An SharePoint-Fristen mit Power Automate erinnern

Das Problem

Frau Müller betreut in der Verwaltung einer Stiftung in Basel eine SharePoint-Liste mit Fristen: Berichtstermine bei Fördergebern, Fristen für Abrechnungen, Verlängerungen von Verträgen. Die Liste ist sorgfältig geführt, aber niemand schaut täglich hinein. Zweimal wurde eine Frist knapp verpasst, weil der Eintrag nur dort stand und niemand daran dachte.

Eine Liste ist ein Speicher, kein Wecker. Damit sie ihre Aufgabe erfüllt, muss sie von sich aus melden, wenn eine Frist näher rückt. Das kann Power Automate, das Automatisierungswerkzeug in Microsoft 365, übernehmen: Ein Flow läuft jeden Morgen, schaut in die Liste und schickt eine Erinnerung für alles, was in den nächsten Tagen fällig ist.

Zu beachten ist, dass Erinnerungen gezielt sein müssen. Wer täglich zwanzig Mails erhält, liest bald keine mehr.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Liste prüfen. Die Liste braucht mindestens: Titel, Fälligkeitsdatum (als Datumsspalte, nicht als Text), Verantwortliche Person und Status (zum Beispiel «offen», «erledigt»). Ohne diese Spalten kann der Flow nicht filtern.

1. Erinnerungsregel festlegen. Wann soll erinnert werden: sieben Tage, drei Tage und am Fälligkeitstag vorher? Wer wird erinnert: die verantwortliche Person, die Stellvertretung, die Gruppe? Halten Sie das schriftlich fest.

1. Geplanten Flow anlegen. In Power Automate wählen Sie einen zeitgesteuerten Flow («Scheduled cloud flow») mit täglicher Wiederholung, zum Beispiel um 7 Uhr. Stellen Sie die Zeitzone auf Mitteleuropa, sonst verschiebt sich die Uhrzeit.

1. Einträge abrufen. Fügen Sie den Schritt «Elemente abrufen» (SharePoint, «Get items») ein, wählen Sie Website und Liste und setzen Sie einen Filter: Frist liegt zwischen heute und in drei Tagen, Status ist nicht «erledigt». Die Filtersyntax ist technisch, Ihre IT oder die Hilfe von Microsoft unterstützt dabei.

1. Pro Eintrag eine Erinnerung senden. Mit «Auf jedes anwenden» («Apply to each») läuft ein Schritt für jeden gefundenen Eintrag: «E-Mail senden» oder «Nachricht in Teams posten». Der Text nennt Titel, Frist, Link zum Eintrag und Verantwortliche.

1. Sammelmail erwägen. Statt vieler Einzelmails kann der Flow eine Sammelnachricht mit allen fälligen Einträgen erzeugen. Das reduziert die Menge, ist aber etwas aufwendiger.

1. Erinnerungen begrenzen. Verhindern Sie Dauerwarnungen: Erinnern Sie nur an festgelegten Tagen vor der Frist, nicht täglich bis zur Erledigung. Ein Zusatzfeld «Letzte Erinnerung» hilft dabei.

1. Mit Testeinträgen prüfen. Legen Sie erfundene Einträge mit Fristen in einem, drei und zehn Tagen an und prüfen Sie, wer was erhält. Testen Sie auch einen erledigten Eintrag.

1. Überwachen und pflegen. Prüfen Sie im Verlauf, ob der Flow läuft. Siehe Flow-Fehler finden und Flow-Besitzer.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt lassen Sie sich Erinnerungstexte und Testfälle entwerfen. Verwenden Sie erfundene Beispiele.

Ich baue in Power Automate einen täglichen Flow, der an Fristen aus einer SharePoint-Liste erinnert.
Spalten der Liste: Titel, Frist (Datum), Verantwortlich, Status (offen/in Arbeit/erledigt), Bemerkung.
Erinnerungen: [Anzahl] Tage und [Anzahl] Tage vor der Frist sowie am Fälligkeitstag, nur für Status «offen» und «in Arbeit».
Erstelle: 1. einen freundlichen, kurzen Erinnerungstext für E-Mail und einen für Teams (Platzhalter: Titel, Frist, Verantwortlich, Link),
2. eine Liste mit zehn Testeinträgen (inkl. erledigt, ohne Datum, Frist heute, Frist in der Vergangenheit) und der erwarteten Reaktion,
3. Hinweise, wie ich Dauerwarnungen vermeide. Verwende die Sie-Form und Schweizer Rechtschreibung
und weise darauf hin, dass sich Bezeichnungen in Power Automate ändern können.

Passen Sie Spalten und Zeiträume an Ihre Liste an. Die Texte sind Entwürfe, prüfen Sie Ton und Inhalt.

Worauf Sie achten müssen

• Datum muss ein Datum sein: Ist die Frist ein Textfeld, funktioniert der Filter nicht oder ungenau. Prüfen Sie den Spaltentyp.
• Zeitzone und Sommerzeit: Falsche Zeitzonen verschieben Erinnerungen oder lassen sie am falschen Tag auslösen. Testen Sie rund um die Zeitumstellung.
• Dauerwarnungen: Wer täglich dieselbe Mail erhält, ignoriert sie. Begrenzen Sie die Zahl der Erinnerungen und schliessen Sie erledigte Einträge aus.
• Leere Felder: Einträge ohne Frist oder ohne verantwortliche Person erzeugen Fehler. Planen Sie sie ein.
• Datenschutz: Fristen können Personen betreffen. Senden Sie nur an Berechtigte, nennen Sie in Teams-Kanälen keine vertraulichen Details und prüfen Sie die Berechtigungen der Liste.
• Der Flow läuft im Namen seines Besitzers: Verlässt die Person die Stelle, kann der Flow aufhören. Siehe Flow-Besitzer.
• Erinnerung ersetzt keine Verantwortung: Der Flow erinnert, erledigen müssen es Menschen. Legen Sie fest, was bei Ausbleiben der Reaktion geschieht.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Stiftung in Basel richtet einen täglichen Flow um 7 Uhr ein. Er erinnert sieben Tage und einen Tag vor der Frist sowie am Fälligkeitstag, jeweils an die verantwortliche Person, und sendet am Montag eine Sammelmail an Frau Müller mit allen Fristen der kommenden Woche.

Vorher: Zwei verpasste Fristen in einem Jahr. Nachher: Rechtzeitige Hinweise, und bei Test mit erfundenen Einträgen fällt auf, dass Einträge ohne Verantwortliche keine Erinnerung auslösen. Frau Müller ergänzt eine Regel: Fehlt die Person, geht die Erinnerung an sie selbst. Nach der Zeitumstellung im Herbst kontrolliert sie, ob die Mails zur richtigen Uhrzeit ankommen. Der Flow läuft im Namen eines technischen Kontos, damit er unabhängig von einzelnen Mitarbeitenden bleibt.

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Häufige Fragen

Kann ich auch Erinnerungen an Personen ausserhalb unseres Teams senden?

Technisch ja, per E-Mail. Prüfen Sie aber Datenschutz und Regeln, und senden Sie nichts Vertrauliches an externe Adressen.

Funktioniert das auch mit Microsoft Lists?

Ja, Microsoft Lists beruht auf derselben Technik wie SharePoint-Listen. Die Schritte sind sehr ähnlich.

Gibt es eine einfachere Lösung ohne Flow?

Für einfache Fälle bieten Listen eigene Benachrichtigungsfunktionen bei Änderungen. Für zeitgesteuerte Erinnerungen vor einer Frist ist ein Flow meist nötig.