ChatGPT-Kundendaten eingeben: praktische Datenschutzregeln

Das Problem

Auf Ihrem Tisch liegt ein Kundenbrief, den Sie überarbeiten sollen: umständlich formuliert, mit Namen, Adresse und Angaben zu einem Vertrag. ChatGPT könnte ihn in Minuten glätten. Aber dürfen Sie den Text einfügen?

Hier prallen zwei Dinge aufeinander: der praktische Nutzen und die Pflicht, sorgfältig mit Daten umzugehen. Wer Namen und Adressen in ein KI-Werkzeug eingibt, gibt sie an einen externen Anbieter weiter, oft ins Ausland. Das ist rechtlich nicht automatisch verboten, aber auch nicht automatisch erlaubt.

Die gute Nachricht: In vielen Fällen brauchen Sie die Namen gar nicht. Mit einer einfachen Methode lässt sich der Brief bearbeiten, ohne dass Personendaten die Firma verlassen. Die Seite ersetzt keine Rechtsberatung, sie ordnet die Grundsätze ein.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Prüfen, ob Personendaten enthalten sind. Dazu zählen Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer, aber auch Kombinationen von Angaben, die auf eine Person führen (zum Beispiel Vertragsnummer plus Wohnort). Mehr dazu: Welche Angaben sind Personendaten in einem KI-Prompt?.

1. Firmenregeln nachschlagen. Gibt es eine KI-Richtlinie oder Weisung? Wenn ja, gilt sie. Wenn nicht, fragen Sie Vorgesetzte oder die verantwortliche Person für Datenschutz.

1. Daten entfernen oder ersetzen. Ersetzen Sie Namen durch Platzhalter wie [Kunde A], Adressen durch [Adresse], Beträge bei Bedarf durch [Betrag]. Anleitung: Wie ersetze ich Namen und Kundendaten vor dem Prompten?.

1. Nur das Nötige weitergeben. Brauchen Sie wirklich den ganzen Brief? Oft genügt der Absatz, der überarbeitet werden soll.

1. Mit anonymisiertem Text arbeiten. Fügen Sie den bereinigten Text in ChatGPT ein und geben Sie Ihren Auftrag (Vorlage unten).

1. Ergebnis zurückübertragen. Setzen Sie nach der Überarbeitung die echten Namen und Angaben wieder ein. Kontrollieren Sie den Text im Ganzen.

1. Fehler im Ernstfall melden. Haben Sie versehentlich Kundendaten eingegeben, informieren Sie sofort die zuständige Person im Betrieb. Siehe Kundendaten versehentlich in KI eingegeben: Was tun?.

Vorlage zum Kopieren

Du bist Sachbearbeiterin. Überarbeite den folgenden Kundenbrief: kürzer, klar gegliedert, höflich, Anrede «Sie», Schweizer Rechtschreibung. Inhalt und Zahlen dürfen nicht verändert werden. Platzhalter in eckigen Klammern bleiben unverändert stehen.
Brief (anonymisiert):
[Text mit Platzhaltern wie [Kunde A], [Adresse], [Vertragsnummer]]

Ersetzen Sie vor dem Einfügen alle echten Angaben durch Platzhalter. Setzen Sie die echten Angaben erst im fertigen Dokument wieder ein.

Worauf Sie achten müssen

• Gesetzlicher Rahmen. In der Schweiz gilt das revidierte Datenschutzgesetz (DSG). Es verlangt unter anderem Datensicherheit, besondere Sorgfalt bei Auftragsbearbeitung und Regeln für die Bekanntgabe von Daten ins Ausland. Bei Kundschaft im EU-Raum kann zusätzlich die DSGVO gelten. Ob und wie im Einzelfall verarbeitet werden darf, sollte fachlich geprüft werden.
• Dritte Anbieter. Wer Personendaten an einen KI-Anbieter übergibt, braucht in der Regel einen passenden Vertrag und eine klare Grundlage. Mit einem privaten Gratiskonto ist das meist nicht gegeben.
• Besonders schützenswerte Daten. Gesundheit, Religion, Sozialhilfe oder Strafverfahren sind besonders schützenswert. Sie gehören in der Regel nicht in ein allgemeines KI-Werkzeug.
• Berufsgeheimnisse. Berufsgruppen wie Anwälte, Ärztinnen oder Treuhänder unterliegen zusätzlichen Geheimhaltungspflichten. Siehe KI in der Treuhand: Welche Geheimhaltungspflichten gelten?.
• Einstellungen sind keine Erlaubnis. Auch wenn die Trainingsnutzung ausgeschaltet ist, bleibt die Weitergabe eine Bearbeitung. Siehe Welche Datenschutzeinstellungen sollte ich prüfen?.
• Verträge mit Kundschaft. Manche Kundenverträge verbieten die Weitergabe an Dritte. Prüfen Sie sie.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ursula, 58, ist Sachbearbeiterin bei einer Versicherungsagentur in Olten. Ein Kunde hat sich in einem langen, gereizten Brief beschwert. Sie will eine ruhige, klare Antwort formulieren.

Vorher: Sie fügt den Brief mit Name, Adresse und Policennummer in ChatGPT ein. Danach fragt sie sich, ob das erlaubt war.

Nachher: Sie meldet es der Datenschutzverantwortlichen und löscht den Chat. Künftig ersetzt sie vor dem Einfügen Name, Adresse und Nummer durch Platzhalter und fasst die Beschwerde in drei Sätzen zusammen. Die Antwort entwirft sie mit KI-Hilfe, trägt die Daten von Hand ein und lässt sie von der Teamleiterin freigeben.

So hilft Ihnen Alpasana

Damit nicht jede Mitarbeiterin allein entscheiden muss, lohnt sich eine gemeinsame Grundlage. absofort bietet KI-Weiterbildung für Unternehmen: Online-Weiterbildung von Grundlagen bis zum Executive-Diplomlehrgang, mit Schweizer Praxisbezug und Datenschutz als Lerninhalt. Es geht auch um den verantwortungsvollen Umgang mit Unternehmensdaten und, bei EU-Bezug, um den EU AI Act.

Sie lernen im eigenen Tempo und erhalten verifizierbare Abschlüsse. Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit. Rechtsberatung ersetzt das Angebot nicht.

Häufige Fragen

Reicht es, nur den Nachnamen wegzulassen?

Oft nicht. Auch Kombinationen wie Wohnort, Beruf und Vertragsdetails können eine Person erkennbar machen. Entfernen Sie alle Angaben, mit denen jemand die Person identifizieren könnte.

Darf ich Daten eingeben, wenn der Kunde zugestimmt hat?

Eine Einwilligung kann eine Grundlage sein, muss aber informiert und freiwillig sein und deckt nicht automatisch alles ab. Bei Berufsgeheimnissen reicht sie nicht immer. Lassen Sie das fachlich prüfen. Siehe Reicht eine Einwilligung, um Berufsgeheimnisse mit KI zu teilen?.

Gibt es eine sichere Variante für Firmen?

Manche Anbieter bieten Geschäftsangebote mit eigenen Vertragsbedingungen an. Ob diese Ihre Anforderungen erfüllen, müssen Sie vor Einsatz prüfen und dokumentieren.

Was, wenn es schon passiert ist?

Nicht panisch werden, sondern zügig melden. Dazu hilft Personendaten versehentlich an KI gesendet: Was tun?.