firmendienst. Andernfalls bereinigen Sie von Hand oder mit einem lokalen Programm.

Was unterscheidet die beiden Methoden?

Worauf Sie achten müssen

• Rückschluss ist leichter als gedacht: Mehrere harmlose Angaben zusammen identifizieren oft eindeutig. Je kleiner die Gruppe (kleines Dorf, wenige Mitarbeitende), desto höher das Risiko.
• Metadaten nicht vergessen: Dateien enthalten Autorennamen, Verläufe oder Kommentare. Siehe Office-Metadaten vor KI entfernen.
• Die KI ist kein sicherer Anonymisierer: Sie übersieht Stellen und macht Fehler. Prüfen Sie das Ergebnis selbst, bevor Sie etwas weitergeben.
• Besonders schützenswerte Daten: Gesundheits-, Sozial- oder Strafdaten verlangen besonders strenge Vorsicht. Im Zweifel nicht in externe KI-Dienste.
• Rechtliche Einordnung: Ob Daten im Einzelfall wirklich anonym sind, ist eine Rechtsfrage. Hinweise dazu finden Sie unter KI-Daten anonymisieren und beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB).

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Eine Sozialberaterin in einer Gemeinde im Kanton Aargau möchte ein Gesprächsprotokoll mit KI in einen Bericht umwandeln. Vorher hat sie nur den Namen der Klientin durch «Frau M.» ersetzt und den Text in einen öffentlichen Dienst kopiert.

Ihre Vorgesetzte weist darauf hin: Beruf, Wohnort, Alter der Kinder und die Schilderung der Wohnsituation machen die Person im Dorf leicht erkennbar. Das Protokoll enthält zudem Gesundheitsangaben.

Nachher arbeitet die Beraterin lokal: Sie verallgemeinert Angaben («Region», «Kinder im Schulalter»), nutzt Platzhalter und führt die Schlüsseltabelle in einer getrennten Datei. Besonders heikle Passagen bleiben ganz draussen. Den Bericht ergänzt sie am Ende von Hand.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihre Mitarbeitenden lernen sollen, welche Daten in KI-Dienste dürfen und wie man sie vorher bereinigt, hilft KI-Weiterbildung für Unternehmen auf absofort. Datenschutz nach Schweizer Praxis und der verantwortungsbewusste Umgang mit Unternehmensdaten sind Lerninhalte; Firmenlösungen und Teambuchungen können angefragt werden.

Eine Datenschutzprüfung Ihrer konkreten Daten ersetzt der Kurs nicht. Zur Praxis: Daten vor dem KI-Einsatz anonymisieren und Welche Daten gehören nicht in KI?.

Häufige Fragen

Sind pseudonymisierte Daten für externe KI-Dienste erlaubt?

Weil sie Personendaten bleiben, gelten die Datenschutzregeln weiter. Ob die Weitergabe zulässig ist, hängt vom Zweck, vom Vertrag mit dem Anbieter und von den Daten ab. Bei Unsicherheit fragen Sie die zuständige Datenschutzstelle.

Reicht es, Namen durch Initialen zu ersetzen?

Meist nicht. Initialen und Kontext können weiterhin auf die Person führen. Verwenden Sie neutrale Platzhalter und prüfen Sie die übrigen Angaben.

Kann man KI-Ausgaben später wieder zuordnen?

Ja, mit der Schlüsseltabelle bei Pseudonymisierung. Tauschen Sie die Platzhalter lokal wieder aus und achten Sie darauf, dass die Tabelle nie in den KI-Chat gelangt.