Nur nötige Daten an KI geben: So kürzen Sie einen Auftrag

Das Problem

Sie möchten eine heikle Mail an einen Kunden beantworten. Der schnellste Weg: die ganze Mail samt Absender, Bestellnummern und Zahlungsangaben in den KI-Chat kopieren und schreiben: «Antworte darauf.» Das funktioniert, aber Sie haben dabei mehr preisgegeben, als nötig war.

Die KI braucht für eine gute Antwort meist nur: worum es geht, welchen Ton Sie wünschen und welche Eckpunkte stimmen müssen. Namen, Adressen, Kontonummern und Bestellnummern sind für die Formulierung kaum relevant.

Das Prinzip heisst Datenminimierung: nur so viele Daten verwenden, wie für den Zweck nötig sind. Es steht auch im Datenschutzrecht, und es ist im Alltag eine der wirksamsten Massnahmen. Was die KI nie erhält, kann nicht abfliessen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Formulieren Sie den Zweck in einem Satz. Was soll die KI für Sie tun? «Eine freundliche Antwort auf eine Reklamation schreiben» ist klarer als «Hilf mir bei dieser Mail». Der Zweck bestimmt, welche Angaben nötig sind.

1. Fragen Sie bei jeder Angabe: Braucht die KI das? Gehen Sie den Text durch und markieren Sie, was für die Aufgabe wirklich wichtig ist. Name der Kundin? Meist nein. Die Art des Problems? Ja.

1. Ersetzen Sie Personenangaben durch Platzhalter. Schreiben Sie «[Kundin]», «[Firma A]», «[Betrag]», «[Datum]» statt echter Angaben. Die Methode erklärt Daten vor dem KI-Einsatz anonymisieren.

1. Beschreiben Sie die Situation, statt Dokumente einzufügen. Statt der ganzen Mail: «Eine Kundin beschwert sich über eine Lieferverspätung von zwei Wochen und verlangt eine Gutschrift. Wir bieten 10 Prozent an.» Das reicht für eine gute Antwort.

1. Kürzen Sie Anhänge und Zitate. Fügen Sie nur die relevanten Sätze ein, nicht ganze Verträge, Verläufe oder Dateien.

1. Lassen Sie heikle Kategorien ganz weg. Gesundheit, Finanzielles, Zugangsdaten, Geschäftsgeheimnisse gehören nicht in öffentliche Dienste, siehe Welche Daten gehören nicht in KI?.

1. Prüfen Sie den fertigen Prompt. Lesen Sie ihn, bevor Sie auf «Senden» klicken, wie eine Fremde: Könnte jemand daraus Personen, Firmen oder Geheimnisse erkennen?

1. Setzen Sie die Angaben nach der Antwort wieder ein. Ersetzen Sie die Platzhalter lokal in Ihrem Dokument oder Mailprogramm, nicht im KI-Chat.

Vorlage zum Kopieren

Aufgabe: [z. B. Antwort auf eine Reklamation schreiben].
Situation (ohne Namen und Details): [z. B. Eine Kundin [Kundin]
beklagt eine Lieferverspätung von [Anzahl] Wochen. Wir bieten
[Angebot] an.]
Tonfall: [freundlich, bestimmt, in Du/Sie-Form].
Länge: [z. B. höchstens 120 Wörter].
Muss enthalten sein: [Entschuldigung, Angebot, nächster Schritt].
Verwende ausschliesslich die Platzhalter in eckigen Klammern.
Frage bei fehlenden Angaben nach, statt sie zu erfinden.

Setzen Sie die Platzhalter für Ihren Fall ein, und ersetzen Sie sie in der Antwort lokal durch die echten Angaben.

Wie kürzen Sie einen Auftrag?

Worauf Sie achten müssen

• Zusammenhang kann verraten: Auch ohne Namen kann die Kombination aus Ort, Beruf und Ereignis auf eine Person führen. Verallgemeinern Sie, wo nötig. Siehe Anonymisieren oder pseudonymisieren.
• Qualität prüfen: Mit weniger Angaben kann die Antwort allgemeiner ausfallen. Ergänzen Sie lokal, was fehlt, statt mehr Daten preiszugeben.
• Nicht jeder Dienst ist gleich: Bei Firmenlösungen mit Vertrag sind mehr Daten zulässig als bei Gratis-Konten. Prüfen Sie, was Ihr Betrieb erlaubt.
• Platzhalter sind nicht geheim: Wenn Sie gleichzeitig die Zuordnungstabelle in den Chat einfügen, ist nichts gewonnen. Bewahren Sie sie getrennt auf.
• Gewohnheit entwickeln: Datenminimierung funktioniert, wenn sie zur Routine wird. Eine kurze Prüffrage vor jedem Senden genügt: «Was davon braucht die KI wirklich?»
• Rechtlicher Rahmen: Das DSG nennt unter anderem die Verhältnismässigkeit und Zweckbindung als Grundsätze der Bearbeitung von Personendaten. Welche Daten für einen konkreten KI-Einsatz erforderlich und zulässig sind, ist im Einzelfall zu prüfen. Hinweise zu KI gibt der EDÖB.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Die Assistentin eines Elektrobetriebs in Wohlen soll auf eine Reklamation antworten. Die Mail enthält Name, Adresse, Telefonnummer, Rechnungsnummer und eine ausführliche Schilderung, in der die Kundin auch ihre familiäre Situation beschreibt. Vorher hätte sie alles in den KI-Chat kopiert.

Nachher kürzt sie: «Eine Kundin ([Kundin]) reklamiert, dass der Monteur zu spät kam und eine Steckdose nicht funktioniert. Wir bieten einen Gratisbesuch an.» Namen, Adresse und Familienangaben bleiben draussen. Mit der Vorlage bittet sie um einen freundlichen Antwortentwurf.

Die KI liefert einen guten Text. Die Assistentin setzt lokal Namen und Termin ein, ergänzt eine persönliche Zeile und sendet die Mail. Die KI hat nie erfahren, wer die Kundin ist.

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Eine Prüfung Ihrer betrieblichen Datenschutzregeln ersetzt er nicht. Weiterführend: KI ausprobieren mit Testdaten und Versehentlich Kundendaten in KI eingegeben.

Häufige Fragen

Wird die Antwort der KI schlechter, wenn ich weniger Daten gebe?

Bei Textaufgaben meist nicht. Die KI braucht Situation, Ziel und Ton, selten Namen oder Nummern. Bei Analyseaufgaben ist es schwieriger, hier helfen erfundene Beispieldaten.

Was ist, wenn ich nicht weiss, welche Angaben kritisch sind?

Fragen Sie bei der verantwortlichen Stelle im Betrieb nach, und halten Sie sich im Zweifel zurück. Hilfreich ist die Liste unter Welche Daten gehören nicht in KI?.

Kann die KI beim Kürzen helfen?

Ja, wenn Sie ihr zuerst den bereinigten Text geben. Für den Originaltext mit echten Daten sollten Sie das nur in freigegebenen Diensten tun. Prüfen Sie das Ergebnis immer selbst.