Power Apps Anleitung zur Datenerfassung

Das Problem

Im Team gibt es eine gemeinsame Liste: Reklamationen, Geräteausleihen, Urlaubswünsche, Kundenbesuche. Alle dürfen eintragen, und genau das ist das Problem. Die einen schreiben das Datum als 3.10., die anderen als 03.10.2026, manche tragen in der falschen Spalte ein, andere lassen Felder leer. Nach einigen Wochen ist die Liste ein Durcheinander, das sich kaum auswerten lässt.

Eine Eingabemaske löst das: ein Formular, das vorgibt, was wohin gehört, Pflichtfelder markiert und Auswahllisten statt freiem Text anbietet. Power Apps ist ein Microsoft-Werkzeug, mit dem Sie solche Masken ohne Programmierung bauen. Es gehört zur «Power Platform», einer Sammlung von Werkzeugen für Abläufe und Auswertungen im Microsoft-365-Umfeld.

Diese Anleitung zeigt den Weg für eine einfache Maske auf Basis einer SharePoint-Liste. Oberflächen und Lizenzen ändern sich, Stand: Oktober 2026.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Lizenz und Erlaubnis klären: Ob Sie Power Apps nutzen dürfen und welche Verbindungen enthalten sind, hängt von Ihren Microsoft-Lizenzen ab. Fragen Sie die IT, siehe auch Power Automate: Lizenz prüfen. Einfache Fälle mit SharePoint funktionieren je nach Lizenz oft ohne Zusatzkosten, bei Premium-Verbindungen kann das anders sein.
2. Spalten der Liste festlegen: Welche Informationen brauchen Sie? Legen Sie sie in der SharePoint-Liste als Spalten an, mit passendem Typ: Datum, Zahl, Auswahl, Text, Person.
3. Auswahllisten einrichten: Wo möglich Auswahl statt freiem Text, etwa für Status, Abteilung, Art der Reklamation.
4. Pflichtfelder markieren: Stellen Sie in der Liste ein, welche Spalten ausgefüllt sein müssen. Mehr: No-Code: Pflichtfelder.
5. Formular erstellen: Öffnen Sie in SharePoint die Liste und wählen Sie die Option, das Formular mit Power Apps anzupassen, oder erstellen Sie in Power Apps eine App aus der Liste. Die KI-Funktionen in Power Apps können einen ersten Entwurf anhand Ihrer Beschreibung vorschlagen.
6. Gestaltung vereinfachen: Nur die nötigen Felder, klare Beschriftung, sinnvolle Reihenfolge. Zeigen Sie Hinweise, zum Beispiel «Datum im Format TT.MM.JJJJ».
7. Rechte regeln: Wer darf eintragen, wer ändern, wer löschen? Siehe No-Code: Rechte und Rollen.
8. Testen: Tragen Sie normale und fehlerhafte Beispieldaten ein: leer, zu lang, falsches Datum. Nutzen Sie die Testcheckliste.
9. Freigeben und Team einladen: Teilen Sie die App mit den Berechtigten, erklären Sie sie in fünf Minuten und benennen Sie eine Ansprechperson.
10. Nachkontrolle: Prüfen Sie nach zwei Wochen die Liste. Wo passieren noch Fehler? Passen Sie die Maske an.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag an einen KI-Assistenten (ohne echte Daten) planen Sie Spalten und Regeln:

Ich möchte in Power Apps eine Eingabemaske für eine SharePoint-Liste bauen.
Zweck: [z. B. Erfassung von Kundenreklamationen in einem Handwerksbetrieb in der Schweiz].
Nutzer: [Anzahl und Rollen].
Schlage vor:
1. Spalten mit Datentyp (Text, Zahl, Datum, Auswahl, Person) und Beispielwerten
2. Welche Felder Pflichtfelder sein sollten
3. Auswahllisten und ihre Einträge
4. Plausibilitätsregeln (z. B. Datum nicht in der Zukunft)
5. Welche Rollen was dürfen (eintragen, ansehen, ändern, löschen)
6. Fünf Testfälle mit fehlerhaften Eingaben
Verwende nur erfundene Beispieldaten. Nenne am Ende Punkte, die ich mit der IT klären muss (Lizenz, Datenschutz, Zugriffsrechte).

Passen Sie Zweck und Nutzer an. Die Vorschläge dienen als Entwurf, die technische Umsetzung prüfen Sie mit Ihrer IT.

Worauf Sie achten müssen

• Lizenz: Nicht jede Verbindung und Funktion ist in jedem Microsoft-Paket enthalten. Klären Sie das, bevor das Team auf die App baut.
• Datenschutz: Enthält die Liste Personendaten, braucht es Regeln für Zugriff, Aufbewahrung und Löschung. Besonders schützenswerte Daten gehören nicht in einfache Listen.
• Zugriffsrechte: Prüfen Sie, wer die Liste und die App sehen darf. Standardfreigaben sind oft zu offen.
• Besitzer der App: Verlässt der Ersteller das Unternehmen, kann die App verwaisen. Tragen Sie eine zweite Person als Mitbesitzer ein.
• KI-Entwürfe prüfen: Vorschläge der KI können unvollständig oder falsch sein. Testen Sie alles.
• Mobile Nutzung: Wenn Mitarbeitende die App auf dem Handy nutzen, testen Sie sie dort.
• Änderungen im Betrieb: Wer die Struktur der Liste später ändert, kann die App beschädigen. Dokumentieren Sie Spalten und Regeln.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Facility-Management-Team in Winterthur führt eine Liste für Störungsmeldungen in Gebäuden. Rund zehn Personen tragen ein.

Vorher: Standorte werden verschieden geschrieben («Bahnhofstr. 5», «Bahnhofstrasse 5», «Bhf 5»), Dringlichkeit steht mal im Titel, mal gar nicht. Die Wochenauswertung kostet jeden Montag eine Stunde.

Nachher: Die Teamleiterin legt die Liste neu an: Standort als Auswahl, Dringlichkeit als Pflichtfeld mit drei Stufen, Datum automatisch. Mit Power Apps entsteht eine einfache Maske für das Handy. Die IT bestätigt Lizenz und Zugriff. Nach einem Test mit fiktiven Meldungen nutzt das Team die App. Die Wochenauswertung dauert noch zehn Minuten.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Datenerfassung mit Microsoft-Werkzeugen vereinfachen möchten, können die KI-Kurse für konkrete Arbeitsaufgaben beim Üben von Copilot und No-Code-Automatisierung helfen. Praxisaufgaben machen den Bezug zu konkreten Abläufen deutlich.

Häufige Fragen

Brauche ich Programmierkenntnisse?

Für einfache Masken nicht. Für komplexere Regeln kommen kleine Formeln zum Einsatz, ähnlich wie in Excel. Ein Einstieg in Formeln lohnt sich.

Kann ich Power Apps auch ohne SharePoint nutzen?

Ja, es gibt andere Datenquellen, etwa Excel-Tabellen oder Dataverse. Welche Verbindungen enthalten sind, hängt von der Lizenz ab.

Was kostet Power Apps?

Das hängt von Ihrem Microsoft-Paket und den genutzten Verbindungen ab. Fragen Sie Ihre IT oder Ihren Microsoft-Partner nach dem aktuellen Stand.

Funktioniert es mit dem Handy?

Power Apps gibt es als mobile App, und Masken lassen sich fürs Handy gestalten. Testen Sie vor dem Einsatz auf dem Gerät Ihrer Mitarbeitenden.