DeepL kostenlos oder Pro: Was brauche ich im Büro?

Das Problem

Im Büro wird übersetzt, sobald Kundschaft oder Lieferanten aus anderen Sprachregionen schreiben. Die kostenlose Version von DeepL ist schnell zur Hand. Irgendwann stellt sich die Frage: Reicht sie noch, oder muss die Firma etwas bezahlen?

Die Entscheidung ist nicht nur eine Preisfrage. Bei kostenlosen Angeboten gelten oft andere Regeln für die Verarbeitung Ihrer Texte als bei bezahlten Geschäftsangeboten. Wer ein Kundenschreiben in ein kostenloses Eingabefeld kopiert, gibt Daten aus der Hand.

Hier erhalten Sie eine Entscheidungshilfe. Konkrete Preise nenne ich bewusst nicht: Sie ändern sich, und die aktuelle Preisliste finden Sie beim Anbieter.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Aufgaben sammeln: Notieren Sie eine Woche lang, was Sie übersetzen: kurze Mails, ganze Dokumente, Websites, Verträge. Jede Aufgabe bekommt eine Zeile.
2. Menge schätzen: Schreiben Sie dazu, wie oft pro Woche und wie lang die Texte sind (kurz, eine Seite, mehrere Seiten).
3. Vertraulichkeit einstufen: Markieren Sie Texte mit Personendaten, Preisen, Verträgen oder internen Zahlen. Diese brauchen besondere Sorgfalt, siehe DeepL und vertrauliche Texte.
4. Kostenlose Version testen: Probieren Sie die Gratisversion mit unkritischen Texten aus und achten Sie auf Meldungen zu Grenzen bei Länge oder Dokumenten.
5. Aktuelle Bedingungen lesen: Öffnen Sie auf deepl.com die Seite zu den Tarifen und zur Datensicherheit. Vergleichen Sie: Was gilt für kostenlose, was für bezahlte Nutzung?
6. Tarif wählen: Bei regelmässiger, geschäftlicher oder vertraulicher Nutzung ist ein Pro-Tarif meist die bessere Wahl. Besprechen Sie das mit Ihrer IT oder Geschäftsleitung.
7. Regel festhalten: Schreiben Sie eine kurze Regel: Was darf in welche Version? Hängen Sie sie für das Team auf.
8. Nach drei Monaten prüfen: Stimmen Menge und Nutzen? Dann bleibt der Tarif; sonst anpassen.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag können Sie sich von einem KI-Assistenten eine Entscheidungsvorlage erstellen lassen. Setzen Sie nur Ihre Angaben ein, keine vertraulichen Inhalte:

Ich arbeite in einem [Branche, z. B. Treuhandbüro] mit [Anzahl] Personen in der Schweiz.
Wir übersetzen [Aufgaben, z. B. E-Mails und Offerten] zwischen [Sprachen].
Etwa [Menge] Texte pro Woche; davon sind ungefähr [Anteil] vertraulich.
Erstelle eine Tabelle mit den Kriterien, nach denen wir zwischen kostenloser und bezahlter Übersetzungssoftware entscheiden sollten.
Ergänze eine Liste mit Fragen, die ich dem Anbieter zum Datenschutz stellen muss.

Passen Sie die Zahlen an und ergänzen Sie weitere Kriterien wie Rechnung in CHF oder Verträge für mehrere Benutzer.

Worauf Sie achten müssen

• Datenverarbeitung unterscheidet sich. Laut Angaben von DeepL gelten bei bezahlten Tarifen strengere Zusagen, etwa zur Löschung der Texte und zum Nicht-Verwenden für das Training. Lesen Sie die aktuelle Seite des Anbieters selbst nach.
• Limits ändern sich. Zeichenzahl, Anzahl Dokumente und Dateigrösse sind begrenzt und werden vom Anbieter angepasst.
• Konten mischen. Private und geschäftliche Konten gehören nicht zusammen. Das Geschäftskonto sollte der Firma gehören.
• Mehrere Benutzer. Teilen Sie nie Passwörter. Fragen Sie nach Tarifen für Teams.
• Rechnung und Steuer. Prüfen Sie Währung, Mehrwertsteuer und Kündigungsfristen.
• Qualität bleibt Prüfsache. Auch Pro macht Übersetzungsfehler.

Die Tabelle zeigt die Tendenz, die genauen Funktionen entnehmen Sie dem aktuellen Angebot.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Ingenieurbüro in Zug übersetzt Offerten und Projektbeschreibungen ins Englische und Französische, ungefähr zehn pro Woche.

Vorher: Die Mitarbeitenden nutzen die kostenlose Version auf eigenen Konten. Niemand weiss, welche Texte wo gelandet sind, und Dokumente bleiben wegen Begrenzungen manchmal hängen.

Nachher: Die Büroleiterin sammelt zwei Wochen lang die Aufgaben, stuft sie nach Vertraulichkeit ein und wählt gemeinsam mit der IT einen Pro-Tarif für das Team. Eine Regel legt fest, dass Personendaten vor der Eingabe durch Platzhalter ersetzt werden. Mehr zur Regelung im Betrieb: Checkliste für die KI-Einführung.

So hilft Ihnen Alpasana

Ob Übersetzungssoftware zu Ihrem Betrieb passt, ist auch eine Frage der Regeln. Die KI-Weiterbildung für Unternehmen von absofort behandelt Datenschutz und den sorgfältigen Umgang mit Unternehmensdaten als Lerninhalte und bietet Kontaktmöglichkeiten für Firmenlösungen und Teambuchungen.

Häufige Fragen

Kann ich DeepL Pro zuerst testen?

Anbieter bieten häufig Testzeiträume an. Ob und wie lange das aktuell gilt, steht auf deepl.com. Testen Sie mit unkritischen Texten.

Reicht die kostenlose Version für Websites und Mails?

Für gelegentliche, nicht vertrauliche Inhalte meist ja. Sobald Kundendaten vorkommen oder viel Volumen anfällt, lohnt der Blick auf eine bezahlte Variante.

Ist ein Abo kündbar?

Das entscheidet der gewählte Tarif. Lesen Sie die Kündigungsbedingungen vor dem Abschluss und notieren Sie sich das Datum.

Gibt es Schweizer Alternativen?

Es gibt weitere Anbieter. Vergleichen Sie nach denselben Kriterien: Datenschutz, Standort der Verarbeitung, Preis, Funktionen. Einen Überblick liefert DeepL oder Google Übersetzer.